收发文管理平台使用手册

上海惠岚网络科技股份有限公司上海惠岚网络科技股份有限公司收发文管理平台使用手册上海惠岚网络科技股份有限公司1上海惠岚网络科技股份有限公司文档更新版本........................................................................................................................................11、收发文管理平台概述......................................................................................................................21.1收发文管理平台介绍.......................................................................................................................21.2收发文管理平台功能.......................................................................................................................22、使用说明.........................................................................................................................................22.1电脑端使用说明...............................................................................................................................22.1.1登录系统....................................................................................................................................22.1.2发文管理....................................................................................................................................32.1.3收文管理..................................................................................................................................102．2手机端使用说明..........................................................................................................................152.2.1企业微信安装并登录..............................................................................................................152.2.2手机端收发文审批..................................................................................................................16文档更新版本版本时间描述作者审核人V.012018-11-14初版余海燕贾广慧上海惠岚网络科技股份有限公司2上海惠岚网络科技股份有限公司1、收发文管理平台概述1.1收发文管理平台介绍中铁上海设计院集团有限公司基于自身业务需要和“企业微信“开放能力的基础上，对收发文审批实现移动化和电子化办公，对收发文流程信息集中管理，以便提高内部公文流转工作效率和企业运转效率。。1.2收发文管理平台功能主要功能包括：收文管理、发文管理模块。用于管理收发文流转。注：不是所有环节都能在移动端处理，涉及到文件操作的流程环节需要在电脑端处理。2、使用说明使用说明主要包括电脑端和手机端，首先进行电脑端使用介绍2.1电脑端使用说明2.1.1登录系统在浏览器中输入登录网址：南昌院：杭州院：南京院：徐州院：天津院：长沙院：监理公司：构件公司：上海惠岚网络科技股份有限公司进入登录页面，输入账号、密码点击登录2.1.2发文管理发文管理分为待办发文、已办发文、新建发文待办发文：表示当前节点需要我处理的发文已办发文：我已处理过的所有发文2.1.2.1发文流程发文流程：上海惠岚网络科技股份有限公司4上海惠岚网络科技股份有限公司1）拟稿由于拟稿环节需要频繁的上传文件，手机端无法满足使用需求，因此只能通过电脑端操作步骤：新建发文填写发文信息点击保存草稿或提交2）部门审核部门负责人可根据实际情况处理为通过或者打回；上海惠岚网络科技股份有限公司5上海惠岚网络科技股份有限公司如果处理为通过则需要选择是否需要会签；需要会签则选择会签人员，不需要会签则选择院办处理人；如果处理为打回则流转到拟稿节点3）会签会签操作填写会签意见，点击下一步即可。上海惠岚网络科技股份有限公司6上海惠岚网络科技股份有限公司4）部门复核部门复核是和会签环节关联的，需要会签的发文才需要部门复核上海惠岚网络科技股份有限公司7上海惠岚网络科技股份有限公司5）院办审核院办审核人可根据实际情况处理为通过或者打回；如果处理为通过，则需要选择院领导签发人；如果处理为打回则流转到部门审核环节6）院领导签发院领导签发可以处理为打回或通过；如果处理为打回则流程节点回到院办审核；如果处理为通过则进入整理节点（注：签发意见必须填写）上海惠岚网络科技股份有限公司8上海惠岚网络科技股份有限公司7）整理整理时可以处理为通过或打回，如果处理为通过则选择各个部门签收人员；如果处理为打回则流转到院办审核上海惠岚网络科技股份有限公司9上海惠岚网络科技股份有限公司8）各部门签收各部门只能进行签收操作，所有人签收完毕之后就进入办结环节上海惠岚网络科技股份有限公司10上海惠岚网络科技股份有限公司9）办结办结为发文审批的最后一个节点2.1.3收文管理收文管理收文管理分为待办收文、已办收文、收文登记待办收文：表示当前节点需要我审批的发文已办收文：我已审批过的所有发文收文登记：仅院办文书有权限上海惠岚网络科技股份有限公司11上海惠岚网络科技股份有限公司2.1.3.1收文流程1）收文审批流程2）收文登记由于收文登记需要频繁的上传文件，手机端无法满足使用需求，因此只能通过电脑端操作；步骤：点击收文登记输入来文号、来文单位、来文编号、文件标题收文日期等信息点击保存为草稿或提交收文登记，收文登记操作仅限院文书3）拟办拟办审核人员可以处理为打回或通过，如果处理为打回则流转到收文登记环节；如果处理为通过则需要选择批示领导上海惠岚网络科技股份有限公司12上海惠岚网络科技股份有限公司4）领导批示领导批示也可以处理为通过或者打回；如果处理为打回则流转回拟办节点；如果处理为通过则进入批示整理环节上海惠岚网络科技股份有限公司13上海惠岚网络科技股份有限公司5）批示整理批示整理需要查看审批进度中领导批示是否完整，可以选择转给其他领导批示或转各部门承办上海惠岚网络科技股份有限公司14上海惠岚网络科技股份有限公司6）部门承办部门承办领导可以本人承办或者转发给同部门下属。如果是院领导可以选择部门领导作为承办人（此环节的部门正副领导可以转给下属成员）。；若承办人员是普通员工则只能直接承办。7）办结部门承办完成后进入办结环节，需要该节点的审核人点击办结进行归档上海惠岚网络科技股份有限公司15上海惠岚网络科技股份有限公司2．2手机端使用说明手机端分为企业微信安装并登录和收发文审核两部分介绍，已有企业微信且已登录进入企业内的直接参考第二部分收发文手机端使用即可2.2.1企业微信安装并登录1、企业微信登录未安装企业微信的用户需要先到应用商店下载并安装企业微信；企业微信登录分两种情况进行介绍：用户手机号只有一家企业微信的情况：打开企业微信APP使用微信登录输入手机号+公司邮箱输入验证码进入企业上海惠岚网络科技股份有限公司16上海惠岚网络科技股份有限公司用户手机号有多家企业微信的情况，点击我设置切换企业进入企业2.2.2手机端收发文审批拟稿和整理环节由于需要频繁上传文件手机端无法满足实际使用需求，因此需要要到电脑端操作。1）入口手机端进入收发文管理有两个入口上海惠岚网络科技股份有限公司17上海惠岚网络科技股份有限公司2）部门审核部门负责人可根据实际情况处理为通过或者打回；如果处理为通过则需要选择是否需要会签；需要会签则选择会签人员，不需要会签则选择院办处理人；如果处理为打回则流转到拟稿环节上海惠岚网络科技股份有限公司18上海惠岚网络科技股份有限公司3）会签会签环节点击通过，进入下一环节上海惠岚网络科技股份有限公司19上海惠岚网络科技股份有限公司4）部门复核有会签环节的就需要部门复核，部门复核时也只可通过5）院办审核院办审核可以处理为通过或打回，处理为打回流程流转到部门审核环节，下面介绍的是通过操作步骤6）整理整理环节涉及到频繁上传文件和归档文件，手机端无法满足实际使用需求，故无法在手机端操作，此处不做介绍7）院领导签发院领导签发也可以处理为打回或通过，如果处理为打回流程流转到院办审核环节，如果处理上海惠岚网络科技股份有限公司20上海惠岚网络科技股份有限公司为通过流程进入整理环节7）各部门签收在签收环节进行签收操作，所有的人签收完毕之后自动流转到办结环节上海惠岚网络科技股份有限公司21上海惠岚网络科技股份有限公司8）办结办结环节是院文书进行办结操作2.2.2收文管理1）收文登记收文登记由院办文书进行操作，需要上传文件，只可在电脑端进行操作2）拟办拟办环节可以处理为通过，也可处理为打回，处理为通过必须填写拟办意见上海惠岚网络科技股份有限公司22上海惠岚网络科技股份有限公司3）领导批示领导批示也可以处理为通过或者打回；如果处理为打回则回到拟办节点；如果处理为通过则进入批示整理节点（以下截图为处理为通过的操作）4）批示整理批示整理需要查看流转进度中领导批示完整程度，选择转给其他领导批示或转各部门承办并上海惠岚网络科技股份有限公司23上海惠岚网络科技股份有限公司选择承办人5）各部门承办部门承办领导可以本人承办或者转发给同部门下属。如果是院领导可以选择部门领导作为承办人（此环节的部门正副领导可以转给下属成员）；6）办结部门承办完成后进入办结环节，这是收文管理的最后一个环节。一般都是院文书进行办结操上海惠岚网络科技股份有限公司24上海惠岚网络科技股份有限公司作======================Thanksforreading===================