合约管理手册

合约管理手册合约管理手册序言随着公司规模的扩大及项目不断的增加，科学及规范化的管理，在提高工作效率方面显得愈来愈重要。按领导指示，及为了配合公司管理规范化的要求，合约部在总结过去经验，本着提高工作效率的精神，在此制定了合约部工作内容及操作流程，以便公司合约部人员，以及公司其他有关人员执行操作。迅速完成部门组建对工作正常运转很重要1、合约部前期组建合约部工作内容及操作流程总汇合约部人员架构表合约部工作职责划分合约部前期组建1.1、合约部工作内容及操作流程总汇人员招聘聘请顾问项目成本概预算招标、定标计划文档管理选定投标单位招标议标定标发中标通知书编制合同开工指令施工竣工资料及付款验收时跟进遗漏/缺陷项目移交承包商联系资料保修结算审核及批复业主反索赔项目主要资料统计表概预算清单项目造价总表项目资金流量表合同框架招标定标计划表中期付款工程变更审核及批复设计/材料数量统计项目月报表合约部工作内容及操作流程总汇施工阶段政府部门招标手续的办理前期准备工作阶段招标阶段1.2、合约部人员架构表合约总监汇报对象为项目总监合约经理（土建）合约经理（机电）部门助理土建估算师土建估算师精装修估算师机电估算师机电估算师合约总监1.3、合约部工作职责划分序号工作内容1编制各种管理制度、工作制度和工作程序，以及各项目通用的各种审批表和报表2编制各项目的面积统计表3编制各项目的成本估算/预算4编制各项目的资金流量表5项目造价总表6编制各项目的合同框架表及各项目的招标/定标计划7各类顾问公司的招聘(建筑设计师除外)8项目的招标议标工作8.1资格预审8.2确定投标单位名单8.3准备议标文件、图纸8.4发标8.5议标8.6考察议标单位8.7决定中标单位9中标通知书、合同书10工程中期付款11工程变更12工程最终结算13项目各种合约报表14合约部日常来往文件处理（对外及其他部门发文抄送集团）15合约部日常会议16合约部专业人员招聘17合约部人员培训及会议合约部主要工作可分为以上三个阶段2、合约管理流程简介前期准备工作阶段招标阶段施工阶段合约管理流程3、前期准备工作阶段人员招聘聘请顾问项目成本概预算招标、定标计划文档管理项目主要资料统计表概预算清单项目造价总表项目资金流量表合同框架招标定标计划表前期准备工作阶段政府部门招标手续的办理3.1、人员招聘合约部需申报招聘计划后再招聘编制岗位要求和招聘要求调动或离职时进行资料交接，确保工作延续，不能带离任何书面及电子资料确定人数及岗位人员招聘3.2、聘请顾问项目建筑师项目保险公司（如有）项目销售顾问监理机电顾问园林建筑师结构顾问精装修设计聘请顾问3.2.1、国内/外设计顾问服务合同重点1、含所有图纸盖章(包含所有送政府部门之图纸)2、国外设计院的国内合作单位(当地设计院)须由甲方指定3、长驻工地现场人员资历及名单4、到工地审查及参与相关会议的次数5、额外工作的收费计算方法，如按时/按日计等的确认6、其他费用，如机票、住宿费等确认7、当地设计院人员架构及资历，聘用已退休的人员须得甲方同意8、出图时间表9、拖期罚金10、变更修改如何计算11、工期延长时，追加费用的处理及计算方法12、如顾问单位为境外机构，需确认付款货币，完税责任及资质注册手续事宜13、总费用要包括支付所有国内征收的税项14、付款方式15、终止合约条款3.2.2、顾问清单的内容1、可行性研究报告顾问2、建筑设计顾问3、国内设计院4、酒店管理顾问5、室内设计顾问6、机电顾问7、玻璃幕墙顾问8、工料测量顾问9、电讯顾问10、灯光设计顾问11、招标代理顾问12、施工监理顾问13、环境监测顾问14、基坑围护设计顾问15、隔音效果顾问16、音响、视频顾问17、招牌及标志牌设计顾问18、审图顾问19、艺术品顾问20、档案管理21、景观设计顾问22、厨房、餐饮设施顾问23、抗震顾问24、日照分析顾问25、扩初设计评审26、日照测量27、人防设计28、排水方案咨询29、废路还路规划咨询30、代办排管工程31、环境影响咨询32、防雷检测33、沉降监测34、室内环保检测35、精装修质量检测根据项目情况选择3.3、项目成本概预算项目主要资料统计表概预算清单项目造价总表项目资金流量表项目成本概预算3.3.1、项目主要资料统计表在项目前期准备工作阶段，合约部须按照已有的项目资料，编制项目主要资料统计表。项目主要资料统计表是最基础性的资料，是编制概预算清单和日后造价估算及控制的基础。如，楼栋数、绿化面积、湖水面积、幕墙/铝窗面积、车位数量、电梯数量等记住：及时更新项目单元数量统计表项目单元面积统计表总建筑面积统计表项目其他重要资料项目主要资料统计表3.3.2、概预算清单合约部在项目前期准备工作阶段须完成项目的概预算清单。完成的概预算清单在公司审核批准后存档，并作为项目团队成本控制及KPI的计算基础。概预算清单为机密文件，由合约总监指定的专人保管。估算清单概算清单预算清单估算清单在方案设计阶段按总建筑面积编制概算清单在扩大初步设计阶段/报建阶段按扩初图估计工程量编制预算清单在招标图或施工图阶段按图纸计算的准确数量编制，一般由顾问估算师按编制的标书以当时市场价进行计算概预算清单3.3.3、项目造价总表合约部应编制项目工程造价总表，项目工程造价总表由合约总监审核后，上报公司审批通过后，将作为项目成本控制的基础。项目工程造价总表为机密文件，由合约部负责更新及保管。3.3.4、项目资金流量表1、项目资金流量表是反映随项目进度而发生的项目资金动态用量的报表，每月初由合约部编制及估算，并上报合约总监审核通过后，转财务总监审批并存档执行。另外，每个项目开始时及每年年终要编制一个整个项目的资金流量表。2、必要时，合约部应按照财务部门的要求，编制符合财务要求的资金流量表。资金流量表须由合约部按财务部要求定时更新。3、为财务部门编制的资金流量表不能与合约部标准的资金流量表合并或混淆，须分开存档。项目资金流量表为机密文件，在合约部由合约部经理负责更新及保管。3.4、招标、定标计划3.4.1合同框架表是反映项目合同类别、合同关系及项目工程各标段分拆的总表。合约部须会同工程部在项目前期准备工作阶段编制完成此表，在上报项目总监审批通过后存档执行。经批准的合同框架不应随意改动，任何改动须上报项目总监审批后才可执行。另外有关项目的界面划分表和招标定标计划表须依据此合同框架表及施工进度计划表编制。3.4.2招标定标计划表是依据项目工程总进度计划及合同框架表而编制的动态反映项目招标定标具体时间节点的报表，也是合约部、设计部、工程部及相关部门日常工作计划的重要内容。招标定标计划表的第一次编制由合约部与项目设计部、工程部及建筑设计部共同主办编制，经项目总监审批后存档执行。招标定标计划表由合约部按工程实际情况及结合其他相关部门意见后定期更新编制，上报项目总监审批后存档执行。3.5、文档管理合约部文档管理系统由合约部负责制订及更新，文档管理系统的执行情况也是考核合约部工作质量的重要内容。合约部负责解释合约部文档管理疑问以及不定期的查核合约部文档管理系统的执行情况。文档管理系统合同编号方法合约部文档管理系统3.6、政府部门招标手续的办理3.6.1合约部文档管理系统由合约部负责制订及更新，文档管理系统的执行情况也是考核合约部工作质量的重要内容。合约部负责解释合约部文档管理疑问以及不定期的查核合约部文档管理系统的执行情况。3.6.2办理招标手续时，特别是政府主管部门签发的中标通知书时，不宜采用合同金额及开工/竣工日期有出入的合同或协议书。3.6.3目前政府部门签发的中标通知书由项目公司开发部办理，合约部应协助提供有关资料，确保中标单位顺利办理有关开工手续。4、招标阶段选定投标单位招标议标定标发中标通知书编制合同招标阶段4.1、选定投标单位4.1.1设计部、工程部、合约部均可提供相应资质的优秀承包单位或供货商名单作筛选资格预审。合约部应按照《资格预审流程》的要求与工程部及建筑设计部共同审核预审单位资质，然后由项目总监决定最后的投标名单。4.1.2未经集团审批，任何人和部门均不能随意增减已确定的投标单位。4.1.3资格预审时应填写《实地考察报告》。审批投标单位时应填写《投标单位审批表》。4.2、招标公司的招标工作由合约部负责。同时，合约部应主动协调其他相关部门的技术支持与配合。招标文件的准备投标邀请函发标回标开标评审标书初步筛选合约部应提交一份完整招标文件给其他相关部门（如工程部、设计部）投标单位须书面确认是否接受投标邀请根据具体情况确定是否交纳投标保证金及金额书面填写确认记录各投标单位回标情况项目总监、合约总监连同合约部指定开标人进行开标报价分析应包含重要的量、单价和总价的比较表如没有严重算术错误而超过“大多数的平均数”的30%，则不作考虑商务标及一份技术标送至合约部。其他技术标文件及样品由合约部送至其他部门招标流程4.3、议标4.3.1合约部应编制各相关招标项目的详细议标时间安排表，包括议标会议。4.3.2技术议标与商务议标应分开进行，商务议标有项目总监及合约部参与；技术议标有项目总监、合约部、工程部、设计部参与。参加议标会议的人员应事先分别对技术回标及投标报价做出分析及准备好针对性的发言主题。议标会议应有专人做会议记录，以便疑问回复时澄清。4.3.3在议标会议上应重点澄清投标范围、主材料/设备资料、施工/供货计划大纲、技术方案的可行性和项目主要管理人员的能力考查等主要内容。在商务澄清方面应注重工作范围、工作界面划分，投标单位有否自拟附加条件、有否漏缺项目、数量是否过多，价格是否合理等。4.3、议标4.3.4议标工作要注意及审核以下几点：1、在议标会议上，首先与投标人确认工程范围，是否有差异情况、灰色界面等；2、澄清投标人须配合其他承包人的工作范围及投标人需其他承包人配合的工作范围；3、施工场地布置、施工方案(包括施工安全措施等)、管理人员架构表、施工质量监管制度等；4、供货及进场时间；5、施工进度表；6、材料技术规格表；7、产品保证书等资料；8、付款条件让财务审核；9、与投标人确认再回标时间及回标的份数；4.3、议标4.3.5议标疑问及回复1、议标疑问有关技术的问题由工程部、设计部等整理提出并交项目公司合约部汇总后交至合约部统一填写《答疑回复表》后发予各议标单位；2、议标疑问及回复应统一编号及统一发出；3、除需要统一澄清的问题外，议标疑问及回复表内容应针对个别议标单位的疑问而发出，不应涉及其他投标单位。但对于个别的问题，应把有关问题消化后由合约部再考虑是否需要向其他单位澄清；4.3.6承诺函有关合同的重要条款，针对性的议标过程中产生的事项应在承诺函中确认；4.4、定标4.4.1议标疑问及回复合约部应在澄清所有议标疑问及谈妥合同条款和商务报价后及时上报定标；4.4.2议标疑问及回复上报集团审批中标单位时,合约部须填写及准备《中标单位审批表》，相关技术分析表、量/总价/单价比较表、商务分析表要同时附在审批表后；公司如有必要可再次要求议标单位澄清或再次承诺。合约部应及时配合联系或提供有关资料；经审批决定的中标单位才可发出中标通知书；4.4、定标4.4.3备忘录在确定电梯及主要机电设备(如制冷机组)供应与安装中标单位时，还应综合考虑投标单位在免费保修期满后往后5年的维修保养合同的报价；在确定铝窗与幕墙中标单位时，还应综合考虑擦窗机的技术参数（如适用），可行性及报价；4.5、发中标通知书4.5.1合约部收到的《中标单位审批表》后须立即准备并填写《中标通知书审批表》上报审批4.5.2如有需要及特别情况发生时，中标通知书之草稿应发给法务部提意见；4.6、编制合同4.6.1合同审批时，项目部须填写《合同审批表》，并且须附上合同的完整文件。内部的审批流程结束后，合约部才可把已修改好的合同交予承包单位确认，并且须限定在3至7日内确认签署意见或修改意见。4.6.2承包单位的修改意见经合约部审核有必要纳入到合同文件时，应在加入合同文件前按上述合同审批流程再提交审批并附上原审批表。对承包单位的修改意见，不同意纳入合同的，应给予解释说明。5、施工阶段开工