[房地产] 现场材料管理作业指引

第1页共9页现场材料管理作业指引编制日期审核日期批准日期第2页共9页一、作业指引目的规范材料管理，保证工程材料的质量合格、计划及时和供应充足，同时规范材料保管、领用、盘点制度，合理控制工程成本。二、适用范围本指引适用公司在建项目的管理材料。三、职责设计管理部/总工室参与涉及观感方面的现场材料/设备验收；负责涉及甲供物资的设计变更管理工作。核算部审核甲供物资材料/设备款支付；负责甲供物资材料的结算。供应部负责甲供物资的采购计划管理；根据需要参与材料设备的现场验收工作；负责组织供应商的履约后评估管理。财务部负责审核工程采购合同付款；协助工程采购合同的结算。工程部督促供应商准确及时到货；组织现场材料/设备现场验收；建立材料设备台帐；发起工程采购合同的付款申请；协助工程采购合同的结算；负责供应商的履约评估工作。监察中心（组）对材料验收和材料使用管理进行监督,并提出监察建议。第3页共9页四、流程图现场材料管理流程相关部门工程部材料进场计划准备材料订货材料进场验收付款与结算获得设计图纸编制《材料进场计划》材料封样及合同订立合同归档封样材料入库合同交底承建商材料申请材料申请审批未通过填写材料订货单通过材料订货审批通过未通过发出材料订货单归档材料供应商备货、运输准备材料进场验收资料更新材料进场验收未通过，退货填写材料进场验收单验收单审批供应商付款及结算承建商结算供应商付款申请承建商付款申请建立材料样板间及相应管理必须现场在《材料进场验收单》签字并盖公章确认应将《材料订货单》和《材料申请表》一起存档。并上注明发出日期及到货情况。以工程指示的形式向承建商、监理公司进行合同交底。订货数量应与申请量一致根据工程进度计划的变更随时调整《甲供及三方材料进场计划》材料设备采购管理流程移交至施工单位五、关键活动描述计划准备工程部根据工程图纸、总承包合同、公司交楼标准，统计所有甲供材料、三方供货材料，并根据《工程进度计划》，按照统一格式完成《材料设备进场计划》提交招标中心第4页共9页(小组)/供应部，作为编制采购计划的依据。《材料设备进场计划》完成后，工程部通知设计管理部/总工室、核算部，督促以上部门完成材料的定样、招标、限价工作，具体要求及程序详见《材料设备采购管理流程》。工程部根据供应部及核算部反馈的进展情况，及时更新计划中的“采购方式”、“预定招标完成时间及合同和定样栏”。工程部根据工程进度计划的变更随时调整《材料设备进场计划》，并及时知会招标中心/供应部、设计管理部/总工室、核算部。材料样板制度工程部应在专设材料样板间，现场工程师负责管理，分类别贴标签有序陈列，并建立材料样板入库台帐。任何人进入材料样板间，都必须有工程师陪同，任何对已确定样板的变动都必须通过工程师。合同招标完成后，针对需封板材料（如石材、地砖等），供应部要求材料供应商提供封样材料，同时存档合同或定样时所规定的技术规格、要求并移交工程部。对非甲供或三方供货的其它重要材料，也应进行材料封样。所有甲供和三方供货材料进场时，工程部均可调出样板到现场进行对样，用完后及时归还。所有的已有封样的材料第一次进场时，必须进行现场对样，并对现场对样情况做出书面记载。现场材料样板封样流程：供货单位送样→工程部和供货商确认并会签《材料样板确认单》→材料粘贴标识入库并登记台帐。对样板材料的确认内容应全面、仔细、具体，包括材料的规格尺寸、品种级别、颜色或材料其它个性的特征等各方面，供货商在提供样板材料的同时必须提供材料的合格证或相关检测报告。样板材料标签样式如下：标签材料名称规格品种使用部位送样时间送样单位材料状态待定□；确定□；作废□材料合同交底60mm第5页共9页工程部收到材料合同后，以工程指令的形式向承建商进行合同交底。交底内容应包括：材料规格、技术标准、供货周期、订货方式等。对于施工工艺复杂的材料，工程部应要求材料供应商提出施工工艺要求，并以工程指令的形式转发承建商。有必要时，应要求供应商进行现场交底。材料订货审批工程部对承建商提供的《材料申请单》进行审核批准，并根据《材料申请单》填写《采购申请单》，具体要求及程序见《材料设备采购管理流程》。工程部应建立材料台帐，以便复核；材料台帐应包含承建商材料申请、工程部订货、材料到货等具体情况。工程部应将《材料申请单》和《采购申请单》一起存档。并在《采购申请单》上注明发出日期及到货情况。材料进场验收及管理程序考虑到不同的项目标段工程甲供/乙供材料/设备供货方式不尽相同，工程部应根据标段《总包施工合同》、《材料/设备采购合同》、《分包工程施工合同》具体约定条款以及实际情况编制以下三类材料/设备明细表，张贴在材料样板间：1)总包土建与安装类乙供材料清单明细表2)总包土建与安装类甲供材料/设备清单明细表3)专业分包工程甲指乙供材料设备清单明细表项目现场工程材料/设备验收管理要求1)甲供材料、甲指乙供材料确认定样/合同招标完成后，工程部应要求供应部或材料供应商提供封样材料，同时存档合同或定样时所规定的技术规格、要求。2)样板的范围应包括但不限于涉及交楼标准的室内装饰部品及水电安装材料，对专业分包工程甲指乙供或三方供货的其它重要材料（主要指影响内在品质及观感），如各类门窗、外立面装饰材料、园建铺贴材料，定标或定板后也应进行材料封样。3)每批材料、成品、半成品进场时，施工单位必须进行自检，严格检查产品质量及出厂质量证明文件，材料、成品、半成品的试验报告以及相关文件的合法性、时效性；施工单位对进场材料必须及时向甲方监理报验，自检不合格产品不允许报验。落实材料样板管理制度。4)对于施工单位报验的材料，工程部都要认真审阅进场材料、成品、半成品的报验单、出厂质量证明文件，材料、成品、半成品的试验报告以及相关文件的合法性、时效性；根据进场材料、成品、半成品的相关技术文件对实物进行核查，不合格的材料、成品、半成品不得进入施工现场。第6页共9页5)工程部及施工单位对需要现场抽检的材料等必须按规定要求进行抽样，并对样品进行封样后，送符合要求的试验室进行检测。材料/设备验收管理责任落实到部门1)材料验收管理工作由工程部统一负责，但可指定甲供材料管理对接人具体操作管理，由材料管理对接人或工程部专业工程师负责统一管理项目的甲供材料现场验收管理落实工作，具体的现场验收参与工作根据材料类型可由相关专业工程师负责参加组织。2)工程部应学习相关行业规范要求熟悉合同技术条款，掌握工作责任范围内材料/设备验收技术标准，编制填写《项目月度材料部品抽检记录表》中各专业材料部品/设备检查标准，包括现场可直观检查部分技术要求。3)总包单位乙供材料进场时，承包商必须向工程部进行报验。4)工程部应组织施工单位相关人员对各类甲供材料进场现场检查验收，并组织各单位完成甲供材料进场验收单会签。在验收时，应检查供应商是否按要求提供了合格的产品合格证明、质量检验报告、与材料样板是否一致，《项目月度材料部品抽检记录表》中现场可直观检查部分技术要求是否达标。并应根据国家规范、相关技术标准、合同要求对材料进行抽样送检。5)专业分包施工甲指乙供材料和设备进场前，供应部经办人应组织分包单位、工程部在项目现场进行合同交底，内容应包含合同清单内材料设备验收相关要求。专业分包施工甲指乙供材料和设备首次进场时由工程部组织分包单位进行验收，仔细核对进场材料设备实物与样板/样品及合同要求是否一致，并按采购要求由甲方在场监督在现场进行抽样检测或外送检验。后期材料进场到货按合同要求验收，工程师随时对进行抽检。6)对于橱柜（含洁柜，台面板与柜体板材）、成品衣柜、地板、室内门、瓷砖等需要检测耐水性及室内环境污染相关指标的专业分包工程乙供材料，统一由监察中心根据采购方案全年在公司范围内统一安排抽样外送检验，并及时向工程部全体通报检查结果。7)各项目有其他需要公司采购部门统一安排外送检测的其他甲供材料或甲指乙供材料可以提前申请，报工程分管领导批准后由供应部组织实施。8)对于新建生活泵房水泵设备系统，现场设备安装调试验收完成后，工程部还应在交付前一个月组织物业相关人员对供水系统的稳定性、可靠性进行运行验收。反馈与评估1)工程部及时跟进材料检测结果，如检测结果不合格，应立即查找原因，并按规定进第7页共9页行抽样复检，复检结果不合格的材料必须退场。2)工程部根据每月的工程进展与材料进场情况，制定《项目月度材料部品抽检记录表》，表格中需明确检查的材料种类与频次，组织施工单位进行现场材料检查，检查结果填写在《项目月度材料部品抽检记录表》中，月底提交部门负责人审核后，抄送供应部门，工程部在工程管理月报中通报各项目材料/设备验收执行情况。3)每期工程竣工验收后，工程部应完成《甲供与分包乙供材料/设备使用情况报告》，总结现场材料验收管理工作，并报供应部部备案，抄送核算部。4)工程部定期组织对各项目的工程甲供/乙供材料/设备清单明细统计填写及时情况、材料样板间建设管理情况、《项目月度材料部品抽检记录表》使用情况进行检查，检查评比情况纳入项目工程月报中通报。罚则1)项目现场发现工程材料/设备不合格的，工程部按照《总包工程施工合同》、《材料/设备采购合同》、《分包工程施工合同》具体约定条款对责任单位进行违约处罚。2)进场材料/设备不合格项目现场没有检查发现，已经用于在建施工工程的，工程部在项目工程系统内通报批评；其中设备材料严重不合格（指假冒伪劣，以次充好）在交付后被查出的，项目工程部门全公司范围类通报批评。材料进场时，原则上均应安排供应商直接送往承建商工地（部分维修材料除外）。工程部负责组织填写《材料进场验收单》，工程部、承建商、供应商均必须现场在《材料进场验收单》签字并盖公章确认，如有特殊原因不能马上在现场完成，则要求在材料到场24小时内各单位签字盖章完毕，工程部经理审查批准后方可办理合同付款。《材料进场验收单》一式四份，完成审批后，由工程部归档两份，一份作为到货款付款依据，另一份作为结算付款依据。另两份交由承建商和材料供应商作为结算对账依据。材料验收完成后，由工程部直接移交施工单位。付款和结算供应商提出付款申请后，由工程部收集《材料进场验收单》，并造统计表，填写《合同付款审批表》。核算部负责对供应部提交的付款申请进行审核，对合同要求的付款附件进行检查和确认；并按合同办理材料结算。乙供材料的进场验收所有进场的乙供材料，进场时，承包商必须向工程部进行报验，验收要求必须符合国家规范、现行技术标准、政策、法规规定的要求。第8页共9页重要的乙供材料：如钢筋、水泥、砌块，工程部将另行进行抽样检查，由项目工程管理人员见证取样送检。对钢筋水泥抽检不少于3次，对砌块的抽检不少于2次。专业工程师将随时对材料进行抽检。如果抽检不合格，由工程部勒令承包商将材料退出现场，按合同进行处罚，供应部协助。材料补退货及各承建方间调货承建商在工程材料出现缺货需补货时，应要求承建商在《材料申请单》中注明补货原因，作为运费补偿的依据。在承建商要求退货时，如确实因设计变更引起的材料过剩，可以退货入库，其它情况一律不接受退货。各承建商之间自愿进行材料调配的，应按统一格式填写《材料调货单》，由相关承建商双方签字盖章确认。工程部留存《材料调货单》存档，作为承建商材料结算的依据。项目工程师不对材料的质量、数量等做见证。监察中心（组）对材料验收和材料使用管理进行监督，并提出监察建议监察材料是否按照规定制定材料计划，材料超计划是否经过核算部门及相关领导的审批。监察材料验收制度的执行情况，检查仓库是否对照材料采购计划表、采购报价单、供应商送货单的规格型号，数量、质量要求收货并确保进仓材料物资完好无损；收料员是否验收后及时在《送货单》上签名，是否存在擅离岗位的情形。监察材料发放是否按规定由施工员开具领料单，领料单有无补签、代签、冒签等造假情况。仓库发料是否手续齐全，是否按照领料单的使用栋号和部位、日期、材料名称、规格、数量、使用工班进行发料；材料转仓、退仓管理是否按规定执行。监察报废材料处理是否按公司规定的审批流程和程序进行；废品处理是否经相关人员确认和公司领导批准；处理时仓库等有关人员是否