会议组织和管理技巧

会议组织与管理技巧课程目标了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！第一讲当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本会议的流程集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政2.策的会议2.当众表扬或批评别人的4.会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。全体会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。一对一会议会议成本的计算会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本第二讲会议流程与规范会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范高效会议的预防性管理参会者要有听的技能要充分作好准备工作明确开会原因及目的高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人会议规范种类时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范开始•欢迎•会议目的•议程•具体时间•安排•规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议•总结•安排下次会议跟踪•备忘录•跟踪计划会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量会议准备流程与细节一.会议确认(发起,议题,日程,人员,原则)二.制作规范的会议通知并分发与会人员三.准备会议流程表和资料四.落实场地及相关设备,并在开会前一天确认五.准备一套应急方案六.大型会议提前安排食宿交通与接待七.确认与会人数,相应调整八.准备会议所需物品(资料,日程表,签到本,纸笔,投影音响设备,白板等)九.提前到会场布置,调试设备,准备茶点,安排座次等会议筹备方案内容1.确定会议名称2.确定议题3.确定与会人员4.确定时间地点5.确定会议通知内容6.会议通知跟进落实程序与要求7.会场布置要求8.会议文件资料的种类,内容与要求9.会议设备和用品种类,要求10.会议后勤安排11.会议记录安排12.会场服务安排13.会议预算安排14.议事事项催办及反馈的程序,要求与责任人15.其他注意事项会议通知1.被通知者2.会议名称3.会议时间4.会议地点5.出席对象6.议事日程7.通知者或授权者8.注意事项9.企业名称10.通知日期会议文件１．指导文件（上级指示，会议起因）２．主题文件（开幕词，主题报告，专题报告．会议决议，闭幕词等）３．进程文件（会议程序表，日程安排表，会议记录，会议简报，选举或表决程序表）４．参考文件（调查报告，典型材料５．提案文件６．成果文件（选举结果，会议纪要，新闻公报，执行计划）７．管理文件（会议通知，议事规则，证件，保密制度，管理规定）会议事务１．协助和监督会议签到处的工作程序２．指派有关人员陪同与会者出席３．陪同上司或代表上司接待与会者４．整理打印出席者通讯录／名单并分发５．指派专人作会议记录或录音６．指派专人拍照或录象７．指派专人负责会场内外保安８．指派专人安排座位和放置席位卡９．执行上司的临时要求１０．满足重要与会者的需要１１．指派专人收集整理会议信息并打印简报分发与会者１２．协调会议过程中的各项活动会议过程１．应上司要求主持会议２．应上司要求在会议上宣读文件３．应上司要求协助整理和提供有关文件资料４．为上司做会议记录５．满足与会者的要求和答复询问６．妥善处理突发事件７．控制会议节奏，调节会场气氛，协调各方关系会议程序１．宣布会议开始２．核定法定人数３．宣读会议程序４．宣读有关报告５．讨论有关报告６．讨论各项议题７．作出有关决定８．表决有关事项会议记录一．原始记录－－速记，快记和录音，录象完整简洁条理清楚准确自己看明白就行二．整理记录１．会议主题２．会议描述３．与会人数４．缺席者和缺席原因５．用准确措辞记录会议内容６．会议结果７．其他事项８．会议记录整理者签名９．会议主席签名１０．会议记录整理日期会议善后１．将会议上使用的所有文件资料放回原处２．整理会场，清还有关器材设备及用品３．结算有关费用４．整理会议记录并经上司签字后打印成文，分送有关部门有关人员或归档保存第三讲开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用1H5W准备工作核对单主持人的准备工作如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果准备工作的作用选择最恰当的选择方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知主持人的4个准备设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析SWOT分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁自身环境第四讲成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议如何做开场白定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。如何分配发言时间主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。主持人发言最多的原因1.对会议的议题特别熟2.地位最高而且声音较大3.负担较多的行政责任如何掌握议事进度语言方式非语言方式如何达成决议—决策方式彼德·德鲁克决议法：用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益律估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各题案之认同对提案做适当的休整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位。4种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策4种团队决策法头脑风暴法德尔菲法思路转换法易地思考法第五讲会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的反馈技巧沟通的漏斗别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%你心理想的100%沟通漏斗沟通的定义为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程沟通金三角自己对方设身处地沟通的冰山模式环境话题5%~20%工作层面80%~95%关系层面有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标造成沟通困难的因素•缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够•重点强调不足或条理不清•不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误•按自己的思路思考，忽略他人的需求•失去耐心，造成争执•准备不充分，没有慎重思考就发表意见•时间不充分•情绪不好•语言不通•大脑过滤•记忆力差如何建立信任找共同点适当展示自己的能力和水平适当暴露自己脆弱的地方不必说出所有的真相会议中的反馈技巧反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈批评三部曲1.首先表扬特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持结束第六讲主持人的会议管理技巧倾听的技巧实际的说话技巧倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。倾听的礼节听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事倾听的技巧点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录倾听的误区别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中，易被其他东西干扰表达感受的两句话1.我也有过相同的经历2.如果我是你，我跟你感觉一样说话技巧展示探询评论建立测试理解情况总结排除引进就程序提出建议第七讲如何对待会议中的意外情况与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇遭遇“rabbittracking兔子般追踪”与“crab螃蟹（跑题者）”相遇与“cicada蝉”相遇讲故事（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点对于“cicada蝉”的解决可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束与“shark鲨鱼”相遇有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见对付“shark鲨鱼”型发言者的办法1.非语言性打断2.重申会议规范3.反问法与“donkey驴”相遇过于敏感防卫性很强，心中有面墙不能站在别人的立场看问题对付“donkey驴”型发言者的办法点名发言重复问题突出他的贡献遭遇“rabbittracking兔子般追踪”质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议解决的方法：1.肯定他的贡献2.重申可以试用现在的程序与“crab螃蟹（跑题者）”相遇开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等对“crab螃蟹”型发言者的办法1.强调时间压力2.重申会议规范3.带入别人4.短暂沉默第八讲主持人与参会者的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任主持人的守则与责任营造和