工程部财务收支费用及报销管理规定

技术文档1/8工程部财务收支费用及报销管理要求第一章总则第一条为规范工程部财务活动，加强费用控制，明确各项审批程序，特制定工程部财务收支、报销要求（以下简称本要求）。第二条一切收入必须上缴公司财务部门统收进账。不得私设账外账、小金库或截留收入，不得私存私分、据为己有。第三条所有费用开支实行预算管理、总量控制，按“谁开支，谁报销，谁负责”原则执行。所有预算外开支必须履行审批程序。第二章报销审批程序第四条费用报销必须按要求填写《费用报销单》或《差旅费用报销单》，项目名称必须填写，附原始凭证（包括各种申请审批文件的复印件、《借款单》、《招待申请单》或《礼品申请单》和原始发票），原始发票各项目（付款单位/费用项目/单价/数量/金额等）应填写完整，“付款单位”处必须是本公司全称。《费用报销单》、《差旅费用报销单》、《付款申请单》、《借款单》、《招待申请单》和《礼品申请单》由公司统一采购。第五条审批签字程序：1、报销签字人顺序为：报销人、证明人、部门经理、财务审核、分管领导、财务经理、最终签字人（即总经理或总经理授权人）。2、报销人在报销过程中，只能报销本人经手的要求范围内的票据，不得接受任何人委托报销的任何票据。3、报销人应按（差旅费/通讯费/业务招待费/办公费用等）各个类别分别粘贴，并提供该期间所报费用的费用明细表，详细写明发生费用具体情况，并接受财务经办人、签字人的有关询问。4、证明人员只能证明本人知道的事情及金额，证明超过本人应证明范围内的，与当事人同责。5、财务经办人在报销过程中必须严格执行公司有关报销的条件，超标部分经最终签字人签认后方可进入报销程序。6、所有签字人对本人签字负有相应的责任，出现失误根据相关要求予以追究。经办人负责所支付费用的事项的真实性、准确性、合理性、合法性，负责收取支付款项的发票符合税务的要求。部门经理负责所支付费用的事项的合理性、合法性，负责付款事项符合公技术文档2/8司的规章制度。经办会计负责所支付款项金额的准确性,发票的合规性，负责标注累计欠款金额、各项支出是否超出预算要求标准。分管领导及财务经理负责付款事项符合公司的规章制度，并对前级签字人员是否履行职责进行审核。总经理向董事长负责。第六条财务部门根据符合审批程序的《费用报销单》或《差旅费用报销单》，经复核后，方可给予报销。第三章集中支付审批程序第七条试用范围1、设备采购、租赁2、大宗材料采购3、分包费用4、其他项目经营需要的款项支付第八条所有的款项支付必须由当事人申请，填写《付款申请单》，完整填写收款单位账户信息，并注明资金使用用途、金额、支付方式等内容及其他证明文件资料，单次支付金额低于2000元的，由项目经理审批，单次支付金额高于2000元、低于5000元由分管领导审批，单次支付金额高于5000元的，由总经理审批。第九条所有的款项支付，在履行完审批程序后，原则上应通过对公账户支付款项，并在7天之内取得相应正规发票。特殊情况报财务经理决定。第四章借款审批程序第十条试用范围1、需要出差到外地的员工2、需要集中及零星采购物资3、其他工程部经营需要的临时性借款第十一条所有的个人借款都必须由当事人提出申请，填写《借款单》，应注明借款时间、借款部门、工程部名称、借款事由、大小写金额等内容，单次借款金额低于2000元，由项目经理审批，单次借款金额高于2000元，或者累计未清欠款高于5000元，须经公司分管领导及财务经理审批。第十二条各工程部不许相互拆借资金，确因特殊原因需要临时借用，必须书面说明原因，经分管领导、财务经理同意后方可。第十三条出纳人员根据符合审批手续的各类文件和《借款单》，向经办人支出现金，并及时将借款单上交公司财务部入账。技术文档3/8第十四条各项借款应遵守“前款不清、后款不借”的原则。有特殊事项确需在未清前款的情况下借款的，经办人需附书面文件说明前款未清的原因，由出纳在说明文件上明确标注累计欠款的金额，报财务经理确认后方可填写《借款单》再借款。无总经理特别批示的，累计借款次数最多四次，累计借款金额不超过1万元。对于因审批把关不严造成公司损失的，项目经理就所造成损失承担连带赔偿责任。若出纳未准确标注经办人欠款金额的，就未准确标注部分承担连带赔偿责任。第十五条财务部门每月应及时清理员工借款，月末发放《还款通知单》，要求借款人在一周内还清借款。不能还款的从其本人工资中予以扣除，工资不足于归还借款的，在以后月份的工资中予以扣除抵账，直至将个人借款归还完毕。第五章费用开支的范围与标准第十六条材料费是指直接用于施工工程所消耗的相关材料的实际成本，包含主要材料和辅助材料，由使用部门凭发票按审批程序报销。主要材料是指涉及金额大、数量多、使用频繁的材料。辅助材料是指涉及金额小、数量少、零星使用的材料。第十七条人工费是指因工作需要，临时聘用劳务人员，支付给临时员工的劳动报酬、津贴、补贴等。各工程部应于每月5号以前就上月临时用工天数、工资标准、应支付金额制作表格，经项目经理签字确认后，报公司分管领导审批。第十八条福利费是指工程部人员日常餐费、购买生活物资发生的相关费用，按照公司相关标准，由使用部门凭发票按审批程序报销。第十九条修理维护费是指为保证工程部的正常经营而发生的建筑物、机器设备、办公设备等的维护、修理、保养、检测等费用及购买的相关材料费用，由使用部门凭发票按审批程序报销。第二十条运输费是指在生产经营过程中因购买设备、材料而发生的运费，由使用部门凭发票按审批程序报销。第二十一条水电费是指日常生产、生产过程中使用水电产生的费用，由使用部门凭发票按审批程序报销。第二十二条劳动保护费是指确因工作需要为员工配备或提供工作服、手套、安全帽、安全保护用品、防暑降温用品等支出，由使用部门凭发票按审批程序报销。第二十三条保险费是指为减少财产因意外事故造成经济损失而向保险公司投保所支出的费用。主要包括为人员、房屋、建筑物、机器设备、运输工具等投保的财产险、第三者责任险等，按实际发生的保费金额报销。由公司集中办理或由工程部在当地办理。技术文档4/8第二十四条办公费是指在经营管理环节中发生的各项办公费用，包括文具纸张费、印刷费、书报资料费、计算机软件资料费、微机联网安装费、上网费以及其他办公用品等（详见《办公用品管理制度》）。第二十五条邮电通讯费是指因工作需要发生的各项邮电通讯费用，包括固定电话费、手机话费、邮寄费、快递费等其他有关的费用，标准按相关要求执行。第二十六条租赁费是指因生产施工需要而在当地租用设备而发生的费用。各工程部应于每月5号以前就上月租赁设备名称、时间、单价、应付金额制作表格，经项目经理签字确认后，报公司分管领导审批。第二十七条差旅费报销1、差旅住宿费报销标准详见《出差与驻勤管理制度》2、交通费报销办法详见《出差与驻勤管理制度》3、出差人员的伙食补助费：详见《出差与驻勤管理制度》4、关于报销时间、地点等4.1、一般地出差人员，每次出差回来3日内必须报销差旅费，不得积压票据，并清算借款，不得拖欠。4.2、原则上报销人工资关系在什么地方就在什么地方报销。未经公司总经理同意，任何人不得异地报销或处理任何无票据费用，更不得以其他人名义（即让人报销）报销。如发现此类情况，除追究当事人责任外，还要追究相关证明审核人责任。4.3、公司总部到项目出差或项目之间相互出差，一般应在项目工地提供食宿。在特殊情况下可在市内住宿，但必须严格控制住宿标准。4.4、严禁出差人员将娱乐费等非住宿费用并入住宿票据。严禁出差人员在出差过程中利用工作之便为个人谋利益。4.5工程部人员到机关出差（包括培训学习）费用报销时，必须附有关领导部门负责人签署的出差通知单。员工报销休假路费时，要附有相关的请假手续。第二十八条小车使用费是指因生产经营管理需要发生的各项小车使用费。包括加油费、修理费、保险费、停车费、洗车费、过路费、检测费等，由使用部门凭发票按审批程序报销。第二十九条业务招待费技术文档5/81、业务招待费是指为生产经营业务的合理需要而发生的招待费用，包括接待宾客的宴请费、礼品费、招待用烟茶费、举办招待会经费、开展业务必需的活动经费，以及其他接待费用。2、招待标准项目分类标准备注餐费（含烟酒茶）工作餐最高限额：30元/人/次单次金额超过1000元须报总经理或被授权领导审批一般业务招待最高限额：100元/人/次重大业务招待最高限额：200元/人/次住宿一般业务招待最高限额：200元/人/晚超标准需报总经理或被授权领导审批重大业务招待最高限额：400元/人/晚烟最高限额：300元/条超标准需报总经理或被授权领导审批酒最高限额：技术文档6/8300元/瓶茶叶最高限额：500元/斤特产最高限额：400元/人/次旅游、门票、礼品报总经理或被授权领导技术文档7/8审批3、报销流程任何业务招待费开支都必须实行事先请示，填写《招待申请单》或《礼品申请单》，报分管领导审批，具体报销流程见本制度第二章。4、注意事项4.1报销人本人应根据本制度有关要求，据实填写《招待申请单》或《礼品申请单》，并签字确认对报销事项真实性负责。4.2业务招待费应与差旅费、办公费等其他事项分别、单独报销。4.3业务招待费开支原则上不予借支。第三十条其他费用是指为维持公司的正常生产经营活动而发生的其他支出，按实际发生金额报销。第六章附则第三十一条此前下发的要求若与本要求内容冲突的，以本要求为准。第三十二条本要求适用公司所属各单位，国外或边远地区单位应依据本要求，结合当地的实际情况制定财务收支、报销审批制度，报总经理批准后，由公司财务部门备案。第三十三条本要求由公司财务部负责解释，并从2017年3月1日起实施。附：1、《招待申请单》2、《礼品申请单》招待申请单项目名称日期宾客来源地宾客人数陪同人数招待类型招待类型用餐地点住宿地点工作餐≤30元/人/次房型技术文档8/8一般招待≤100元/人/次数量重大招待≤200元/人/次一般招待≤200元/人/晚经办人重要招待≤400元/人/晚主管领导批准领导礼品申请单项目名称日期经办人宾客来源地宾客人数礼品名称礼品数量金额批准领导主管领导经办人