短急重的文字材料如何按时保质完成

“短急重”的文字材料如何按时保质完成何谓“短急重”材料？顾名思义，就是指篇幅短、任务急、很重要的材料。对于从事文稿起草工作的同志来说，“短急重”材料可以说是家常便饭。笔者从事文稿起草工作已有几年时间，在工作中经常碰到这种情况，领导突然打来一个电话，要求在短时间内起草一份重要文件、汇报材料或者紧急通知。我刚开始接到“短急重”材料任务时，心里很紧张，老担心写不好，怕出错，影响工作大局。后来，经过身边写作高手的传帮带以及自己的实践锻炼，逐步能够适应要求，比较优质高效地完成任务。那么，如何写好这类材料呢？这里，我谈谈自己的一些体会。一、要领会意图干活不依东，累死白搭功。与起草其他文稿一样，起草“短急重”材料时，首先要准确领会领导意图。领导的意图包括总体性意图和具体性意图、明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图。只有充分领会这些意图，才能更好地抓住行文的主旨。一些同志畏惧“短急重”材料，写不好材料，主要是没有把领导的想法吃透、意图摸准。特别是刚从事文稿起草工作的同志，对单位领导不了解，可能会有一点怕，往往接到写作任务后，不管领导是怎么想的，不论上级是怎么要求的，喜欢冥思苦想，闭门造车，结果是无的放矢，做无用功。材料起草者要领会什么？一般来说，应该了解领导交办材料的目的是什么，材料要阐述的基本观点是什么，要解决的主要问题是什么，受文对象和发送范围是什么，等等。那么，如何准确领会意图呢？一要敢于问。有的领导在安排任务时，会主动找写材料的同志说明意图，这是再好不过的。但多数情况下，领导只是寥寥数语简单地交代下任务。面对这种情况，材料起草者就要大胆地问，问清材料起草的目的、要求、时限等，切忌不懂装懂、一知半解。二要勤于思。领导交代工作意图，往往局限于原则性的指导，粗线条的轮廓。因此，起草者在接受材料任务之后，还要进一步精心思考，拓展思维，以便准确领会、理解和把握领导意图的精神实质。三要敏于行。领导交代任务时，要迅速动笔，将其主要观点和主张等记录下来，防止相关要求出现遗漏。有时候领导要求起草“短急重”材料，也是根据上级紧急文件、电话等要求而下达的，可通过查阅相关文件、电话记录以及询问知情人等方式，深入了解意图。二、要注意积累只有肚里有货，才能笔下有文。充分的准备，足够的素材，是写好“短急重”材料的基础。有的同志材料写不好，根本原因是不重视素材准备，未掌握第一手资料，领受任务后，不认真思考，不认真准备，随手写来，脚踏西瓜皮，写到哪里算哪里，遇到了困难，写不下去了，再去找素材，适得其反。因此，认真积累素材，充分占有素材，是写好“短急重”材料的保证。从事文稿起草工作的同志，必须高度重视平时积累，把积累作为一项基础性、经常性工作，不断积累素材、积累知识、积累思想、积累经验。对素材积累工作，我总结了三句话。第一句话是，闲时备，急时用。第二句话是，广积粮，深挖洞。第三句话是，既要储，更要用。照此而行，对写好“短急重”材料很有帮助。所谓“闲时备，急时用”，就是说要把功夫下在平时，坚持早动手、早准备，在工作中做个有心人，眼观六路，耳听八方，养成积累各种材料的好习惯，平时开会、交谈、读书、上网时，努力做到善于观察、记录、剪报、追记，设法留住材料，以备不时之需，防止临阵磨枪。所谓“广积粮，深挖洞”，就是说既要注意素材积累的广度，广泛收集生产经营、发展建设、改革调整、党的建设、维护稳定等方方面面的情况，又要注意素材积累的深度，对相关工作进行深入关注、研究分析，知其然且知其所以然。所谓“既要储，更要用”，就是说我们在积累、存储各类基础资料时，还要重视材料的使用，一旦起草“短急重”材料，就要善于利用现有资料，把掌握的情况应用于材料中。相反，如果光会储存信息资料，而不善于使用，这种积累无益于材料起草。三、要理清思路俗话说，“磨刀不误砍柴工。”接到“短急重”材料任务后，切忌不假思索、草率行事，必须定下神来，先把思路理清，再开始工作。理清思路主要包括两个方面的内容：一方面，要理清材料的写作思路。换句话说，就是要搭好架子，把材料的提纲定好，最好是不仅有大框，还要有小框，每一小框写几层意思，哪层里边讲到什么样的高度、深度、新意等，都要列出来，防止跑题，下笔千言，离题万里，写出来的材料不符合领导要求。我有个同事，在这方面是把好手。每当领导给他安排“短急重”材料任务时，他都显得不紧不慢，先拿出一支笔、一张纸，静坐一旁，思索一会，简单写个提纲或者几个关键词后，再开始起草材料，而且几乎每次都是一气呵成。问他为什么要这么做，他说思路通则文章通，如果写作思路没搞清楚，没有明确要写哪些内容，先写什么后写什么，盲目动笔，就只会徒劳无功，反复折腾。另一方面，要理清材料的写作方式。接到材料任务后，是一人单独写，还是多人合作写？是办公室文秘单独写，还是与相关部门的同志一块写？这是写作方式的问题，也是工作方法的问题，是在材料起草前必须想清楚、确定好的。有一次，我们接到领导安排的一个“短急重”材料任务，向省领导报送汇报材料，内容包括简介、近年来生产经营情况、“十二五”发展思路、下阶段工作打算、请求协调解决的问题等。由于时间紧、任务重，单靠一个部门、一个人的力量，难以优质高效完成任务，于是，我们明确由办公室一名同志牵头，经营、发展、财务、工程等部门各安排一名同志参与，共同起草，结果不到3个小时，就完成了材料任务，得到了领导的充分肯定。四、要借力把关“短急重”材料虽然篇幅不长，但往往因为材料要得急、领导催得紧、时间不充裕，容易出现差错，而不能像正常情况下，在写初稿之前，可以全面收集资料信息，带着要解决的问题找一些人座谈，广泛听取各方面的意见，初稿形成后，打印出讨论稿，征求意见，然后进行修改，以保证材料的质量。特别是一个人起草“短急重”材料时，即使想得再周到、再细致、再全面，也难免存有局限性。因此，起草者要善于借助外力，请本部门的同事或相关专业部门的同志对材料进行把关，确保材料质量。从把关的内容来看，主要包括政策关、文字关、数据关、程序关等。政策关，就是说材料内容要符合党和国家的方针政策、法律法规，符合上级单位的制度要求；文字关，是指材料要做到观点明确，语言精炼，结构严谨，条理清楚，层次分明，直述不曲，无错别字等低级错误；数据关，是指材料中引用的相关数据要真实可靠，不得弄虚作假，并应当使用国家法定的计量单位；程序关，是指材料发出前，必须经过相关领导逐级审阅同意，特别是对公文还要按照行文要求完成核稿、签发、用印等程序。我原来一个同事，就有过这方面的教训。有一次，领导因参加省里组织召开的座谈会，要他紧急起草一份1500字左右的发言材料。他就没有用好“借力把关”这一招，独自一旁匆匆把材料写完送给领导，却受到了领导的批评。原来，在他的材料里，不光有错别字，还有几个财务数据未及时更新，有几个专业术语搞混淆了。如果他在起草材料时，善于借力，请同事帮助校对一下文稿，请专业部门把关一下数据以及专业术语，就完全可以避免这些问题。