Word文档排版与页面设置技巧

Word文档排版与页面设置技巧1、Word文档中巧妙实现首字下沉效果在报刊、杂志等一些特殊文档中，为了突出段落中的第一个文字，通常会使用首字下沉的排版方式。其具体操作步骤如下：（1）将插入点定位于需应用首字下沉的第一段文本的任意位置，选择“格式首字下沉”命令，打开“首字下沉”对话框。（2）单击“位置”栏中的“下沉”图标，在“选项”栏的“字体”下拉列表框中选择下沉文字的字体，在“下沉行数”数值框中设置下沉行数，在“距正文”数值框中设置下沉位置，单击按钮完成设置。2、一次性转换多篇文档的格式在Word中，可以一次性将Word文档与其他类型的文件（如.xls，.ppt，.wps或.html等格式的文件）进行相互转换。其具体操作步骤如下：（1）将要转换的文件保存到同一个文件夹中，在Word窗口中选择“文件新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。（2）单击“本机上的模板”超链接，打开“模板”对话框，单击“其他文档”选项卡，选择“转换向导”选项。（3）单击按钮，打开“转换向导”对话框。单击按钮，根据所需选择“将其他文件格式转换为Word文档”或“从Word文档格式转换为其他格式的文件”单选项，在其下方的列表框中选择要转换的文件类型。（4）单击按钮，分别单击“源文件夹”和“目标文件夹”栏后面的按钮，打开相应的对话框，选择源文件夹与转换后要保存到的目标文件夹。（5）单击按钮，在“可用文件”列表框中选择要转换的文件，如果全部都需要转换，可以单击按钮，将其添加到“转换文件”列表框中。（6）单击按钮，Word便开始自动转换选择的文件。（7）转换完毕，将打开提示对话框询问是否还需转换其他文件，单击按钮关闭对话框即可。3、中文的繁简体转换进行中文繁简转换的操作步骤如下：（1）选择“工具语言中文简繁转换”命令，打开“中文简繁转换”对话框。（2）在“转换方向”栏中选中“简体中文转换为繁体中文”单选项（如果是将繁体转换为简体，则选中“繁体中文转换为简体中文”单选项），单击按钮即可将文本转换为相应的繁体文本或简体文本。注意：如果转换时要将词汇一同转换，则需选中“转换时包括词汇”复选框。有些繁体字是异体字，并非简体中文的标准字型，只在中国台湾地区、香港特别行政区和澳门特别行政区使用，若要转换后的文字更具可读性，可取消选中“转换时包括词汇”复选框，再选中“使用港澳台地区的异体字”复选框。4、为3位数字设置带圈字符为3位数字设置带圈字符的操作步骤如下：（1）在文档中输入一个设为带圈字符的文字，如“圈”。（2）将输入的文字选中，选择“格式中文版式带圈字符”命令，打开“带圈字符”对话框，在“样式”栏中选择“增大圈号”样式，单击按钮，该文字自动转换为带圈字符。（3）在输入的带圈字符上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令，将带圈字符转换成域代码。（4）选择域代码中的圈号，按下【Ctrl+]】或【Ctrl+[】组合键对圈号的大小进行调整，当调整到合适大小后，将域代码中的数额改为要输入的3位数字即5、为单字设置稿纸样式为单字设置稿纸样式的具体操作步骤如下：（1）先选择要设为稿纸样式的文字，按【Ctrl+H】组合键，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡。（2）在“查找内容”下拉列表框中输入“^”，在“替换为”下拉列表框中输入“^&$”。单击按钮，Word将在所选的每一文本后加上“$”符号。（3）替换完成后将打开一个提示框，询问是否搜索文档的其他部分，单击按钮，再单击按钮关闭“查找和替换”对话框。（4）选择替换完成的文字，选择“表格转换文本转换成表格”命令，打开对话框。（5）在对话框下方的“文字分隔位置”栏中选中“其他字符”单选项，在其后的文本框中输入符号“$”，在上方的“列数”数值框中设置所需要的列数，如“25”。注意：该步操作中步骤的先后顺序不能颠倒，否则将无法得到所需的效果。（6）单击按钮，所选择的文字将按单字放到一个一个单元格中，且文本中的“$”符号也消失。（7）选择表格并在其上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。（8）在“表格”选项卡中单击按钮，打开“表格选项”对话框。（9）在“默认单元格边距”栏中的“上”、“下”数值框中均输入“0”，在“左”、“右”数值框中均输入“0.05”，以使文字均位于单元格的正中间，选中“允许调整单元格间距”复选框，并在其后的数值框中设置间距为“0.05厘米”。完成后，单击按钮，再关闭“表格属性”对话框。提示：第7~9步操作是对表格进行修饰，若对文档的稿纸样式无特别要求可省略这些操作。另外，在第9步操作中，可根据实际情况对“表格选项”对话框中的各选项进行设置。6、为文字标注特效拼音为文字标注拼音后，设置字体颜色时文字与拼音将会同时变色，运用“切换域代码”功能可以标注出与汉字不同颜色的拼音。其具体操作步骤如下：（1）在文档中输入需要标注拼音的文字，如“花好月圆”，将其选中。（2）打开“拼音指南”对话框，在其中设置拼音的字体、字号、对齐方式及拼音与汉字之间的偏移量。（3）单击按钮，将列表中的文字与拼音显示为一行，在“拼音文字”表格中利用空格键设置各个拼音之间的间距。（4）当对“预览”框中显示的效果满意后，单击按钮，上方便被标注了对应的拼音。（5）选择标注了拼音的文字，单击“格式”工具栏中“字体颜色”按钮右侧的按钮，在打开的下拉列表中选择一种字体颜色，如“蓝色”，将汉字与拼音同时设为蓝色。（6）在选择的文字上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令，将其转换为域代码。（7）在切换成的域代码中选择汉字部分，单击“格式”工具栏上“字体颜色”按钮右侧的按钮，在打开的下拉列表中为汉字选择一种字体颜色。（8）在域代码中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中再次选择“切换域代码”命令即可得到拼音与汉字不同色的效果。注意：Word每次最多只能为30个汉字标注拼音，如果要标注的文字较多时，则需分多次进行。7、为文字添加着重号在Word文档中，为了强调某些字或词，经常要给它们加上着重号。实现该功能有两种方法。方法一：选择要添加着重号的文本，选择“格式字体”命令，打开“字体”对话框的“字体”选项卡，在“所有文字”栏中的“着重号”下拉列表框中选择着重号即可。方法二：选择“工具自定义”命令，打开“自定义”对话框的“命令”选项卡，在左侧的“类别”列表框中选择“所有命令”选项，在右侧的“命令”列表框中找到“DotAccent”选项，并将其拖放到工具栏中，即在工具栏中添加“着重号”按钮。以后，只要在文档中选择需添加着重号的文本，再单击该按钮即可。8、为文本添加动态效果在Word文档中，使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉效果。为文本添加动态效果的操作步骤如下：（1）选择要添加动态效果的文字。（2）选择“格式字体”命令，打开“字体”对话框，单击“文字效果”选项卡。（3）在“动态效果”列表框中选择所需的效果，如“赤水情深”、“礼花绽放”、“七彩霓虹”等，单击按钮应用设置。9、为文档制作封面一般我们在做论文、报告或杂志时，都需要为文档设置一个封面，Word2007提供了一个预先设计好的封面样式库，可以帮助用户在文档的首页自动插入精美的封面，非常方便。其具体操作步骤如下：（1）打开一个已编辑好的文档，将插入点定位到文档的任意位置，单击“插入”选项卡，在“页”组中单击“封面”按钮，在打开的下拉列表中选择一种封面样式，如“现代型”。（2）文档首页即插入选择的封面，在其中提示输入信息的位置输入适当的信息，保存文档即可。10、文档添加稿纸Word2007提供了一个“稿纸设置”功能，能够将文档的页面格式设置为作文稿纸样式，以利于写文章。这样制作出来的稿纸能够与其他非稿纸形式的内容并存于同一文档中，便于打印。为文档添加稿纸的操作步骤如下：（1）单击“页面布局”选项卡，在“稿纸”组中单击“稿纸设置”按钮，打开“稿纸设置”对话框。（2）在“网格”栏的“格式”下拉列表框中选择一种稿纸样式，在其下的“行数×列数”和“网格颜色”下拉列表框中分别选择网格的大小和颜色。（3）在“页面”栏中设置纸张大小和方向，在“页眉页脚”栏中设置页眉和页脚内容及对齐方式。（4）单击按钮，稍后文档页面就会转变为所设置的稿纸样式。11、部分文档创建不同的页眉和页脚创建页眉和页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉和页脚。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚，可使用下面的方法。（1）将插入点定位于要使用不同页眉和页脚的文本起始处，选择“插入分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，在“分节符类型”栏中选中“连续”单选项，单击按钮在当前位置插入一个分节符。（2）进入“页眉和页脚”视图，单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮，使其呈未按下状态，即取消该页的页眉和页脚与前一页页眉和页脚的链接状态。（3）输入要设置的页眉或页脚，Word将自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。（4）要为下一节创建不同的页眉和页脚，可重复步骤1～3。12、任意修改字符间距修改字符间距的操作步骤如下：（1）选择要调整字符间距的文本，选择“格式字体”命令，或在选择的文本上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，从中选择“字体”命令，打开“字体”对话框。（2）单击“字符间距”选项卡，在“间距”下拉列表框中选择“加宽”或“紧缩”选项，在右边的“磅值”数值框中输入所需的值，单击按钮应用设置。13、任意修改行距在编辑文档时，有时需要修改行距，这时可以在“段落”对话框中进行修改，达到任意设置行距的目的。其具体操作步骤如下：（1）选择要设置行距的文本内容，选择“格式段落”命令，或在选择区域中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框。（2）单击“缩进和间距”选项卡，在“行距”下拉列表框中选择“固定值”选项，在右边的“设置值”数值框中任意输入所需的值，单击按钮。14、使用快捷键使字号无极限缩放经常可以看见办公室或户外张贴的用Word制作的公告和宣传标语，其字号都特别大。Word在“字号”下拉列表框中默认提供的最大字号是“初号”。按下面的方法可以随心所欲地设置文字的字号。（1）选择需进行字号缩放的文字，按住【Ctrl】键不放，连续按右中括号所在的键位，可逐渐增大字号。（2）在增大过程中若需要减小字号，则在按住【Ctrl】键的同时按左中括号所在的键位，即可缩小字号。15、使用快捷键快速设置行距编辑文档时可使用快捷键改变段落的行距，方法是：选择需要调整行间距的文本，按【Ctrl+1】组合键将其设为单倍行距；按【Ctrl+2】组合键将其设为2倍行距；按【Ctrl+5】组合键将其设为1.5倍行距。16、使用快捷键法实现段落首行精确缩进在“段落”对话框中设置缩进的好处是可以精确地控制缩进量，但每次都需要手动输入数值。其实，运用快捷键也可以轻松实现段落首行缩进。其方法为：将插入点定位在要缩进的段落或行中，按住【Alt】键的同时用鼠标拖动水平标尺上的段落标记，此时标尺将出现数值，它显现出当前缩进量，单位是“字符”。以这种方式拖动时，段落将进行微量移动。17、使用智能标记快速恢复编号在为文本添加编号时，有时需中断编号，而在一定的位置又要恢复编号。此时，可在文档中使用智能标记来达到此目的，具体操作步骤如下：（1）在已添加自动编号的段落后按【Enter】键，插入点跳到下一行，同时自动出现编号。（2）按【BackSpace】键删除该段的自动编号，输入一段或几段常规文本。（3）输入完毕按【Enter】键进行分段，插入点跳到下一行，单击“格式”工具栏中的“编号”按钮，Word重新开始编号，同时在编号前面出现“自动更正选项”智能标记，单击其右侧的按钮，在打开的下拉菜单中选择“继续编号”命令，则编号将接着停止的序号继续编号。注意：使用本技巧的前提条件是开启了显示“自动更正选项”按钮的功能。开启方法是，打开“自动更正”对话框，单击“自动更正”选项卡，选中“显示‘自动更正选项’按钮”复选框，单击按钮。18、使用查找替换功能为文档分页从网络上下载的Word文档，有时是几篇文章集中在一起的，