任务2商务谈判前的准备过程

任务2商务谈判前的准备过程掌握商务谈判信息的收集和整理。了解商务谈判人员应具备的素质。学会制订商务谈判方案。完成模拟谈判的练习。学习目标课程安排（分项任务）2.1商务谈判调研2.2商务谈判人员的配置2.3商务谈判环境的配置2.4商务谈判方案的制订2.5模拟谈判2.1商务谈判调研调研的目的2.1.1调研的内容——商务谈判信息2.1.2谈判信息收集的渠道和方法2.1.3谈判信息的整理和分析2.1.42.1.1调研的目的知己（熟悉本企业产品的优势，制订出合理的价格，同时了解本行业的价格现状和趋势，以免对手在谈判中用其他企业的价格来压低你的报价。）知彼（收集谈判对手的信息，主要包括企业信息和谈判代表信息两个方面。企业信息：企业背景、企业规模、资金情况、信用等级、价格政策、行业地位、市场份额；谈判代表信息：职位、授权范围、性格爱好、谈判风格等）知情（收集谈判环境信息：政治稳定性、经济政策、社会文化习俗、基础设施条件、市场发展趋势等）2.1.2调研的内容——商务谈判信息环境信息市场信息竞争者信息谈判对手信息谈判者自身信息贝尔是一位卡车推销员。一次，他向客户推销载重量大的卡车，没想到他的竞争对手，专卖小马力卡车的山姆也在场。山姆告诉这位客户，他们从来不卖载重量大的卡车，操作麻烦还费油。客户听了有些犹豫，但是贝尔还是想说服客户。他首先想知道卖方究竟是否有意购买大马力的载重车，于是他采用了巧妙的方法来探知对方的想法。以下是他们的对话。贝尔：你们那里是冬季比较长吧，如果车在丘陵地区形势，机器和车身承受的压力是不是比正常情况下要大一些啊？客户：是的。贝尔：你冬天出车的次数比夏天多吧？客户：是的，我们夏天的生意不是很好。由此，贝尔知道了客户的生产销售有季节性差异这一特点。贝尔：有时货物太多，又在冬天的丘陵地区形势，汽车是否经常处于超负荷状态？客户：对，经常会遇到这种情况。贝尔：那么，你觉得是什么因素决定买一辆车值不值呢？客户：当然要看使用寿命了。这时，比尔已经知道了对方买车时会比较留意质量。于是，他说：“从长远来看，一辆车总是超负荷，另一辆车从不超载，你觉得哪一辆寿命更长呢？”客户：当然是从不超载的那一辆了，但是我们的货物量很大，每次又不能少装啊。解析：本案例中，贝尔并不是漫无目的地问对方问题，而是有针对性地问。在不知不觉的提问过程中，已经很巧妙地掌握了对方的重要信息，从而为谈判成功奠定了基础。2.1.3谈判信息收集的渠道和方法1.信息收集的渠道计算机网络各种印刷媒介广播电视媒体各种统计资料或调查报告各种专业机构各种会议各方知情人士2.收集信息的方法调查法观察法实验法访问法问卷法咨询法评价信息（辨别信息的真实性、可靠性、重要性）筛选信息（查重法、时序法、类比法、评估法）对信息进行分类（项目分类法、ABC分类法、从小到大分类法）保存信息（分类后归档保存，以便查阅）2.1.4谈判信息的整理和分析2.2商务谈判人员的配置谈判团队的规模2.2.1谈判团队的人员构成2.2.2谈判人员的素质2.2.3谈判人员的能力要求2.2.4谈判人员的分工2.2.5个人谈判（谈判者单打独斗，美国人喜欢用这种方式）集体谈判（发挥集体智慧，谈判人员知识互补）组建谈判团队的标准（有利于提高谈判团队的工作效率、有利于实现有效的管理幅度、有利于谈判团队人员之间的调换）2.2.1谈判团队的规模2.2.2谈判团队的人员构成首席谈判代表专业人员商务人员法律人员翻译人员记录人员1.首席谈判代表素质要求：（1）阅历丰富，目光长远。（2）具有审时度势、随机应变和果断决策的能力。（3）擅长控制和协调谈判团队各成员的能力。工作职责：（1）监督谈判的程序。（2）掌握和控制谈判的进程。（3）听取专业人士的意见和建议。（4）协调谈判团队各成员的意见。（5）对于谈判过程中的重要事项作出决定。（6）代表组织签约。（7）汇报谈判工作。首席谈判代表一般选择那些富有实战谈判经验的谈判专家。工作职责如下：（1）同谈判对手进行专业细节方面的磋商。（2）修改草拟谈判协议的有关条款。（3）向首席谈判代表提出解决专业问题的建议。（4）为最后决策提供专业方面的论述。技术精湛的专业人员在工程项目或科技项目的谈判中有着至关重要的作用，他们专业技能精湛，可以发现双方谈判过程中的细节或漏洞，以免为己方带来不可估量的损失。2.技术精湛的专业人员素质要求：（1）熟悉经济理论及财务知识。（2）掌握谈判心理，熟悉谈判策略和技巧。（3）善于表达和沟通，具备洞察对方心理的能力。（4）掌握必备的商务礼仪，言谈举止得体大方。工作职责：（1）阐明己方参加谈判的愿望和条件。（2）摸清谈判对手的意图和条件。（3）找出双方的分歧和差距。（4）掌握该项谈判总的财务状况。（5）了解谈判对手在项目利益方面的期望实现的目标。（6）分析修改中的谈判计划所带来的收益变动情况。（7）为首席谈判代表提供财务方面的建议。（8）在正式签订协议或合同前提供财务数据和财务分析报表。3.业务熟练的商务人员素质要求：（1）有良好的法律基础，掌握丰富的法律知识。（2）熟悉经济法、合同法等相关法律。工作职责：（1）确认谈判对手的法人资格。（2）监督谈判在法律允许的范围内进行。（3）检查法律文件的真实性、准确性和完整性。4.精通经济法的法律人员素质要求：（1）掌握多种语言，能正确进行解释和沟通。（2）能通过语言识别他人的心理和言外之意。工作职责：（1）准确地传达谈判双方的意见、立场和态度。（2）缓解谈判气氛，挽救谈判失误。（3）对于主谈人的谈话内容如果觉得欠妥，可提示主谈人，但必须以主谈人的意见为最后意见。在国际商务谈判中，翻译人员还不能像外商表达翻译的个人意见。5.熟练业务的翻译人员素质要求：（1）具有熟练的文字记录能力。（2）具有一定的专业基础知识。（3）具有较好的总结归纳能力和较强的记忆力。工作职责：准确、完整、及时地记录谈判的内容。6.记录人员政治素养：维护国家的主权和利益，维护民族尊严，维护企业的利益。团队合作精神：发挥谈判团队各成员的优势，形成合力。忠于职守，遵守职业准则：不假公济私，不以牺牲企业甚至国家的利益而谋取私利，而应礼貌待人、诚心诚意、言而有信。坚持平等互利：明确谈判的最终目标是达成双赢，不能以最大程度满足己方利益为基础而强迫对方让步，而是坚持互惠互利。2.2.3谈判人员的素质1.道德素质2.气质性格特征气质：（1）胆汁质：对对情绪的刺激非常敏感，意志容易动摇，没有信心，往往宁可谈判以失败告终，也不愿意做成一笔勉强令人满意的交易。（2）多血质：热情、有能力，适应性强，喜欢交际，精神愉快，机智灵活，能够适应各种谈判气氛和环境，比较容易同对方相处，能够活跃谈判气氛，在谈判桌上往往趋于“关系型”。（3）黏液质：有耐久力，态度稳重，不卑不亢，不爱空谈，严肃认真，注意力不易转移，因循守旧，对事业缺乏热情。（4）抑郁质：办事稳妥可靠，做事坚定，能克服困难；但比较敏感，易受挫折，孤僻、寡断，疲劳不容易恢复，反应缓慢，不图进取。性格：要求大方而不轻佻，爽快而不急躁，坚强而不固执，谦虚而不虚伪，谨慎而不拘泥，幽默而不庸俗等。3.知识素质（T形知识结构）横向知识结构：（1）我国有关经济贸易的方针政策及我国政府颁布的有关法律和法规。（2）某种商品在国际、国内的生产状况和市场供求关系；价格水平及其变化趋势的信息。（3）产品的技术要求和质量标准；有关国际贸易和国际惯例知识。（4）国外有关法律知识，包括贸易法、技术转让法、外汇管理法及有关国家税法方面的知识。（5）各国、各民族的风土人情和风俗习惯。（6）可能涉及的各业务知识、金融知识、市场营销知识等。纵向知识结构：（1）丰富的专业知识，即熟悉产品的生产过程、性能及技术特点。（2）熟知某种(类)商品的市场潜力或发展前景。（3）丰富的谈判经验及处理突发事件的能力。（4）掌握一门外语，最好能直接用外语与对方进行谈判。（5）懂得谈判的心理学和行为科学。（6）了解谈判对手的性格特点等。合格的谈判人员应该是”全能型专家”，既通晓技术、商务、法律和语言，具备T形综合知识，又能够专长于某一个专业或领域。6.身体素质坚韧顽强的意志力高度的自制力良好的协调能力5.礼仪素质4.心理素质2.2.4谈判人员的能力要求能力包括智能和技能两个方面。智能，是智慧和能力的统称，即认识、理解客观事物，并运用知识、经验等解决问题的能力，如观察、记忆、想象、思考、判断和决策等能力。技能，是指掌握和运用专业技术的能力，如市场调查与预测技术、计算技术、论辩技术、经济活动分析技术、商品检验技术等。良好的语言驾驭能力。运筹帷幄的能力。一定的观察能力。随机应变的能力。创造性思维的能力。2.2.5谈判人员的合作与分工谈判中的合作：主要是确定不同情况下的主谈人与辅谈人，以及处理好他们之间的职责和相互配合的关系。谈判中的分工：（1）技术条款谈判中，处于主谈人地位的应该是专业技术人员，辅谈人是经济人员和法律人员。（2）商务条款谈判中，侧重的是商务方面，因此商务人员和经济人员应担当主谈人，而专业技术人员和法律人员则处于辅谈人的位置，专业技术人员提供技术方面强有力的支持，给予密切的配合。（3）法律条款谈判中，在涉及合同中的某些具有专业性的法律条款谈判时，主谈人应该是法律人员，并对合同条款的完整性和合法性负有主要责任，其主要任务是从商务和法律的角度为技术主谈人提供咨询意见，对主谈人的观点和意见提供支持。2.3商务谈判环境的配备谈判会场和座次安排2.3.1接待条件2.3.22.3.1谈判会场和座次安排1.谈判会场的设施配置谈判的会场应选择在距离谈判人员住宿较近的地方，远离闹市区和街道，以免周围嘈杂的环境影响到谈判人员的情绪和谈判能力的发挥。谈判的会议室首先应保持整洁、宽敞，光线充足，通风设备良好，并且要保证良好的通信设备，确保谈判人员能方面地打电话、电报；其次还应配备类似黑板、挂图等的视觉设备，以便谈判双方进行计算和图表分析时使用；再次，除非双方一致同意，否则不宜配备录音设备，毕竟录音设备有时反而会起到反作用，使谈判双方不能畅所欲言；第四，最好在举行会谈的会议室旁边，备有一两个小房间，以供谈判双方洽商机密事情；最后，谈判室旁边或附近应设有休息室，以供双方休息，放松一下紧张的神经，缓和彼此的对立气氛。此外，房间内的座椅要保证舒适，谈判所需的茶水、饮料、烟灰缸、笔、记事本、文件夹等服务也应安排妥当。2.谈判座次的安排横桌式座次安排竖桌式座次安排主席台甲方乙方丙方大门多边谈判主席式座次排列2.3.2接待条件做好接待的准备工作确定迎送规格：讲求对等对口，以示尊重。掌握抵达和离开的时间。1.迎送迎送是商务谈判开始和结束的一项重要工作，事关谈判能否顺利进行，因此，迎送必须善始善终，切忌虎头蛇尾。一方面，对应邀前来参加商务谈判的人士——无论是官方的人士、专业代表团，还是民间团体、友好人士，在他们抵达时，一般要安排相应身份的人员前去迎接；另一方面，谈判结束后，要安排专人欢送。2.住宿的安排商务谈判的主场谈判一方应当主动为对方安排住宿，一般应先征求对方对住宿的要求，然后再安排预定符合其要求的酒店，预定完成后要及时将酒店名称、房间号码和起止日期告诉对方。客场谈判一方应当事先与对方取得联系，确定住宿问题，以避免抵达谈判地点后再为住宿问题而奔波劳碌，耽误谈判准备的时间。3.宴请商务谈判中的宴请也是谈判接待的一项重要工作。宴请首先要确定宴请次数，一般一个谈判周期以3～4次为宜，其中接风和送别各一次是必需的，另外一至两次可以根据谈判的实际情况而定。2.4商务谈判方案的制订谈判方案的定义及作用2.4.1制订谈判方案的程序2.4.2商务谈判目标2.4.3谈判方案的内容2.4.4谈判方案的评价和选择2.4.5谈判方案的具体格式2.4.62.4.1谈判方案的定义及作用谈判方案的定义：是指谈判人员在收集和分析有关信息资料的基础上，确定谈判目标、谈判程序、谈判日程、谈判策略等所作的设计和规划，它为谈