04信息交流程序

2003-7-1发布2003-7-1实施1浙江盾安精工股份有限公司信息交流程序编号-EP04版次A0EMS程序文件页次1/21目的为了规范环境信息的接受、传递、处理、反馈，使各环境要素构成一个完整的、动态的持续改进体系，确保环境管理体系的持续有效运行。2范围本程序适用于公司内、外部信息交流。3职责3.1综合办公室负责公司内、外部信息的归口管理。负责与上级环保部门、行业主管部门等相关方信息的接受、传递和处理，并记录其决定。3.2供应销售科负责和主要供应商和合同方的信息交流。3.3供应销售科、综合办公室负责和主要客户的信息交流。3.4综合办公室负责和工程承包方与可回收固废处置方的信息交流。4程序4.1信息交流分内部信息交流和外部信息交流。信息内容应真实，信息传递要求准确、快捷，输入、输出控制良好。4.2内部信息交流指公司环境管理体系运行中各层次和各职能间的交流。4.2.1内部信息包括：a、法律与其它要求；b、环境方针、目标、指标和管理方案；c、体系文件要求；d、监测与测量结果；e、内外审核的结果；f、管理评审的结果；g、不符合、纠正、预防措施信息；h、紧急状态下环境信息；I、内部员工投诉抱怨、建议等内部信息；j、体系运行中的其它信息如化学物质的毒性、安全、数据。4.2.2内部信息交流途径可以是口头、书面文件、会议、电话传达或板报，对需处理的不符合信息或需协调的重要信息应填写《信息反馈处理单》。上述各类信息的具体交流方式按相关程序文件执行，无程序的则执行手册中相关章节要求。4.3外部信息交流指公司与相关方的信息交流。4.3.1外部信息包括：2003-7-1发布2003-7-1实施2浙江盾安精工股份有限公司信息交流程序编号EP04版次A0EMS程序文件页次2/2a、上级环保主管部门要求；b、环境法律和其他要求；c、认证机构监测及检查结果信息；d、客户的要求；当地居民或社区的投诉抱怨及希望；e、公司向外传递的各种信息如组织的环境方针和环境绩效，对相关方的要求，紧急状况下和外界的联结等。4.3.2外部信息交流可采用文件、媒体或电话、信件等形式，信息包括：。a、来自政府部门、客户要求的，以及当地居民或其它相关方的抱怨或投诉由信息接收部门记录在《信息反馈处理单》交综合办公室，由管理者代表向最高管理者报告后决定处理方法，处理后记录处理结果，并把结果反馈给抱怨或投诉相关方。b、相关职能部门向相关方宣传本公司环境方针，其余外部信息处理按相关程序执行。5相关文件5.1《文件控制程序》5.2《对相关方施加影响控制程序》5.3《应急准备和响应程序》5.4《环境监测与测量控制程序》5.5《不符合纠正和预防措施程序》5.6《环境管理体系内审程序》5.7《管理评审程序》6记录6.1《环境信息交流记录表》