时间管理与工作统筹技巧技巧(1)

1主讲：郑健教授中山大学中外管理研究中心2名人名言盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。——陶渊明凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。——华罗庚放弃时间的人，时间也会放弃他。——莎士比亚3你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。——富兰克林时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。——彼得杜拉克名人名言4课程导入生死线上一秒钟——从电影《战俘列车》讲起现场回答：——你的感想是什么？5目录一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、员工的职业生涯规划四、团队组织的时间管理五、时间管理的基本策略六、基础工作与有备无患七、工作目标及其计划性八、分清工作的轻重缓急九、时间管理的统筹技巧十、管理技巧的具体应用6小实验道具：——铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？71、什么是时间■牛顿力学中的时间——是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。■时间的目的——就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事件进程描述的一个基本的物理量。一、时间管理的基本概念8一、时间管理的基本概念1、什么是时间■科学上的时间概念——1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地球公转为基础的时间标准称为*历书秒。——1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。——按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个周期的持续时间”。92、时间是怎样产生的■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转一、时间管理的基本概念太阳地球地球公转轨道月球103、时间的基本特性一、时间管理的基本概念时间恒久性时间特性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性54321114、什么是时间管理■概念——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。■结论——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。一、时间管理的基本概念121、效率竞争:深层次的内涵■企业竞争的三个层次——物质资源层——人力资源层——制度文化层■经营管理综合效率的系统集成——各个环节都体现出效率——各个层面都体现出效率二、时间管理的重要意义有形/静态有形/动态无形/动态时间管理132、个体生命的有限性■每一个生命只有一次机会——时间与生命年轮■成就大事业的黄金时代——童年、少年、青年、中年、壮年、老年■为什么许多人一生平淡，毫无见树二、时间管理的重要意义鲁迅先生说：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。143、速度竞争:团队综合效率■快鱼吃慢鱼的时代——过去是大鱼吃小鱼——速度竞争成为主导——信息大爆炸■团队综合竞争力的集中体现——快速反应部队的战斗力——某公司参加招投标工程的案例——体现各职能部门的速度能力二、时间管理的重要意义154、个人和组织的机会成本■成本的类别——容易重视的有形成本——容易忽视的无形成本——无形成本中的时间成本——大小企业的区别■成本外延的扩大化——由时间特性而导致的机会成本——“过了这个村”与“机不可失”二、时间管理的重要意义161、员工职业生涯与时间管理■生命的有限性——人最宝贵和稀缺的是什么■生命的价值观——生命的价值和人生的意义■追求成功人生是每个人的梦想——成功的原动力来自心灵■实现理想取决于行动力——个人职业设计与操作中的时间管理三、员工个人的职业生涯规划172、人生的四个职业发展阶段66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44岁之间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段三、员工个人的职业生涯规划183、人生定位与选择最佳职业■性格/爱好/能力/市场——准确定位提高人生价值是另一种时间节约三、员工个人的职业生涯规划性格线爱好线能力线市场线个人职业选择的范围194、企业为员工设计发展规划■栽下梧桐树，引来金凤凰——提供了广阔的舞台——指明了发展方向——确立了奋斗的目标——提供了向上发展的空间■员工与企业的三个共同体三、员工个人的职业生涯规划共同体利益事业情感企业为员工204、企业为员工设计发展规划■寻求三方面的平衡事业发展社会交往家庭生活三、员工个人的职业生涯规划211、我们企业的问题在哪里■透过现象看本质——部分老总们的三个字特征——人治特征下的权力情结■时间管理失序——做事缺乏计划性——做事分不清主次——不善于说“不”——无法恰当处理外部的打扰四、团队组织的时间管理“茫”“忙”“盲”221、我们企业的问题在哪里■时间的浪费——电话干扰，陪同煲粥——会而不议，议而不决——不速之客，礼节陪聊——回复信件，斟字酌句——外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务C、社会化程度四、团队组织的时间管理231、我们企业的问题在哪里■时间的浪费——某项调查数据结果（１天）四、团队组织的时间管理睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时241、我们企业的问题在哪里■时间陷井——情不自禁——事必躬亲——过分客套——例行公事——犹豫不决——漫不经心——碌碌无为四、团队组织的时间管理国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为３－５分钟25日本学者关于时间浪费的调查“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。四、团队组织的时间管理262、团队时间管理的原则■时间进度表制定原则——实际花费的时间总比预计的长■突发性事件应付原则——为突发事件预留处理时间■日常性事务维护原则——做好数据库清理与更新等基础工作■时间被占用说不原则——过度热心肠者的良药四、团队组织的时间管理273、走出观念上的误区■“缺我不可”的潜理念——事必躬亲的诸葛亮——导致操劳过度的高管人员■推迟决策会提高决策质量——借口“需要更多的事实”■只要授权就可节约时间——相关人员能力不足——无效授权或授权失控四、团队组织的时间管理283、走出观念上的误区■高效率就是高效益——快就一定好吗？——方向错误和方法不当■鉴别问题比进一步解决问题容易——想明白了再行动■找到管理捷径是节约时间的因素——管理上有捷径可走吗？四、团队组织的时间管理29四、团队组织的时间管理4、时间管理的八大法宝■树立时间价值观理念变革■结构流程优化组织前提■工作环境“５Ｓ”准备工作■工作的计划性目标管理■分清工作轻重缓急优先级■并行串行的兼顾性统筹学■工作任务转移授权与借力■学会说“不”拒绝的学问30案例：华为的时间管理■SMART原则——让目标达到SMART标准■四象限原则——关注重要且紧迫的第二象限■韵律原则——保持自己的韵律并与他人协调■流程优化精简原则——分析流程，减少多余环节四、团队组织的时间管理31案例：华为的时间管理■韵律原则——“韵律原则”包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。四、团队组织的时间管理321、提高你的时间管理技能■做个时间管理的高手——学会从事务型工作中解脱出来——有效地计划与安排自己的时间——找到节约时间的措施——学会积零成整——实行交叉“轮作”——提高“复种”指数——整批使用时间——应付意外事件——分身有术五、时间管理的基本策略332、应该记住的20条实用方法■准备之一：长期准备（4）——购买工具书/增加知识储备/提高能力——训练你的快速阅读能力——把常用的文件/文具放好——养成存放思想档案和作记录的习惯五、时间管理的基本策略——凡事预则立，不预则废。342、应该记住的20条实用方法■准备之二：临时准备（5）——明天的工作前晚进行优先级排序——将相关的工作列在一起——把工作计划放到随时可见的地方——每天早晨比规定时间起早十分钟——做好正式工作前的准备工作五、时间管理的基本策略352、应该记住的20条实用方法■要培养的好习惯（7）——利用各种装备如电话/信件等节省时间——把最困难的事放在效率最高的时候——利用零碎时间处理例行性事务——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料——报刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顾与总结五、时间管理的基本策略362、应该记住的20条实用方法■与外部产生联系时的应变能力（4）——站着接待一向健谈的来访者——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者——管理电话：主动拨号/与被动接听——如遇琐事缠身能快速摆脱3、经理人员的时间管理■抓大放小/充分授权4、秘书人员的时间管理■认清自己的角色和职责五、时间管理的基本策略37１、树立时间价值观■首先解决思想认识问题——人的行动是受思想支配的——思想方法决定行为模式■牢固树立时间的价值观——时间就是效益——时间就是金钱——时间就是生命六、基础工作与有备无患牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间，其实是无异于谋财害命的。38２、组织结构流程优化■众多国企浪费时间的根源——为什么会有内耗（窝里斗）？——组织的体制障碍■组织设计的原则——精简、高效、弹性——管理幅度与跨度——部门岗位设置与职责明确化■价值链管理与流程优化六、基础工作与有备无患39３、工作环境“５Ｓ”■不同层次员工的准备工作——金领高管的准备工作Ａ、整体工作目标Ｂ、阶段性工作规划Ｃ、下级状况备忘录Ｄ、用好秘书这个帮手——白领阶层的办公室“５Ｓ”Ａ、工作计划表Ｂ、常用文件及工具书Ｃ、柜子及办公室桌清理Ｄ、相关人员通讯录——蓝领员工的作业现场管理六、基础工作与有备无患40４、日常价值法控制时间■工作中的现象——我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。——你将如何应对？——是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？■通常的表现——有明确标准的，快速决断——没明确标准的，依据直觉感受六、基础工作与有备无患41４、日常价值法控制时间■现象的实质分析——直觉体现为：“对劲”与“不对劲”——背后支撑：你的文化素质、思想观念以及个人经历等，在你的潜意识中构建出一个价值评价体系，我们称之为：潜意识模型——通过主动构建人的价值评价体系，建立潜意识模型，进而影响面对的人和事物作出快速而准确反应的能力，这便是控制时间的日常价值法六、基础工作与有备无患42４、日常价值法控制时间■基本原理——人的价值体系决定处理问题的方式，让你在行动中自然而然地有了对错意识——人在预定价值体系下的主动行为是强有力的■原理分析——价值观取决于你所希望的体验和情绪——信条是你决定行为是否产生内在情绪的规则或标准六、基础工作与有备无患43４、日常价值法控