天然温泉度假村——采购部管理手册(DOC34页)(1)

目录一、职位任务1、采购经理岗位职责-------------------------------------------------(2)2、采购员岗位职责---------------------------------------------------(3)3、仓库主管岗位职责-------------------------------------------------(4)4、仓管员岗位职责---------------------------------------------------(6)二、采购基本程序和制度1、采购审批程序----------------------------------------------------（8）2、采购货品的分类--------------------------------------------------（9）3、物品采购程序----------------------------------------------------（10）4、审核采购申请单--------------------------------------------------（13）5、报价单----------------------------------------------------------（15）6、其它------------------------------------------------------------（18）7、采购交货延迟检讨表----------------------------------------------（19）8、采购验收制度----------------------------------------------------（20）9、仓库管理制度----------------------------------------------------（24）10、物品、原材料盘查制度----------------------------------------（27）11、物品、原材料损耗处理制度------------------------------------（28）12、仓库物资管理制度--------------------------------------------（29）13、仓库安全管理制度--------------------------------------------（31）14、仓库防火制度------------------------------------------------（32）岗位职责编号：DT-PRO-001采购经理岗位职责职能概述在负责酒店物资采购工作，充分发挥采购部的工作职能。（一）、日常性工作内容：1、根据采购申请单采购各部门所需的物品和食品，部门采购申请单需经部门负责人审核，带领采购员按照采购申请单上注明的所需物品、食品数量、规格、要求，在规定的到货时间内完成采购任务。2、指导采购员晚上联系己定供应商下第二天的采购单；保证及时供应厨房所需原材料。3、督导仓库对物品进行验收，确保物品符合申购要求。4、督导仓库做好收发货、仓储、盘点等日常性工作。5、熟悉和掌握酒店所需物资的名称、型号、规格、价格、用途。6、及时处理产品质量问题和督促供应商及时送货。7、审核供应商的发票、送货单、报价或订购单等。8、负责属下员工培训，检查员工纪律，完成上级分配的其他工作。9、比较供应商的报价和整理供应商资料档案。（二）、周期性的工作内容：1、编制己确定的供应商每月市场价格表，掌握新的产品供应来源和季节性产品资料，及时提供给上司参考。2、帮助采购员完成仓库补仓任务，仓库补仓单由仓库提出，具体补仓时间视营业情况而定。3、采集采购样本或安排供应商示范。岗位职责编号：DT-PRO-002采购员岗位职责职能概述在酒店采购主管的领导下，负责对酒店用品、食品等物资的采购工作，充分发挥采购部的工作职能。一、操作职责：1、根据采购申请单或仓库单采购各部门所需的物品和食品。2、力争使酒店所购的产品价平物美。3、对不符合要求的产品，负责办理退货补货或调换。4、与有关供应商保持良好关系。5、负责到机场或火车站装运进口或外埠的来货。6、协助仓库搞好物品入库的验收工作。7、及时向上司报告有关产品的价格的最新行情。8、做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。9、做市场行情调查10、积极参加培训，遵守酒店纪律，保持与酒店有关部门的良好关系，完成上级分配的其他工作任务。二、协调职责：1、和采购部门做相关协调工作。2、和供应商做相关协调工作。岗位职责编号：DT-PRO-003仓库主管岗位职责职能概述在负责酒店所以用品、食品等物资的验收、派发工作，按照酒店需求、验货标准检验所有物品规格、质量、价格、到货时间等，充分发挥采购部的工作职能。一、操作职责：（一）物品库：1、严格遵守酒店各种规章制度，特别是《物品库工作程序和物品库安全消防管理制度》。2、确保所负责的库房干净、整齐，每天都要检查水、电、气是否有跑漏现象，处理不了的马上向上级主管汇报，一定要把事故消灭在萌芽状态中。3、对库房物品的使用要做到心中有数，量少的要及时补充，对长期积压的物品（即三个月未领用的物品）于每月底编制“仓库物品积压表”（食品、日用各一张，其格式如“急需处理食品报告单”），并提出处理意见，供主管考虑。对于质次价高的物品或订货不符的物品应及时通知采购及上级领导进行处理。4、出库时，一律凭领料单，没有领料单的不予发货。（二）食品库：1、负责酒店所有食品、饮品的后勤供应工作。要将发放货物记录与成本核算账核对，做到帐物相符，无差错。2、认真检查入库的食品、饮品的品名、数量、外观包装、生产厂家、质量是否符合要求，如有问题不予以入库。3、对入库的货物，要堆放整齐，安全摆放。4、出库要做到先进先出。5、食品、饮品入库后要及时登账，货物发出要及时减账，随时做到账物相符。6、仓库主管应经常检查食品、饮品的保质期，和大厨沟通在现在的仓库温度基础上食品是否会提前过期，对将要到期的食品编制“需处理食品报告单”。二、协调职责：1、和用货部门沟通协调工作。2、和采购部门沟通协调工作。3、和供应商沟通协调工作。4、协调有关部门做好各类资产和低值消耗品的盘点工作。岗位职责编号：DT-PRO-004仓管员岗位职责职能概述在酒店仓库主管的领导下，负责对酒店用品、食品等物资的收、发工作，充分发挥采购部的工作职能。一、操作职责：1、服从领导的工作安排。2、按程序进行各种物资的收发，并按规范填制直拨单、验收单。3、按规定做好仓库进销存帐务记录，严格执行仓库的安全制度，库内严禁吸烟，上下班前后对仓库的门窗、货架、电源、消防器材等进行安全检查，发现隐患及时处理，保证库房和物资的安全。4、对库存不足物品需及时补仓，物品补仓规定如下：（1）仓管员应每天检查库存物品、食品、饮品、香烟的库存量，不足的应及时填写仓库补仓表，并交给财务经理审批后交给采购进行采购。（2）如果积压物资用完后需要补仓的，仓管员先请示财务与大厨商讨再做补仓的决定。5、食品仓的仓管员应定期、不定期的对物品的保质期进行检查，对将要到期的食品做表上报成本会计，以便对将到期的食品进行及时处理，尽早利用杜绝浪费。6、物品的验收程序：（1）仓库补仓的物品由仓管员直接收货。（2）部门申购的物品应由仓管员与部门主管人员一同验收。（3）凡没有合同及报价的物品仓管员不开验收单（直拨单开出后由部门主管签名认可，但不给供应商）。（4）所有直拨单都需由部门主管级以上的人员签名为准。（5）仓管员必需按规定填写好验收单、直拨单（各项目填写完整，清晰）。（6）食品、用品单必需分开单。7、发货程序：（1）仓管员必需核对发货数量、物品才可将货物发出。（2）仓管员要审核各部门的领料单是否符合财务要求填写。（日期、部门、品种数量、食品用品分单填写）。（3）所有单据原则上不许修改，确要修改的要求部门领货人及发货人员签名确认。8、仓管员每天完成业务后，应整理好当天的单据（验收单、直拨单、领料单夹好登记入账）。9、仓管员应于次日早晨把所有的单据财务联送交成本会计处，并登记好号码要求成本会计签收。二、协调职责：1、与用货部门沟通协调工作。2、和采购部门做相关协调工作。3、和供应商做相关协调工作。4、月终做好各部门盘点工作。采购部基本工作程序和制度一、采购审批程序：编号：P&P-PRO-001采购部基本工作程序和制度二、采购货品分类编号：P&P-PRO-0021、货仓存货补充：仓库管理人员要经常检查库存货品的存量的变化，货品库存量流程表：使用部门经理（申请）——仓库主管（有无存货或可调调拨）——采购部经理（组织报价、议价及定价）——财务部经理（成本及资金）——主管副总（审核）——总经理（核准）流程图：部门申请（经理）仓库主管（有无存货）财务部经理（成本、资金）采购部经理（报价、议价、定价）主管副总（审核）总经理（核准）到达最低界线时，填写“采购申请单”。库存最低线，也称采购线，是酒店为保证供应，减少资金积压而确定的订货点的库存量，它主要根据各种货品的每日消耗数量保存期限，进货容易易以及订货到进货入库时天数等因素确定。2、部门新增物料：各部门固定业务所需要设备或物料时，由各部门填写采购申请单，按采购审批程序获得批准后，由采购部组织实施。3、部门更替旧有设备或物品：当酒店的经营活动至一定周期时，操作设备、器材、用具、低值易耗品等均要按实际使用情况更新、补充。4、食物和饮料以及烟酒供应：食物和饮料以及烟酒供应品性质不同，且受客人流量和消费高低的影响，视实际而定，需要厨房部门、酒吧、采购部和成本会计、仓库主管的合作，以便以最佳的食物，产出最好的菜。因此，食物和饮料以及烟酒的采购申请和程序与其他物品不同，除了批量的采购外，每天用料即日采购。5、燃油和燃料。6、维修零配件和工程物料。7、急用和零星用品、办公用品。采购部基本工作程序和制度三、物品采购程序编号：P&P-PRO-0031、货仓存货补充采购程序：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主管要填写一份仓库补货“采购申请单”，采购申请单内必须注明以下资料。（1）货品名称，规格；（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供本次订货数量建议。送采购部经理初审，采购部经理应把仓库交来采购申请单上签字确认，并注明到货时间，退一份回仓库。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，选定相应供应商，提出采购意见，标明本次申购单每种商品的价格，按采购审批程序报批，经总经理批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之2天内完成。有特殊情况，要向主管领导汇报。2、部门新增物品采购程序若部门欲增置新物料，部门经理或各餐厅总厨应查阅年度或月度编制计划，弄清计划是否包括该项目等，如没有预算，应攒写有关报告，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部按酒店有关采购程序和审批程序进行办理，经总经理批准后，组织实施。3、部门更新替旧设备和物品采购程序：如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产、物品遗失或损坏报告”给主管副总及财务经理审批。经审批后，将一份遗失或损坏报告、采购申请单及报废物资一并送交采购部，采购部按酒店采购程序和审批程序办理有关审批，经总经理批准后，组织采购。4、食品饮料，烟酒的采购程序：酒店中的食品和饮料每天消耗量很大，其中有些食物可以存放较长时间，但有些食物存放却不能。例如：海鲜、冻品、三鸟、肉类和蔬菜等就不同，有些物料还有有效使用日期限制。所以采购部需要与各出品部、餐饮部，酒吧和成本会计有紧密合作，作出适当的采购，就食物饮料而言。每天都有不同种类和数量的需求。各出品部的用料因营业情况变化较大，申请购买的手续也跟其他方法不尽相同。（1）蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果及各部门餐饮用料的采购申请，由各餐饮部门