05文件控制程序

2003-7-1发布2003-7-1实施1手册(一层次)程序文件(二层次)作业性文件(三层次)记录(四层次)浙江盾安精工股份有限公司文件控制程序编号ZJDA-EP05版本A0EMS程序文件页次1/41目的为了使文件、资料的发放和管理能有效地控制，能保证在环境管理体系运行中的各个场所，使用相应文件的有效版本，并且能够及时地从所有发放场所撤消作废的文件，建立文件控制程序。2适用范围本程序适用于公司环境管理体系文件的控制。3职责3.1总经理负责批准环境管理手册、程序文件、作业指导书与方针、目标指标等；3.2环境管理者代表负责审核环境手册、程序文件、作业指导书和目标指标等；3.3综合办公室负责公司环境管理体系文件的编制，负责环境管理体系文件的发放、更改、回收的管理和控制；3.4各科室负责本科室内部环境管理体系文件的管理。4程序4.1文件的编制、批准和发布4.1.1文件的分类a、环境管理手册b、环境管理程序●ISO14001：1996标准所要求的形成文件的程序；●公司为确保环境管理体系过程的有效策划、运行和控制所需的文件，详见《程序文件目录》c、第三层次文件●管理制度●外来文件或者资料d、第四层次文件记录：体系运行产生的各种记录。4.1.2文件的编写与审批4.1.2.1各类文件的编制与起草部门，对其所起草的文件都必须经过规定的责任人员审核和批准后方能发布。文件类别编制审核批准环境手册综合办公室环境管理者代表总经理程序文件综合办公室环境管理者代表总经理作业指导书综合办公室/各相关部门环境管理者代表总经理内审报告综合办公室环境管理者代表总经理管理评审报告综合办公室环境管理者代表总经理2003-7-1发布2003-7-1实施2浙江盾安精工股份有限公司文件控制程序编号-EP05版本A0EMS程序文件页次2/44.1.2.2环境体系文件应保持清晰，语句应通顺，易于理解和参照执行。4.1.2.3文件应说明文件编制的目的、使用范围、相应职责具体的要求（和程序）、所需的记录等。4.1.2.4文件中应注明相应参考文件的名称，以利于检索，综合办公室应编制并定期更新各类文件的受控清单，以便于执行部门检索。4.2文件的编号方法4.2.1环境管理手册的编号ZJDA-EMS-XX-X版本号（A、B、…………依次类推）顺序号（01、02、…………依次类推）浙江盾安精工股份环境管理手册代号4.2.2程序文件ZJDA-EP-XX-X版本号（A、B、…………依次类推）顺序号（01、02、…………依次类推）浙江盾安精工股份环境管理体系程序文件代号4.2.3作业指导书ZJDA-EWG-XX-X版本号（A、B、…………依次类推）顺序号（01、02、…………依次类推）浙江盾安精工股份环境管理体系作业指导书代号4.2.4记录ZJDA-ER-XX-X版本号（A、B、…………依次类推）顺序号（01、02、…………依次类推）浙江盾安精工股份环境管理体系记录代号4.2.5版本标识版本标识采用数字递增方法，最初版表示为“A.0”，每修订1次，版本号递增0.1，当文件修改部分大于1/3时，文件应换版，版本号也向前递增。2003-7-1发布2003-7-1实施3浙江盾安精工股份有限公司文件控制程序编号-EP05版本A0EMS程序文件页次3/44.3文件的配置和发放4.3.1环境管理体系文件(手册、程序文件、作业指导书)由综合办公室统一发放。4.3.2文件发放部门，应填写《文件发放回收登记表》并对受控文件注分发号，收文部门签收，收文部门应填写《部门使用文件记录》，以便确认。4.4文件受控与非受控4.4.1受控文本——指对文本的每一次修订、换版，负责进行修订的部门，需通知文本的持有者，并同时对其特有的文本进行相应的修改、换版，旧版同时回收的文本。受控文本一般用于公司内部管理。4.4.2非受控文本——指对文本一切修订、换版，负责进行修订的部门不需通知文本持有者，也不需进行相应的修改、换版和回收的文本。非受控文本一般用于学习和交流。4.4.3受控文本盖“受控”章，非受控文本盖“非受控”章。4.4.4受控的环境管理体系相关文件有：(1)环境手册(2)程序文件(3)作业指导书(包括操作规程、监测规程等)4.5体系文件的评审4.5.1体系文件在运行过程中或在内审和外审发现的不符合，由提出部门填写《文件修改记录》，交综合办公室对修改内容文件组织原编制审核批准人员进行会签后发放各部门进行其他受控文件相关内容的修改。4.5.2每年的管理评审会议，对体系文件的适用性、充分性及有效性进行评审。4.6文件的更改和修订4.6.1当EMS文件在运行过程中或在内审管理评审和审核认证过程中，发现不符合时应及时予以改正。4.6.2对文件有异议的部门，应填写《信息交流记录》，交综合办公室，如需评审，由综合办公室组织相关部门进行审议。文件的更改和修订需经原审批部门的同意。4.7文件换版和作废4.7.1当体系文件经多次更改或进行大幅度修改时，体系文件应进行换版，版本号4.1.5条款进行变化。4.7.2作废文件，盖“作废”章，如为积累知识予以保留，则应加盖“作废保留”章，作废的环境管理体系文件，各部门整理后，交档案室归档。4.8文件的借阅、保管、保管期限及销毁4.8.1的借阅文件的借阅需填写《文件借阅登记表》，经管理者代表批准方可借阅。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还者由办公室收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。4.8.2境手册、程序文件、作业指导书的原件(包括每次修订的原件)由综合办公室保管，各部门负责现行有效环境管理体系文件的保管工作。2003-7-1发布2003-7-1实施4浙江盾安精工股份有限公司文件控制程序编号-EP05版本A0EMS程序文件页次4/44.8.3文件原件的保管期限为三年，过期后由档案室登入《文件和资料销毁清单》，不定期组织销毁。受控的文件经修改、换版作废及到期资料上交综合办公室处理，不受控的文件及资料各部门不定期自行处理。5记录5.1《环境管理体系文件目录表》5.2《部门使适用受控文件清单》5.3《EMS文件收发记录表》5.4《文件变更申请记录表》5.5《文件借阅登记表》5.6《文件销毁记录表》5.7《文件审批表》