用友ERP——某公司财务部操作手册

岗位操作手册XX公司用友ERP系统财务岗位操作手册手册名称：财务部操作手册适用部门：仓库、财务部编写人员：版本号1.0编写日期2007年10月18日对口支持业务财务部业务问题、操作问题财务部业务问题、操作问题财务部业务问题、操作问题业务问题技术财务部软件问题、错误提示计算机网络、硬件、系统故障岗位操作手册目录一、部门职责：...............................................................................................................................3二、部门岗位划分：.......................................................................................................................3三、系统业务处理流程：...............................................................................................................3四、部门日常业务系统处理：.......................................................................................................41、总账的操作流程.................................................................................................................42、采购业务账务处理流程：................................................................................................93、销售业务账务处理流程：...............................................................................................134、其他出入库账务处理流程：...........................................................................................155、用UFO编制会计报表.....................................................................................................17岗位操作手册一、部门职责：财务部的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：1、对采购部门传过来的业务单据进行核对，并进行账务处理。2、对销售部门传过来的业务单据进行核对，并进行账务处理。3、对仓库传过来的业务单据进行核对，并进行账务处理。4、其他业务凭证的录入。5、对凭证进行审核并记账。6、月底编制会计报表。7、对总账模块的月底结账工作。二、部门岗位划分：材料成本会计：对仓管传递过来的单据，核算产成品入库单、材料出库、销售出库等单据核算成本，进行登记存货总账、存货明细账，进行制单，拷贝录入发票并进行账务处理,传递到总账会计进行科目账登记。总账会计：1、对材料成本会计编制的材料出入库凭证进行登账、记账处理。2、其他业务凭证的录入并进行登账、记账处理。3、编制财务报表。三、系统业务处理流程：1、总账的操作流程。2、采购业务账务处理流程。3、销售业务账务处理流程。4、其他出入库账务处理流程。5、用UFO编制会计报表岗位操作手册四、部门日常业务系统处理：1、总账的操作流程填制凭证审核凭证记账自动转账结账初始化1）初始化1、会计科目的增加：点“会计科目”如下图：然后点“”按钮后如下图：输入会计科目的相关内容，科目编码、科目中文名称、科目类型、账页格式、助记码数量核算、科目性质、辅助核算、日记账、银行账。注意：如果该科目为数量核算，在数量核算前的方框内打上勾，添加上数量单位如：公斤。同时，在帐页格式的选项中选择“数量金额式”。输入完成后点击“确定”，其他所有明细科目的增加操作方法相同。用户如要删除某科目则可选中某科目后点工具栏中的删除按钮。2、指定科目：指定银行现金的总帐科目、如果不指定无法进行出纳管理。在“会计科目”岗位操作手册界面中点击[编辑]，再点击[指定科目]如下两张图：选择现金总账科目，再点击传送箭头，将现金总账科目送到“已选科目”栏，点击“银行总账科目”选项，再将银行总账科目送到“已选科目”栏，如用户需进行现金流量表的查询，则可进行现金流量科目的指定，操作方法同上。以上科目指定后点“确认”即可。3、建立辅助核算：在建立会计科目的时候，一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，在单位原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行调整。如果单位原来有许多往来单位、个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算管理的，那幺，在使用总帐系统后，最好改用辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设置为末级科目并设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总帐和辅助明细帐上。例子：如要将“应收账款”设为“客户往来”核算、“应付账款”设为“供应商往来”核算。你可在会计科目表上双击“应收账款”科目后出现如下图：将“客户往来”选项的左框打上，并将[受控系统]设为空项后点“确定”按钮即可。其它科目及辅助项的选择操作方法同上。10、期初余额的录入：点击“设置”中的“期初余额”可弹出如下图：你可将手工条件下的各科目的余额从期初余额栏录入（注意年初余额栏是不允许录入金额的，它的金额由期初余额、累计借方、累计贷方倒算出的），用户在实际操作时将所有的金额录入完毕后，须点工岗位操作手册具栏的“”按钮来检查数据是否正确。2)填制凭证填制除了物流类的一般凭证的方法如下:首先点击总账模块下的[凭证]-[填制凭证]-[增加],这时候会跳出新增的空白凭证,选择凭证类别、凭证号(按CTRL+N可查看空凭证号)、凭证日期、附单据数、摘要、会计科目（可按F2进行参照），按回车键后录入金额，分录录到最后一行时按“=”号，软件会自动进行调平。*如果打算删除凭证可以直接在本张凭证上进行修改，或点击[编辑]-[作废/恢复]-[凭证整理]进行删除，当软件提示是否整理凭证断号时要小心选择，如果选是空号后的凭证号将会往前挤。3）审核凭证根据制单与审核不能同为一人的原则，用户在对所做的凭证进行审核前，须将有审核权限的人员调出，具体操作为：点总账主页面的左上角的“系统”菜单中的“重新注册”后弹出新的登入界面，可输入有审核权的人员编号或人名并选择账套，然后点“确定”再次进入岗位操作手册总账界面。接下来您可点“凭证”项中的“审核凭证”菜单，而后出现如下图：录入条件后点确认，软件将弹出审核的界面，点按钮[审核]进行单张审核，如果要进行成批审核可点击菜单上的[审核]-[成批审核凭证]。系统将审核人名字打在凭证下部签名栏上。4）记账用有记账权限的人员注册，对所有审核完毕的本月凭证进行记账处理工作，具体操作如下：点“凭证”菜单项中的“记账”菜单，在弹出的界面点击[下一步]-这时候系统会给出一个科目汇总表可直接打印出来，点击[下一步]-[确定]-[记账]即可。恢复记账步骤：1.在期末对账界面，按下Ctrl+H键，显示【凭证】菜单中的【恢复记账前状态】功能，再次按下Ctrl+H键隐藏此菜单。3.选择恢复方式：选择是否恢复往来两清标志和选择恢复两清标志的月份，系统根据选择在恢复时，清除恢复月份的两清标志。。5）自动转账要进行自动转账，首先必须进行转账定义然后是每个月的转账生成。1转账定义：（其目的主要是方便用户简捷的生成相关凭证，如用户每月末要生成一笔收入及成本费用科目转本年利润科目的凭证，如在手工条件下将会很烦琐。）点总账中的“期岗位操作手册末”菜单，在弹出的菜单中点“转账定义”菜单，而后再点“期间损益”菜单项即可出现如下图：在“本年利润科目”方框内输入”3131”科目号，然后点击确定系统自动将所有损益类科目与“本年利润”科目建立了一一对应关系，用户在此定义一次，今后用户每月只须在“转账生成”功能中生成相关凭证即可。2接下是进行转账生成：当用户在上个步骤的“转账定义”中定义完相关凭证后，可点“转账生成”菜单，之后出现如下图：此时你可点“期间损益结转”项→再点“全选”按钮→此后该界面将出现微黄颜色→然后你可点“确定”按钮，此时系统会生成一张损益转利润的凭证，对生成的凭证认为正确后可点凭证上方的保存按钮将生成的凭证保存，之后你必须对生成的凭证进行审核、记账等工作。6）月末结账岗位操作手册当一个期间的账务处理完毕后，用户也需像手工账务处理一样，对日常账务进行结账，以结束一个会计期间。前提是其他模块都结完账。各模块的结账顺序依次如下：采购管理销售管理库存管理存货核算总账固定资产如何反结账在结账向导一中，选择要取消结账的月份上，按[Ctrl+Shift+F6]键即可进行反结账。上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。如本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。已结账月份不能再填制凭证。结账只能由有结账权的人进行。若总账与明细账对账不符，则不能结账。反结账操作只能由账套主管执行。2、采购业务账务处理流程：采购业务分为三种情况：一种为本月货到票到的情况；一种为本月货到票未到的情况；还有一种为以前月份暂估入库本月票到的。2．1月货到票到的处理流程：岗位操作手册采购入库单采购发票采购结算单据记账生成凭证应付款凭证1）首先对仓库的填制的采购入库单进行核对。2）到发票录入表体界面点鼠标右键，参照入库单生成发票，补充发票相应信息如：发票号、价税合计等等，保存发票，点击发票表头上的结算即可。3）到存货模块中点[正常单据记账]-选择要记账的入库单点[记账]即可。4）到存货模块中点[财务核算]中[生成凭证]，在弹出的界面中选择[凭证类别]，点击[选择]。如下图：5）在弹出的界面中选择采购入库单（报销记账）确定。岗位操作手册6）选择要生成凭证的入库单点确定，在弹出的界面中补充借贷方科目点击[合成]，在弹出的生成凭证界面中可以修改摘要，确认凭证日期，凭证类别，凭证号，点击[保存]。借：原材料（库存商品）贷：物资采购7）到应付模块中的[日常处理]-[发票审核]-录入条件如：供应商或发票号，找到这笔发票双击调出发票，点击[审核]，在弹出的是否制单中点击[是]。确认方法和存货生成凭证类似。借：物资采购（进项税）贷：应付账款2。2本月货到票未到的处理流程：岗位操作手册采购入库单暂估成本录入单据记账生成凭证1）首先对仓库的填制的采购入库单进行核对。(注意：单价金额要放空)2）存货模块中点击[业务核算]，选择仓库和勾上[包含已有暂估金额的单据]。3）弹出的界面中选择[计划价]，点击[录入]，软件会把存货档案中的计划价填过来，点击保存即可。4）到存货模块中点[正常单据记账]-选择要记账的入库单点[记账]即可。5）到存货模块中点[财务核算]中[生成凭证]，在弹出的界面中选择[凭证类别]，点击[选择]。在弹出的界面中选择采购入库单（暂估记账）确定。6）选择要生成凭证的入库单点确定，在弹出的界面中补充借贷方科目点击[合成]，在弹出的生成凭证界面中可以修改摘要，确认凭证日期，凭证类别，凭证号，点击[保存]。借：原材料贷：物资采购2．3以前月份暂估入库本月票到的处理流程：采购发票结算成本处理生成凭证应付款凭证1）首先到采购模块中录入采购发票(货未到)或参照拷贝采购入库单(货到).方法前述。点击[结算]。2）到应付模块中生成采