WORD操作常识与技巧(精心整理)★★

操作常识与技巧人无常识百事难成Word操作常识与技巧提要与Word常识简介Word实用小技巧Word常用组合快捷键F1～F12快捷键人无常识百事难成一、Word常识简介认识Word文档的编辑文档的排版和打印人无常识百事难成（一）认识WordWord的启动Word的退出Word的窗口界面人无常识百事难成台式电脑键盘示意图主键盘区编辑键区辅助键区功能键区状态指示区人无常识百事难成Word启动1234单击开始/程序/office2003/Word双击桌面上Word的快捷图标在桌面空白处点击右键，选择新建目录下的word人无常识百事难成Word的退出单击标题栏右上的关闭铵钮；双击标题栏左侧的W符号；单击文件/退出；按组合键Alt+F4。人无常识百事难成Word的窗口界面人无常识百事难成（二）文档的编辑新建文档输入内容保存文档编辑文档人无常识百事难成如何改变文件保存位置（二）文档的编辑先打开一个文档再选择［文件］→［打开］→选择［查找范围］目标文件夹→点击右上角［工具］→点击［添加到我的位置］，查找范围一列就添加一个新的位置就是新增加的保存位置。人无常识百事难成如何改变文件默认保存位置（二）文档的编辑选择［工具］→［选项］→［文件位置］→文件类型选为“文档”→［修改］，选文档保存位置→［确定］按钮人无常识百事难成（三）文档排版和打印页面设置页面排版打印预览和打印人无常识百事难成二、Word实用小技巧同一文档页面有纵有横Word插入文件、表格、图片Word文档的修订与比较查找和替换批量删除软回车、空行保存的技巧在多个文档中自由切换一篇文档设置不同的页眉页脚Word自动生成目录邮件合并功能妙用文本输入时插入几种线型人无常识百事难成（一）同一文档页面有纵有横“页面设置”。适合于文档末尾插入横向表格。将光标移到表格之前，“文件”-“页面设置”-“纸张大小”-“横向”，从“应用于”下拉列表框中选择“插入点之后”选项，然后单击“确定”按钮。人无常识百事难成（一）同一文档页面有纵有横利用分隔符中设置，适用于文档页面中。需在文档中插入一个横向表格，保证表格前后的内容仍为纵向。“插入”-“分隔符”-“下一页”。设置后再按“文件”-“页面设置”-“本节”-“横向”。人无常识百事难成（二）Word插入文件、图片、表格插入文件：“插入”-“插入文件”-“查找范围”-“文件名”-“插入”；也可复制后“编辑”-“选择性粘贴”（文字或图片）均可。OR人无常识百事难成（二）Word插入文件、图片、表格插入图片。“插入”-“图片”-“来自文件”等路径进入，粘贴后需要调整大小、位置等。人无常识百事难成（二）Word插入文件、图片、表格插入表格。“表格”-“插入”-“表格”；插入Excel表格（图片或文字形式粘贴）。人无常识百事难成（三）Word文档的修订与比较工具-修订。选中修订功能后，增添加文字时会现修订标记。删除文字时，删除的内容会出现在批注框中。单击“审阅窗格”按钮，在修订处单击右键，选取“拒绝删除”即可恢复未修订前的样子。“接受对文档所做的所有修订”就接受所做的修订。修订人无常识百事难成（三）Word文档的修订与比较打开两篇需要比较的文档后单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令，窗口会自动以平铺方式排列，同时显示出并排比较工具条，上面有三个按钮。并排比较人无常识百事难成（三）Word文档的修订与比较首先打开需要比较的源文档，后执行“工具→比较并合并文档”命令，在弹出的对话框中选择要比较的修改、审阅后的文档，选中“精确比较”以及“查找格式”复选框，然后单击“比较”按钮。精确比较人无常识百事难成（四）查找和替换查找：Ctrl+F人无常识百事难成替换：Ctrl+H注意：“高级”按钮可对字体、段落、样式等进行设置（四）查找和替换人无常识百事难成（五）批量删除软回车、空行删除软回车符↓。上网下载资源到WORD后会出现很多软回车符号“↓”，在“查找内容”栏输入“^l”，“替换为”栏输入“^p”或在“替换”栏留空格。l是小写的L，p为小写。删除段落符←。”编辑”-“替换”-“查找和替换”-“高级”-“查找内容”-“特殊字符”-“段落标记”，“^p”出现在文本框内，再输入一个“^p”，在“替换为”文本框中输入“^p”或空格，即用“^p”替换“^p^p”，然后选择“全部替换”，多余的空行不见了。人无常识百事难成（六）保存的技巧一次保存多个文件（关闭同理）。想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可，按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。人无常识百事难成（六）保存的技巧快速保存。每次只保存改变过的内容执行“工具→选项”，在“保存”选项卡中，选择“允许快速保存”。把“自动保存时间间隔”调小，一般改为一分钟。人无常识百事难成（七）在多个文档中自由切换在“窗口”菜单中选择文档名（常规方法）在“文件”任务栏选择文档名快捷键：Ctrl+F６（前），Ctrl+Shift+F6（后）OR人无常识百事难成（七）在多个文档中自由切换“工具”-“自定义”-“命令”-“类别”-“所有命令”-WindowList，选中它，用鼠标按住不放拖出来放到任意一个工具栏上。多了一个“其他窗口”的按钮。人无常识百事难成（八）一篇文档设置不同的页眉页脚将光标分别定位于每个需要使用新页眉的位置，然后执行“插入”菜单→“分隔符”命令，选中“分节符类型”中的“下一页”选框后点击确定按钮，并以此为例对整份文件进行分节处理。人无常识百事难成（八）一篇文档设置不同的页眉页脚文章分好节以后，点击“视图”菜单→“页眉与页脚”→第1节输入“2012年工作回顾”字样。“视图”→“页眉与页脚”工具栏→“显示下一项”→页眉处由第1节变成第2节，右上角现“与上一节相同”的字样,占击“链接到前一个”切断第2节与前一节的页眉内容联系，然后在第2节页眉处输入“2013年主要目标任务”，余类推。输入第2节页眉人无常识百事难成（九）Word自动生成目录用“格式”→“段落”→“大纲级别”设置后返回“页面”视图，然后“插入→索引和目录”，根据需要设置目录级别。人无常识百事难成（九）Word自动生成目录在“格式”菜单中点击“样式”，设置自己喜欢的“标题1”、“标题2”等的字体、字号和缩进量等。把各章节中的标题文字分别按不同的级别设置成“标题1”和“标题2”等。设置好全文后，将光标移到希望插入目录的地方，点击“插入”菜单中“（插入）索引和目录…”的菜单项，目录设置完成。人无常识百事难成（九）Word自动生成目录插入-引用-索引和目录正文内容变化时更新目录人无常识百事难成（九）Word自动生成目录统一设置目录样式和格式人无常识百事难成（十）邮件合并功能的妙用新建一个EXCEL文档，A1中输入“序号”两个字（也可以是任意字符），A2中输入000001，按住Ctrl键，拖动A2单元格边框的右下角小黑块（即填充柄），向下直至到A51格，就会取得000001-000050的自动编号，保存文件。序号打印文本人无常识百事难成（十）邮件合并功能的妙用打开需要打印的word文档→点击[工具]→[信函与邮件]→同时打开[邮件合并][显示邮件合并工具栏]→[邮件合并]中[信函][下一步][选取收件人][浏览]→打开刚保存的excel文件→[确定]→[序列号]→[全选]序号打印文本人无常识百事难成序号打印文本（十）邮件合并功能的妙用在你需要插入序号位置点击→[邮件合并工具栏]→[插入合并域]→[序号]→[插入]→[关闭]。点击[合并到打印机]→[从1到30]→[确定]，就自动打印出从000001到000030份资料。人无常识百事难成（十）邮件合并功能的妙用新建一个EXCEL文档，输入“姓名”、“职务工资”、“级别工资”、“应发工资”、“实发工资”等项内容后保存文件。人无常识百事难成（十）邮件合并功能的妙用建立工资条word文档→[工具]→[选项]→[常规]→勾选[打开时确认转换]→[关闭]人无常识百事难成（十）邮件合并功能的妙用点击[工具]→[信函与邮件]→同时打开[邮件合并][显示邮件合并工具栏]→[邮件合并]中[目录][下一步正在启动文档][使用当前文档][选取收件人]→[浏览]→[选取数据源]→打开刚保存的excel文件→[MSexcel工作薄通过DDE（*.xls)→[确定]→[邮件合并收件人]→[全选]→[确定]打印工资条人无常识百事难成（十）邮件合并功能的妙用点击[邮件合并工具栏]→[设置文档类型]→[目录]→[确定]点击[邮件合并工具栏]→[插入域]依次插入工资条中的内容点击[邮件合并工具栏]→[合并到新文档]→[全选]→[确定]→形成一个新文档[目录1]改名为[4月份工资条]打印工资条人无常识百事难成（十一）输入时插入几种线型键入三个或更多的连字符并按下回车键，可以在一个段落上面放一条直线。键入三个或更多的下划线并按下回车键，可以在一个段落上面放一条粗线。键入三个或更多的“*”号并按下回车键，可以在一个段落上面放一条打点线。键入三个或更多的“#”号并按下回车键，可以在一个段落上面放一条装饰线。键入三个或更多的“~”号并按下回车键，可以在一个段落上面放一条波浪线。键入三个或更多的“=”号并按下回车键，可以在一个段落上面放一条双线。人无常识百事难成（十二）其他技巧Ctrl+鼠标：放大或缩小Word文件设密预览时照样可编辑文件Word中的快速粘贴在Word精确移动对象把Word文件变成JPG图片Word二栏及以上文档页码设置人无常识百事难成三、Word常用组合快捷键保存：CTRL+S复制：CTRL+C粘贴：CTRL+V剪切：CTRL+X版权符：Alt＋Ctrl＋C注册符：Alt＋Ctrl＋R关闭：Ctrl+W撤消上一操作：Ctrl+Z重复上一操作：Ctrl+Y人无常识百事难成三、Word常用组合快捷键上标：CTRL+SHIFT+=（方便输入平方立方N次方）下标：CTRL+=加粗：CTRL+B倾斜：CTRL+I下划线：CTRL+U选择：按住SHIFT然后按上下左右方向键选择选取光标所在的句子：Ｃtrl+单击选取光标所在的一段话：shift+最后一字缩小字号：Ctrl+[放大字号：Ctrl+]人无常识百事难成四、F1～F12快捷键F1：打开帮助。Shift+F1：打开帮助工具(小问号)。F2：剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。Shift+F2：复制选中文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴复制的文本。Alt+Ctrl+F2：打开文件。Ctrl+F2：打印预览。Alt+Shift+F2：保存文件F3：输入某条“自动图文集”词条的名称后，按下此键，即可将名称转换成该词条。Shift+F3：切换选中的西文字符的大小写F4：重复上一步操作（文字、图片、表格等）。Alt+F4：关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出Word人无常识百事难成四、F1～F12快捷键F5：打开“查找与替换”对话框，并选定“定位”标签。Alt+F5或Ctrl+F5：将所有打开的Word文档最大化窗口还原到原来大小。Ctrl+Shift+F5：写书签F6：在任务窗格与文档窗口之间切换。Alt+F6或Ctrl+F6：在多个打开的文档窗口之间来回切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。F7：实施拼写检查。Ctrl+F7：当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以移动窗口人无常识百事难成四、F1～F12快捷键F8：Alt+F8：打开“宏”对话框，用以运行宏命令。Ctrl+F8：当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以调整窗口的大小F9：Ctrl+F9：插入一个域记号“{}”F10：激活菜单栏F11：Ctrl+F11：锁定选中的域，