[房地产] 项目文档管理作业指引

第1页共6页项目文档管理作业指引编制日期审核日期批准日期第2页共6页一、作业指引目的统一项目文档管理标准，规范项目文档的管理工作。二、适用范围各个项目文档收集、分类、编号、登记、流转、存档、借阅、移交、作废及销毁。三、定义项目文档：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，由工程部负责保存及管理的各类文书、图纸档案及上墙资料文档。项目竣工验收后，将按规定移交城建档案馆、物业公司、公司档案管理部门。四、职责工程部负责按照本指引执行本部门文档的管理工作：负责对外发放的项目文档及对内重要信息文档的审核、批准；负责按照相关文件的规定进行过程管理活动。相关部门按照公司相关文件的规定提供项目各阶段的必要文件及相关配合。五、关键活动描述项目文档分类项目文档的分类（具体参见《项目文档分类对照表》）工程部上墙资料文档登记与流转工程部发文1)工程部发文分为“以公司名义发文”和“以工程部名义发文”两种。以公司名义发文即“公司发文”，具体要求及程序见《公文管理制度》。以工程部名义发文即“工程部发文”，工程部发文统一以工作指令、联系函两种形式下发，相关规定如下：工作指令工作指令是技术经济类文件，分为设计变更类和非设计变更类。设计变更文件应按照“设计变更审批表”、“工作指令单”、“设计变更确认单”、“设计变更统计表”的顺序装订，应单独存一份作为竣工图变更文件移交城建档案馆。非设计变更类指令单包含现场签证、奖励或违约扣款等，应按照“非设计变更审批表”、“工作指令”、“相关附第3页共6页件”的顺序装订。工程文员应跟踪工作指令的审批过程直至下发、存档。并定期对工作指令下发的情况进行清查，保证文件及时下发、避免漏发重发等现象。联系函联系函是工作指令以外的其他发文，如工程部对垄断部门工作联系往来的文件；工程部直接对施工单位来函回复的文件；表扬信、确认函等。2)发文流程：经办人根据部门发文模板拟稿，经部门负责人或授权人审批同意后，由工程文员加盖部门公章后发出，并保存原件并进行台账登记、归档。工程部收文1)工程部收文是指来自总承包单位、分包单位、材料设备供应商、其他单位（包含政府部门、公司其他部门等）所有外来单位的文件。所有收文统一由工程文员接收，并进行第一次台帐登记，初步登记收文的基本信息。在文件反面加盖“文件传阅章”，第一时间送至工程部经理或授权人签署指定传阅人（如为政府部门的收文须抄送公司信息管理负责人及档案部门）。最后，由工程文员跟进文件传阅直至完成，进行第二次台帐登记，注明存档时间并将文件存入盒内。如有电子文件传阅的，纸质文件经台帐登记即可直接存档。2)收文流程：工程文员负责接收部门文件并进行台账登记，盖传阅章后进行统一分发至相关人员。文件管理1)工程部所有收发的原件统一由工程文员登记存档，并在完成签批、传阅的3个工作日内，按《项目文档分类对照表》分类、登记，最后在文件右上角加盖归档章归档。2)存档统一使用A4幅面（297mm*210mm）、42mm厚度的纸质资料盒，并粘贴文档盒脊目录。盒脊目录格式示意图：第4页共6页①表示“文件类别”。例如：总包档案、成本档案等。②表示“项目名称”。。③表示“文件名称”，名称前需加“项目分期”区别。例如：四期工作指令等。④表示“编号规则”。例如：LC-部门简称(项目简称)-采购-XX1，取其前面“LC-部门简称(项目简称)-采购”。⑤表示“流水号范围”。例如：“LC-部门简称(项目简称)-采购”合同档案盒内有0001—0030号，则标注“0001—0030”。3)文档盒应建立“卷内目录”，目录格式可按电脑台帐表格为框架，文件标题需更改成“卷内目录”，并打印放在盒内文件最上。如一个文件盒存放多类文件，需分别建立“卷内总目录”、“卷内分目录”，以便对存档文件进行检索。印章管理1)工程部公章工程部公章用于以部门名义张贴、外发（公司级别以外）的各种通知类文件，及工作指令、工程指示。但不得用于对外各类合同、协议，或可能构成公司利益受损的非法使用。凡需使用工程部公章的文件须经部门经理或授权人的签字、批准，具体操作要求及程序见《印鉴管理制度》。2)工程部工作章在文档流转中，为识别不同阶段或用途，而加盖的工作章。比如“文件传阅章”、“受控章”、“归档章”、“作废章”等。文件传阅章示意图：文件传阅章[DocumentPassroundStamp]姓名[Name]执行[Action]需知悉[Reference]（图纸）受控章示意图：第5页共6页受控[Control]文件归档章示意图：归档[Archive]日期[Date]:文件作废章示意图：作废[Cancellation]日期[Date]:文档借阅工程部内部人员借阅项目文档必须办理借阅登记手续，填写《文档借阅登记表》；工程部以外人员借阅项目文档时，须填写《项目文档外借审批单》。借阅原件使用完毕应及时归还工程文员，一周以上时间未归还的文档，工程文员应负责催还。借阅方式一般有借阅、查阅、复印和网络查询四种：1)“借阅”指文档原件需借出的使用方式；2)“查阅”指在资料室内查看，文档原件不需借出的使用方式；3)“复印”指将文档原件进行复印借出的使用方式；4)“网络查询”指具备一定的查阅权限内，通过档案管理系统中查询有关文件的使用方式。文档移交移交城建档案馆按照当地法规要求进行移交。移交物业公司具体参照《工程物业移交作业指引》。移交公司档案管理部门除移交城建档案馆、物业公司的文件外，工程部应按分期将其他文件移交档案管理部门，并提交目录清单与相关电子光盘。文档作废与销毁因文件错办或其它原因需要作废，工程文员应及时回收，并加盖作废章进行标识，作废第6页共6页原件应单独存档备查。其他相关要求工程部需要求施工方按规定填写统一、标准的表格，确保资料填写规范。监理日志作为日常工作制度，工程部所有工作人员必须按时按质完成。工程部负责人应定期或不定期对资料工作情况进行检查、监督和指导。六、支持性文件流程及作业指引工程物业移交作业指引印鉴管理制度表单及模板（参考）项目文档分类对照表