开龙IT2000XP(2)管理手册(业务篇38p)

11.销售业务【内容描述】销售业务在实施部分已经介绍过了，这里将介绍如何提高销售业务运作水平。【标准流程】〖业务开单〗、〖收款台〗、〖库房〗【可选流程】〖审核#〗、〖配送#〗1.1销售业务及控制销售开单不仅仅是录单工作，而且是商务运作及控制的好工具,因此要充分发挥IT2000XP软件的作用。1.1.1选择库房首先输入客户及正确的出库库房（多库房时有效），一个出库单只能选择一个库房。1.1.2商品数量的控制开龙“IT2000XP”可以实现业务同步运行，也就是说，销售人员在开单时，可以随时查询到每种商品的库存数，同时还可以看到可销数，可销数计算公式可根据需要自行定义(前面已经介绍过)，并可以设置开单控制，当可销数不够时，系统会进行拦截。在可销数的计算中，借出数和订货数可以选择计入可销数。【目录位置】『菜单』〖系统管理〗〖系统参数设定〗如果设置了“销售开单控制”，当库存数量不够时，就不能开单，开单数量不可能大于当前库房的实物库存数。1.1.3商品价格的控制在开单过程中，当您选择了商品编码时，若该客户以前有该商品的购货记录，则本次的销售价会默认上一次的销售价格，如果没有销售记录，则程序会默认现在的零售价，若找不到零售价，则价格为空。当然，您也可以修改本次销售价格。当商品销售价低于限价时，系统会自动发出警报，如果您没有低于限价销售的权限，则程序会拒绝接受该价格。按【价格】按钮，可以查询出客户以前的购货价格记录，作为本次销售价格的参考。如果设置了多限价策略，则优先执行多限价策略。价格不可以输入负值。1.1.4选择收款台选择正确的收款台，程序默认当前店面。1.1.5付款方式输入付款方式后，系统会判断是否为欠款类型，欠款类型是在〖系统管理〗中〖系统参数设置〗中定义的。付款方式会对收款台起到制约作用，指定现款的客户，收款台必须进行收款后才能记账。21.1.6欠款额度控制在〖客户管理〗〖客户信用评定〗中，可以输入客户的欠款额度及帐期，销售开单里，这两项若有一项不符合设定都会被拦截。1.1.7帐期及帐期控制如果是欠款销售且已经指定帐期时，本次开单就需要输入还款期限，例如：设定客户最大允许的帐期是7天，则开单时的帐期应该是小于7天的数值，最好不要输入7天，如果输入了5天，则对客户考核按5天，对业务员考核按7天。若想实现销售按帐期控制，则要求出库单必须及时核销。1.1.8经手人管理及业绩开单时，系统默认为操作员，经手人与操作员是两个概念，通常是一个人，您可以修改别人的单据，但会留下痕迹（操作员名称），如果业务员很多时，可使用业务员代码。单击“业”按钮可查询到该单的业绩，该功能需要授权使用。1.2销售相关业务1.2.1零售业务门市零售客户最好在客户资料中进行定义，例如：401门市客户，102门市客户等，在开销售单可在下拉框中选择，以提高效率。零售客户出库单收款后，该出库单的名称将不能随意修改。希望业务员先选择客户，然后再输入商品明细等其它信息，尽量养成良好的习惯。1.2.2批发业务批发业务通常是分销部使用，在使用方法上和零售业务完全一致。1.2.3组装业务(DIY#)DIY组装业务并入到正常的销售业务中，使用起来就更加方便，选择“组装”类型后再导入配置，组装单开单和销售出库单一样，受库房领料的控制。1.2.4POS业务(#)IT2000XP提供了POS开单功能，当在系统参数里面设定POS销售功能以后，就可以通过扫描的形式开销售出库单，拿到有条形码的商品以后才能进行扫描，扫描的方法有两种：①PN码（商品编码），相当于输入了商品编码。②SN码（系列号），通过系列号可以准确地查询到商品编码，同时代替库房扫号，在严格系列号管理下才能有效。1.2.5商场管理商场销售是目前很普遍的销售模式，商场的销售和普通的销售存在比较大的区别。需要协调公司、商场、直接客户三者之间的关系。因为商场大多没有电脑连接，因此，大多采用后录单的形式（录入原值）。等到和商场结款时，在往来核销业务中，输入商场扣款作为费用，再做收款单，最后把出库单、费用单、收款单一起核销。1.2.6赠送业务(#)开启赠送功能以后，开销售单时，在输入销售数量以后，还可以输入赠送数量，赠送商品价格为0。1.2.7拆包业务(#)开启拆包功能以后，开销售单时，可以输入拆包装以后的小包装数量，当然，商品包装数是在商品编码中进行维护的，对于袋装牛奶类的商品，若经常出现拆包销售时，使用拆包功能，可以精确地计算出商品的箱数和包数。1.2.8自用业务使用内部出库单开单，不产生应收款。用途：固定资产也可以用自用业务，相当于一次把他用掉了。31.2.9赠出业务使用内部出库单开单，不产生应收款。用途：纯赠送，赠送开单不受价格控制。赠送业务可以在销售业务中处理，单价是零，受价格控制。1.2.10盘亏业务使用内部出库单开单，不产生应收款。用途：修正账面和实物不符，例如实物丢失的情况等。1.2.11报损业务使用内部出库单开单，不产生应收款。用途：因物品损坏或丢失，和盘亏有些类似，但报损通常用于原因比较清楚的情况。1.2.12材料领料使用内部出库单开单，不产生应收款。用途：用于简单生产中的材料出库，也可以用于工程项目的材料出库。如果用于工程项目，领料没有销售价格，能计算出相应的成本，不产生应收款，项目收入使用其它收入。1.2.13借出业务的应用非销售出库业务都可以使用借出业务，借出业务不产生欠款，记录欠货情况，它有多种用途：①一般的借用最好约定预计还回日期。②简单的返修商品返修时用借出业务，返修还回时用借出还回业务。比较适合公司内部商品返修，不适合客户商品保修返修。③固定资产只体现物品的状态，如果商品折旧，请使用库存商品调价功能，具体请见财务管理中的调价部分。④代销商品如果客户有购买意向但不能确定购买，或价格不确定，这种情况下，开销售单可能不太合适，可先走借出业务流程，如果商品已经销售，请使用借出转销售流程。⑤临时借出临时借出在一天以内可以考虑不开单，采用一个专用的记事本记录流水帐的情况，若商品当日还回，则撤销借出记录；如果当天没有还回，则必须走软件借出业务流程，手工临时借出做到日清。1.3内部出库单非销售类型的出库单，使用内部出库单，内部出库单没有销售价格，不产生应收款。1.3.1内部出库单的类型内部出库单的类型有：①自用②盘亏③报损④赠出⑤材料1.3.2内部出库单的考核内部出库单需要输入考核的部门及职员，作为后期考核用。41.4商品报价单商品报价单是客户形成销售之前进行报价的过程，根据报价的进度，进行相应的处理：（1）报价单开单商品报价单的使用方法和销售开单类似，选择商品时比较方便。（2）报价单修改报价修改后，若价格有变动，会生成价格变动记录。（3）报价单确认报价单在确认是客户的认可生效标志，报价单确认前作为草稿，确认后不影响报价单的修改和作废。报价单确认以后，可以进行后面的两步操作。（4）报价单完成报价单完成后，会自动生成一张出库单，整个报价业务结束。（5）报价单终止报价未成交，报价单异常中止。1.5销售出库单修改问题销售出库单在库房没有确认出库前都有机会进行修改，如果出库单已经被收款台记账，则必须先由收款台反冲才允许业务修改，请注意原来的记账金额将被撤销。下面的报表是，原来的销售金额是800元,并在2月5日收款800元，2月23号把销售额改为600元，并退款200元。52.进货业务2.1库存限量【用途】库存数量上限或下线预警。2.1.1限量制定【目录位置】『目录树』〖辅助业务〗〖商品限量制定〗2.1.2限量查询【目录位置】『目录树』〖辅助业务〗〖商品限量查询〗您可以查询是缺货商品（库存数量小于下限值），也可以查询出超量商品（就是大于上限值）。在超量商品查询中，可以查询出所有超过库存最高上限的商品，如果库存数量小于上限值或者没有设定库存上限，则不在超量商品查询中出现。2.1.3短货查询【目录位置】『目录树』〖进货管理〗〖短货商品查询〗可销售数是负数，就是开了销售单还没有进货的商品，短或商品信息对进货有很大的指导意义。这里短货商品和上面的缺货商品查询的意义不太一样。短货商品是指可销售数小于0的商品，需要马上进货。缺货商品是指低于最低库存限量的商品，可能还有库存，还可以进行销售，需要安排进货计划。62.2订货业务【标准流程】〖业务开单〗、〖财务〗预付款、〖到货确认〗、〖库房〗、〖财务〗应付款【可选流程】〖审核#〗【内容描述】(1)订单的修改及限制如果您没有经理查询的权限，则只能修改自己的订单。订单被确认后就不可以修改了，如果已经生成了进货入库单，则订单会自动确认，以保证进货入库商品的价格和订货价格一致。(2)订单与可销数可能把订货数量计入可销数，销售人员可以看到所有订货在途的商品，对提高销售成交率大有好处。(3)订单的打印建议使用打印订单作为订货凭据(盖章)，不提倡后录入订单方式。(4)与其他订货系统如果您采用供货商的系统订货(例如联想公司的订货系统)，则在IT2000XP订单中输入原订单编号、合同编号等，便于事后对比查找。(5)订单的退补订货可能是多次到货，订单中的全部商品到货以后，订单从未完成的订单中消失，若剩余的商品取消了或多到了货，为了防止长期挂单，可以将该订单进行〖退补〗操作，强制关闭未完成的订单。2.3调货业务【标准流程】〖业务开单〗、〖库房〗、〖财务〗【可选流程】〖审核〗【内容描述】(1)调货业务的结算IT2000XP的进货结算是把入库单和付款单进行结算，客商在结款时通常是以入库单为凭据。(2)调货业务与限价调货业务一般用在炒货业务，不需要设置限价，因此，调货业务不会对限价体系产生影响。2.4受托代销业务前面两项是正常的进货业务，对于受托代销业务可以考虑有以下两种办法处理：第一种方法：使用进货业务，类型是“借入”这样方法和正常的进货业务差不多，也产生应付款，通常是在商品销售了以后再结款，比较适合进货价格比较稳定的情况，如果结算价格和当时入库价格不一致，处理起来就有点麻烦，对于应付款而言，可以考虑用其它收入和费用来填补入库商品价格误差。第二种方法：使用借入业务借入业务可以不用输入价格，借入商品和销售库是分开的，当形成销售时，再把借入商品转为进货，商品借入不产生应付款，转进货前再确定准确的价格。2.5进货业务结算进货结算是以入库单结算的，如果是订货业务，需要注意入库单和进货订单的对照关系。72.6内部入库业务内部入库业务不产生应付款，但需要输入单价。该部分作为公司的直接收益。如果需要开单跟踪价格，则需要给业务员单独设置权限。2.6.1拆装业务拆装后的总金额必须为0,商品拆分时不产生损益,如果需要考虑损益，请使用商品科目。2.6.2赠入业务用赠入入库单，输入赠入价格。这种方式比零成本入库要好，能比较客观反映商品成本，对销售考核有好处。2.6.3产品入库作为简单的产成品入库，入库产品的单价，商品成本通常是估算的或计算出来的。2.6.4商品盘盈直接作为损益，如果是修正性盘点，也可以考虑负数的入库单(盘亏)。2.7进货成本问题每次入库单入库会产生成本的变化，如果处理不当就会出现很多问题:2.7.1进货价格错误如果进货价格错误，一般通过成本分析程序进行分析，发现以后根据不同的情况进行相应的修正。请按下列步骤进行处理：①找到发生价格错误的入库单②保证库存有货（库存数量不能为0）③做一个退货入库单，只考虑价格错误的商品④做一个正确价格的入库单。⑤库房确认两个入库单入库。如果库存数量不够，则只能先入库负数的退货入库单。这样库存的总成本，客商的应付款都是准确的了。如果进货入库后（从那张错误的入库单算起）有销售出库单出库，还需要对销售成本和库存成本进行调整。具体成本调整过程，请参见财务管理部分。2.7.2进货退货成本差如果所有的库存商品都退货了，且退货价格和库存成本有误差，则就会产生进货退货成本差，进货退货成本可直接计入公司及部门的损益。2.7.3关于库存成本异常进货退货会影响库存成本，采用移动加权平均的计算方法很容易引起成本异常，从财务的角度是完全正确的，例如：库存有两个鼠标，单价是100元，如果这是退掉一个按5