商务接待礼仪

主讲人：王晓聪广州市轻工技师学院——有“礼”走遍天下2NoProtocol,NoSuccessfulCause讲究商务礼仪，有助于塑造和维护企业的形象。企业中的商务人员，在与他人接触时，其得体的言行举止，都在产生着塑造企业形象的作用。商务人员是企业的代表，其良好的个人形象，也代表着企业的形象，会给企业带来有形和无形的财富。合适得体的商务礼仪有助于提高人们的自身修养。越来越多的企业都把商务礼仪作为员工基本的知识要求。据统计，日本每年要花费大约四亿美元为其员工进行商务礼仪培训。一、接待准备环境准备做好接待的物质准备：必备接待物品和辅助用品。①环境准备包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯。②办公用品的准备包括前厅和会客室接待工作心理准备接待人员应具备良好的待客心理，其核心就是要求事事处处有强烈的“角色意识”、“服务意识”，体现出一个“诚”字，即接待人员应站在对方的立场上，将心比心，以诚相待，是接待的重要原则。业务知识和能力的准备1.企业的发展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况；2.较完备的资料，如当地宾馆名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。秘书的接待工作二、接待计划的制定与实施（一）了解来访者的基本情况制定接待计划1.收集基本情况；2.如果是重要外宾，上级部门领导则越详细越好（二）拟定接待方案1.确定接待规格；2.安排接待日程；3.明确接待形式；4.拟定接待人员名单；5.准备接待经费开支相关知识①高规格接待即主要陪同人员比来客的职位要高的接待。如上级领导派人员来了解情况，传达意见，兄弟企业派人来商量事项，都需要高规格接待。用高规格来接待来访者，可表现出主人十分的热情和重视，这种接待隆重、热烈；②低规格接待即主要陪同人员比来客的职位要低的接待，如上级领导或主管部门领导到基层视察，只能低格接待。这种接待要量力而行，避免因自己的接待而过分重视，出现铺张浪费的现象。③对等接待即主要陪同人员比来客的职位相近的接待，是最常用的接待方式。平等接待同样要求接待人员热情、礼貌，不可怠慢来访者。三、着装礼仪着装是一种无声的语言,它显示一个人的个性、身份、涵养和阅历等多种信息.得体的穿着打扮有助于塑造个人形象。所谓着装礼仪就是商务人员在工作岗位上的穿着打扮的礼仪规范.着装礼仪要求商务人员的穿着打扮应符合职业化特征和行业规范。（一）商务人员的着装原则应遵循国际上通行的穿衣原则:着装的TPO原则。TPO是Time/Place/Object三个单词的缩写.T原则是指着装打扮应考虑时代的变化、四季的变化及一天各时段的变化;P原则是指着装打扮要与场所、地点、环境相适应;场合不同，穿着应有所不同：工作场合庄重保守、社交场合时尚个性、休闲场合舒适自然。O原则是指着装打扮要考虑此行的目的.TPO原则的三要素是相互联系、相辅相成的,人们总是在一定的时间、地点、为某种目的进行活动,因此着装打扮应合乎礼仪要求.(二)西装礼仪西装是男性商务人员在正式的商务场合着装的优先选择.(西装有正装西装与休闲西装之分）男士穿西装基本要求：西装应配衬衫打领带和穿皮鞋；着装色彩搭配应遵守“三色原则”(即身上的颜色一般不宜超过三种,包括西装、衬衫，领带、鞋袜在内。最好选择深色西装、白色衬衫和黑色鞋袜.袜子跟皮鞋颜色应类似，至少是深色)衬衫与西装相配套,必须注意:衣扣要系上袖长要适度下摆要收好特别提醒：领带打好后，标准的长度以箭头到皮带扣处为宜，过长过短都不合适。补充：单排三粒扣，正式或休闲场合都适用，这种西服在穿着时只需要扣最上面和中间两颗，或者只扣中间一颗就可以了。如果里面穿着西装背心，则要把三粒扣子全部解开，且西装背心最底下一颗扣子也不能扣上。斜纹领带：果断权威，稳重理性，适合谈判、主持、演讲场合！圆点、方格领带：中规中距，按部就班，适合在初见面或见长辈、上级时用！不规则领带：活泼有个性有创意和朝气，适合酒会、宴会、舞会、约会！黑色西装：庄重大方、沉着冷静搭配：白衬衫+红黑领带中灰西装：格调高雅，端庄。搭配：暗灰衬衫+银灰色圆点领带咖啡色西装：风度翩翩搭配：黄褐色衬衫+咖啡色的方格领带深蓝色西装：格外精神浅蓝衬衫+暗蓝色小方格领带与公文包的搭配公文包的质地以真皮为宜,牛皮或羊皮的;最标准的公文包是手提式的长方形公文包.商务场合对男士穿着搭配有一个法则要求：三一律。即要求鞋子、皮带、公文包三者的颜色要一致，而且首选黑色。(三)套裙礼仪在正式的场合,最理想的职业女装是套裙.商务谈判、出国访问、参加国际会议等国际交往中，女士的正式服装是套裙。商务女士着装要求：整洁、大方套裙种类:随意型和成套型套裙.套裙的选择：套裙的上衣和裙子应选同一种面料;套裙的色彩：以冷色调为主(可选炭黑/茶褐/紫红/土黄/藏青等稍冷的色彩)；穿同色套裙,可采用与不同色的衬衫、丝巾、胸针等加以点缀；套裙一般以无任何图案或以圆点/条纹/格子图案为主;套裙穿着应注意的事项:长短适度注意场合协调妆饰套裙款式的变化主要集中在上衣的衣领和衣扣以及裙子的式样上.衣领:V字领/U字领/圆状领/一字领/束带领等衣扣:有无扣式/单排扣/双排扣(明扣或暗扣式)裙子式样:西装裙/一步裙/百褶裙/A字裙/旗袍裙/开叉裙等礼仪警示牌女性在正式场合穿套裙时,上衣的衣扣应全部系上(装饰作用的除外)与套裙配套的鞋子,应为皮鞋,而且以黑色的牛皮鞋最好(与套裙色彩一致的皮鞋也可以);鞋子应是高跟或半高根的船式皮鞋（系带式皮鞋、皮靴和皮凉鞋等都不合适,但正装凉鞋可以）;穿套裙时应穿袜子，袜子可以是尼龙丝袜或羊毛袜,最好是单色(如肉色/浅灰);高统袜和连裤袜是套裙的标准搭配。注意：袜子长度要适中，避免出现三截腿。（恶性分割：半截裙、半截袜子、露小腿一截.）1、包与鞋颜色一致无论是男士还是女士，出席重要商务场合，包与皮鞋的颜色应该一致.做好一下细节2、女士发型要文雅得体发型应文雅得体，梳理整齐、符合身份。头发不宜过长，一般商务场合不宜长于肩部。长于肩部要做技术性处理，不能随意披散开来。3、女士化妆要清新自然在社交场合，化妆是一种礼貌，是对自己和别人的尊重。要求化淡妆，保持清新自然。化妆应避人,不能在公众场合化妆。不准当众修饰自己4、男士腰带上不挂任何物品男士和女士的着装，有句行话:“女人看头，男人看腰”。商务场合尤其在涉外交往中,一个有社会地位的人，一个有层次的人，腰上不应挂任何东西(手机、钥匙、打火机之类).四、商务人员的交往礼仪——会面礼仪会面礼仪是指在与他人见面时应遵循的礼节规范和行为准则，包括：1.称呼礼仪2.问候礼仪3.介绍礼仪4.握手礼仪5.名片礼仪1、称呼礼仪案例鉴赏：张冠李戴的肖总大海公司的肖总为了参加在该市举办的经济技术开发洽谈会，已准备了很久。他一心想借此机会寻找一家合作伙伴，以拓展更大的市场。就像想象中的那样，洽谈会上来了不少肖总非常向往合作的企业，有几家也对大海公司的项目表示感兴趣。也许是连日的操劳或是过于兴奋，肖总在和这些公司负责人洽谈时，竟然连续发生了把人家姓名张冠李戴的现象，引起了对方的反感。他们觉得头脑如此不清晰的合作者，经营能力值得怀疑，因而都取消了合作的打算。正确地称呼人，是商务人员应具备的基本素养之一。它表明你懂得在交往中尊重别人，使交往对象感到被承认、尊重和信任。得体、恰当的称呼，不仅反映自身的教养、对商务伙伴的尊重程度，甚至还影响双方关系的发展程度。在商务交往中，称呼要求庄重、正式和规范。在称呼他人时应使用尊敬的衔称，一般是“就高不就低”。通用的称呼：使用（行政）职务的称呼：李局长、张经理，马主任、刘科长等；使用学位头衔、技术职称的称呼：博士、律师、教授、工程师、会计师等含金量较高的职称或学位；使用行业称呼：警官、老师、医生、司机等；使用泛尊称（按性别不同）：先生、女士、小姐、夫人等；直呼姓名：一般限于同事、熟人之间。商务交往中失敬的称呼：不用无称呼：没有称呼是失礼的，是没修养的标志。不用替代性称呼：如用号码代替客人，一号、二号……不用非正式称呼（庸俗称呼）：哥儿们、兄弟……不用非正式的简称：黄局、李处、倪董……不用地方性称呼:伙计、师傅、大妈、大叔、大哥、大姐（内地与北方）……不使用错误称呼：常见的是生僻姓氏的误读，如：区、乐、仇、单、解、卜、任、尉迟等。2、问候礼仪与人打招呼，是尊重他人的表示。问候的基本规矩（顺序）：地位低者应先向地位高者问候；男士应先向女士问候；晚辈应先向长辈问候；主人应先向客人问候。问候的方式：语言问候和动作问候语言问候：你好！早上好——上午10点以前晚上好——太阳落山之后语言问候总的原则：越简单越好。动作问候：点头、鞠躬、握手、拥抱、吻礼等。双方近距离相遇，一般使用语言问候；经常见面的人相遇时，可只点头相互致意；在特定场合（酒会、舞会）双方距离稍远时一般点头即可。在涉外交往中，与外国人见面时，根据交往对象、场合的不同，动作问候也不同。对日本、朝鲜等一些东方国家的人，最常见的礼节是鞠躬；欧洲人和美洲人常见的礼节是拥抱和握手，有时握手后还伴以吻礼。3、介绍礼仪—自我介绍介绍是商务交往中经常使用的方式，是商务活动开始的标志。介绍分：自我介绍和为他人作介绍在许多社交场合，为了结交一些朋友，需主动介绍自己，这就是自我介绍。介绍自己的目的是为了结识某人或大家。自我介绍自我介绍应注意：自我介绍的顺序；介绍时内容要全面、时间要简短；介绍时要自然大方，表达清晰，同时要把握好介绍的分寸；介绍时若单位和部门头衔较长，要注意第一次介绍时使用全称，以后才可以用简称。自我介绍内容：单位（全称）部门职务姓名您好！我是康佳集团上海分公司的公关部经理，我叫陈洁。（很高兴认识您，请多关照！）自我介绍顺序：地位低的人先向地位高的人作自我介绍。3、介绍礼仪—为他人作介绍为他人作介绍就是介绍不认识的人相互认识，或是把某人引见给其他人。为他人作介绍时（即你给别人作介绍），不仅要熟悉双方的情况，而且要特别注意介绍的礼仪顺序和介绍时的姿态。介绍顺序:给别人作介绍应遵循的原则：让尊者优先了解对方情况具体顺序把地位低者先介绍给地位高者；把年轻者（晚辈）先介绍给年长者（长辈）；把男士先介绍给女士；把公司人员先介绍给客户。以上几种方式，共同点是：介绍时遵循“尊者居后”原则，即先把身份、地位较低者介绍给身份、地位较高者，让尊者优先了解对方的情况，以表示对尊者的敬重之意（但在口头表达上，则是先称呼尊者，然后再介绍）介绍时的姿态：介绍时不可用单手指指点对方，而应手掌心向上，五指并拢，胳膊向外微伸且斜向被介绍者。向谁介绍，眼睛应注视着谁。被介绍者应微笑朝向对方。介绍完毕后,被介绍者双方一般应握手,彼此问候一下，(如：你好！很高兴认识你！)也可以进一步互递名片.介绍时一般应站立，但在宴会或会谈桌上可以不起立，微笑点头示意即可。介绍的语言：宜简不宜繁。较正规的介绍，使用敬辞，如:“XX小姐,请允许我向您介绍，这位是....。”较随便的介绍:如”XX先生,我来介绍一下,这位是.....”介绍内容:一般介绍双方的姓名/单位/部门/职务.不论是自我介绍还是给别人作介绍,被介绍双方态度都应友好、大方，切忌傲慢无理或畏畏缩缩.4、握手礼仪握手礼节源于古代欧洲人向对方表明手中未带武器,表明亲切友好之意.其后成为风尚,通行于欧美.辛亥革命后我国也习以为礼.在当今商务交往中,握手是最常使用的一种见面礼.握手的方式:双方各自伸出右手,彼此间保持一步左右的距离,手掌略向前下方伸直,右手四指并拢,拇指自然向上,握住对方,同时注意上身稍向前倾,面带微笑地注视对方.握手时伸手的先后顺序握手时应遵循的原则：尊者居前。上下级之间，上级先伸手；(职位高者先伸手,职位低者应先问候,然后伸手相握,体现对领导的尊敬)男女之间，女士先伸手；长晚辈之间，长辈先伸手；同级同辈之间，不分谁先伸手。注意:介绍