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ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能时间管理技能TimeManagementSkills主讲:TIMS核心管理技能之二ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能时间管理•对个人——是一种人生哲学。•对管理者——是最基本的管理技能。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能一、善用生命的资源二、第一、二、三、四代时间管理的理论和实践时间管理技能三、改变习惯,经营时间ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能关于时间的成语•光阴似箭•日月如梭•一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴•一年之计在于春,一日之计在于晨•十年树木,百年树人ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能中外名人对时间的描述:•子在川上曰:“逝者如斯夫,不舍昼夜。”(孔子)•多少事,从来急。天地转,光阴迫。一万年太久,只争朝夕。(毛泽东)•浪费别人的时间,就好像谋财害命一样。(鲁迅)ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能中外名人对时间的描述:•世界上最重要的东西是时间。(美)托马斯•爱迪生•你热爱生命吗?那么,别浪费时间,因为生命是由时间构成的。(美)本杰明•富兰克林•根据我的观察,大多数人的成就是在别人浪费掉的那些时间里取得的。(美)亨利•福特ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能时间的特质:1.公平。2.即时。(不能存储,一去不复返。)企业的时间观:•时间是金钱,是效率,是利润。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能在大多数情况下,时间是一分钟一分钟浪费掉的,而不是整个钟头浪费掉的。就像水桶的底部有一个小洞,水慢慢就会漏光,结果跟有意一下子把水倒掉一样。——(美)保罗•J•迈耶ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼:时间的窃贼原因1。寻找东西随手乱放,无秩序。解决行动:1)没有用的东西扔掉;2)不扔掉的东西分门别类保管好;3)过一段时间清理东西。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼:时间的窃贼原因2。会议没计划、不守时。不知所云,会而不议,议而不决,决而不行。解决行动:1)不开没有准备的会议;2)会议必须要做结论;3)结论必须要落实到人和时间,并监督。练习I会议组织ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能有效会议的组织的程序1)会议议题收集;2)会议通知;3)会议室准备;4)主持人、会议记录;5)发言人;6)做结论者;7)会议记录审定及颁发的时间。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•高效会议的三要素1)控制;2)群体决策的程序;3)事实沟通的技能。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•高效会议的控制要素1)会前控制•这次会议是否要开?•如何安排议程•只邀请关键人物•会议通知、时间、地点、设备ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•高效会议的控制要素2)会中控制•对付使会议跑题的人•对付垄断会议的人•对付挑衅滋事的人•对待默默无语的人ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•高效会议的控制要素3)会后控制•会议结束前运用“会议检查表”•“会议记录”有效性的秘诀•会后个人承担的行动项目和责任控制ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼:时间的窃贼原因3。电话方便自己还是方便别人?解决行动:1)有些琐事让助手或秘书决定;2)工作电话要有记录;3)养成3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼:时间的窃贼原因4。处理文件工作方式。“复印一份资料给我?”解决行动:RAFT技术Refer:呈交文件。Acton:按程序处理。File:归档。Throwitaway:仍掉。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼:时间的窃贼原因5。别人打扰“面子”解决行动:确认工作的目标和价值。6。拖延找借口解决行动:迟早都要做,不如现在就做。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼:时间的窃贼原因7。不当的受托逞强,好表现解决行动:1)集中精力做好分内之事;2)勇于说“不”。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼:时间的窃贼原因8。突然事件(危机)被动解决行动:是不是真正的危机?把精力用来关注在危机背后的根源,防患于未然。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼:时间的窃贼原因9。十全十美思想理想主义,标准过高(Parkinson’sLaw)帕金森定律(Parkinson’sLaw):1)时间越充裕,工作速度越慢。2)预定多少时间,就会有多少工作。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能工作场所的10位时间的窃贼:时间的窃贼原因9。十全十美思想理想主义,标准过高(Parkinson’sLaw)解决行动:在精益求精的同时,要设立时限。10。一个人包打天下不相信别人解决行动:有效授权。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能优点:•具有变通能力。•时间安排不会太紧凑或太复杂。•压力较小。•会逐步完成待办事项。注意:•最重要的事就是眼前的事(按事情发生的顺序处理事情)•因忽略组织规划而疲于应付。•没有严整的组织结构,会遗漏事情。第一代时间管理:着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能优点:•通过制定目标与规划,能完成较多事情。•因事先准备充分,会议或行事教能发挥实效。•未雨绸缪。注意:•最重要的事就是时间表上的事。•会产生安排人的习惯。•实现了目标,却不见得满足真正的需求。第二代时间管理:强调行事历与日程表,注意到规划未来的重要。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能优点:•有责任感,有价值观。•能发挥目标的效果。•通过每天的规划与安排优先顺序,个人能力得以提高。•对时间与自我更具管理技巧。注意:•过分强调效率。•时间绷得太紧。•强调个人成就。•人与人之间会出现感情危机。第三代时间管理:讲求优先顺序的观念,按轻重缓急设定短、中、长程目标,逐日订定实现目标的计划,将有限的时间加以分配,争取最高的效率。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能1.先做最重要的事,别被琐事牵着鼻子走。(轻重缓急)2.讲求多方面的平衡,不要忘了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。(价值观念)3.通过改变观念来改变行为。第四代时间管理的特点:强调掌握重点的个人管理。ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•重要性:与目标有关的事情,就是重要的事情。A:非常重要:必须做B:重要:应当做C:不太重要:可能有用,但不是非做不可D:不重要:没有任何效果•紧急性:A:非常紧急:必须马上做B:紧急:应当赶紧做C:不太紧急:推迟一段时间再做也行D:不紧急:时间不作为考虑的因素各种活动程度等级的描述:ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能(I)既重要,又紧急的事情表现:•危机•急迫的问题•有期限压力的计划和行动结果:•压力•筋疲力尽•收拾残局ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能(II)不重要,但紧急的事情表现:•不速之客•某些电话、信件、报告、会议•必要而不重要的问题•某些欢迎活动结果:•轻视目标和计划•缺乏自制力;怪罪他人•短视近利ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能(III)既不重要,又不紧急的事情表现:•繁琐的工作•某些信件、电话•无聊结果:•全无责任感•依赖他人•工作不保ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能(IV)重要,但不紧急的事情表现:•防患于未然•建立人际关系•发掘新的机会、规划•休闲结果:•有远见、有理想•纪律、自制•平衡;少有危机ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能紧急不重要III重要IIIIV不紧急救火的人生忙碌的人生庸俗的人生防御的人生ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•“计划不如变化快”?•“计划可以消除变化”?•“不准确的计划浪费管理者的时间”?•关于计划ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能•计划可以指明方向•计划可以减小变化的冲击•计划可以使浪费和冗余减到最少•计划设立了标准,以利于控制•为什么要做计划?ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能成功行动周密的计划强烈的目标ImprovingYourManagementSkills迅速提升管理技能谢谢大家!
本文标题:4学员讲义时间管理技能
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