第十章电子商务项目收尾管理

1第十章电子商务项目收尾管理2主要内容第一节电子商务项目收尾管理概述第二节电子商务项目管理收尾活动第三节电子商务项目合同收尾活动第四节电子商务项目移交第五节电子商务项目后评价3学习目标理解电子商务项目完工对项目的意义了解电子商务项目完工中管理收尾和合同收尾的内容了解电子商务项目完工所经历的主要阶段，掌握项目收尾、项目验收、项目移交在电子商务项目管理中的一般方法和特殊性理解电子商务项目后评价的主要含义、职能掌握电子商务项目后评价的主要方法以及运用情况任务书或角色扮演使用互联网查找资料，理解项目收尾管理的背景资料和相关概念尝试使用收尾管理方法，针对一个电子商务项目写一份完工报告4第一节电子商务项目收尾管理概述一、项目收尾管理的意义二、项目收尾管理的内容第一节电子商务项目收尾管理概述返回5一、项目收尾管理的意义项目完工，就是项目的实质性工作已经停止，项目不再有任何进展的可能性，项目结果正在交付用户使用或者已经停滞，项目资源已经转移到其他项目中，项目团队已经解散或正在解散的过程中。第一节电子商务项目收尾管理概述一、项目收尾管理的意义6一、项目收尾管理的意义项目完工的情况可以分为两种：一是项目任务已顺利完成，项目目标已经成功实现，项目正常进入生命周期的最后一个阶段——“结束阶段”的情况，这种状况下的项目结束为“项目正常结束”，简称“项目终结”；二是项目任务无法完成，项目目标无法实现而“忍痛割爱”提前终止项目实施的情况，这种状况下的项目结束为“项目非正常结束”，简称“项目中止”。第一节电子商务项目收尾管理概述7二、项目收尾管理的内容第一节电子商务项目收尾管理概述电子商务项目收尾包括合同收尾和管理收尾两部分。合同收尾：依据合同,和客户一项一项地核对,检查是否完成了合同所有的要求,是否可以结束项目,也就是通常所说的验收。管理收尾：把已完成项目的项目可执行代码和项目文档等各类项目资料归档；对外宣称项目已经结束；项目转入维护期,并把相关的产品说明转到维护组；项目组进行经验教训总结。8二、项目收尾管理的内容第一节电子商务项目收尾管理概述电子商务项目管理收尾对电子商务项目的最终成功具有重大的意义。项目在尾声表现出的人力资源、财务状况以及项目的某些经验教训都是可以进行总结并再次利用的资源，总结得越多，资源就越丰富，能够形成适合电子商务企业自身的成熟的项目管理模式，降低电子商务项目管理的风险和管理成本，真正实现电子商务项目管理的竞争力。9二、项目收尾管理的内容第一节电子商务项目收尾管理概述电子商务项目合同收尾由于受到用户需求不明确、不断变更、合同标的通常较大以及项目周期较长等原因的影响，在合同最终移交的过程中，必须协调各方面的关系，特别是许多不确定因素最终都要在合同收尾解决，因此往往是项目负责人最头痛的事情。10二、项目收尾管理的内容第一节电子商务项目收尾管理概述过程主要内容输出内容关键因素管理收尾人力资源管理、信息管理、财务审计管理项目实施报告、项目档案资料、项目总结、项目审核报告沟通、交流、总结合同收尾合同移交、验收合同文件、正式验收和收尾协调、理解电子商务项目的收尾过程11第二节电子商务项目管理收尾活动一、保存项目文档二、财务收尾三、撰写项目完工报告四、解散项目组五、必要时及时中止项目第二节电子商务项目管理收尾活动返回12随着项目接近收尾，项目需要的人员越来越少，但项目经理仍然要在人数减少的同时确保高效地完成项目。一、保存项目文档第二节电子商务项目管理收尾活动1.坚持到底13各个企业可能对数据文件存档的具体要求不同，但一般应包括以下内容：项目日志；项目计划，包括项目章程、项目范围说明书及风险管理计划等；项目来往函件；项目会议记录；项目进展报告；合同文档；技术文件；其他信息。一、保存项目文档第二节电子商务项目管理收尾活动2.保存项目文档14项目准备阶段的文档有：与本项目有关的上级主管部门下达的规划或者许可；有关项目的审批文件、合同书和专家建议；国内外相关情况考察报告和专题分析报告；可行性方案及批准文件，以及项目实施方案、年度计划和项目预算书等。一、保存项目文档第二节电子商务项目管理收尾活动15项目进行阶段的文档有：各种重要项目进度的原始记录；各种项目的报告和数据；各阶段项目报告（包括系统的、专题的、分项的和阶段的）；重要的技术文件和管理文档等。一、保存项目文档第二节电子商务项目管理收尾活动16项目收尾阶段的文档有：年度总结和简报；项目例会的会议记录和专业会议文件以及同项目研究有直接关系的重要情报编译材料等。一、保存项目文档第二节电子商务项目管理收尾活动17财务收尾是指从项目财务和预算的意义上结束项目，包括外部的和内部的项目账目。此外，为了确保项目的各项收支合乎法律和企业制度，还需要对项目进行财务审计。二、财务收尾第二节电子商务项目管理收尾活动18项目账目收尾是项目结束时针对企业员工的内部流程。如果没有设定明确的日期或提供正式的项目账目收尾流程，项目账目往往会在项目结束日期后仍旧存续。项目人员仍然可以借项目名义使用财务或其他资源。如果发生这种情况，项目便不再是项目，很可能变成没有结束日期的活动。既然项目都有自己的有限预算和明确的生命周期，必须在某点上结束项目账目。第二节电子商务项目管理收尾活动1.项目账目收尾二、财务收尾19大多数项目都有项目账目编码，它们使财务部门能够跟踪项目费用以及其他资源等。在项目结束时，应及时撤销这些账目编码，以确保没有人能够继续凭项目账目编码支付工资和采购材料等。项目账目编码的撤销应由项目经理通过书面形式向负责财务的部门提出请求，或由财务部门向项目经理和相关部门提出通知。要让项目相关人员知道：若超过项目结束日期，企业将不能再为其工作时间提供工资或为项目采购资源等。第二节电子商务项目管理收尾活动二、财务收尾20项目财务审计是指企业需要成立独立的评审小组对项目的具体工作情况进行仔细审查，包括财务程序、预算及相关记录等内容。财务审计的范围可以是整个项目，也可以是针对项目的一个特定部分。第二节电子商务项目管理收尾活动2.项目财务审计二、财务收尾211）项目财务审计的目的项目财务审计往往是以可量化的数据来确定项目实际费用是超出计划预算还是有节余，并确定发生偏差的原因，同时调查项目人员的职业行为和责任感。此外，财务审计结果也为项目经理和企业提供了一个学习经验的机会，帮助他们在未来类似项目的财务方面做出改善。第二节电子商务项目管理收尾活动二、财务收尾222）项目财务审计的信息要求项目财务审计需要大量信息，以便做出准确的评价。这些信息包括以下内容：①项目预算计划（人力与资源基准计划）；②工作记录表（考勤表）；③与外部签订的合同；④采购政策；⑤采购单；⑥预算执行情况报告；⑦变更控制结果。财务审计小组要对以上信息做出评价，确定项目组所花费的时间和其他资源是否真正用在本项目上。第二节电子商务项目管理收尾活动二、财务收尾233）项目财务审计小组的组成项目财务审计需要大量信息，以便做出准确的评价。这些信息包括以下内容：①项目预算计划（人力与资源基准计划）；②工作记录表（考勤表）；③与外部签订的合同；④采购政策；⑤采购单；⑥预算执行情况报告；⑦变更控制结果。财务审计小组要对以上信息做出评价，确定项目组所花费的时间和其他资源是否真正用在本项目上。第二节电子商务项目管理收尾活动二、财务收尾244）项目财务审计的实施与其他财务审计一样，项目财务审计的结果也是形成财务审计报告。财务审计报告作为一项正式报告，必须采用可理解的、规范的格式。审计小组有必要开发一种方法将那些与项目有关的信息与无关的信息区分开来。第二节电子商务项目管理收尾活动二、财务收尾25尽管财务审计使用的格式多种多样，但应至少包含以下信息：（1）目前项目财务状况（2）财务偏差情况（3）解释与建议第二节电子商务项目管理收尾活动二、财务收尾265）提交项目财务审计报告项目财务审计结束后，就应当将编制的审计报告提交财务主管部门或个人，同时将报告复印件提交给项目发起人和项目经理，以便他们理解审计小组所使用的各种假设或澄清任何尚未解决的问题。第二节电子商务项目管理收尾活动二、财务收尾27电子商务项目管理在项目的收尾阶段应该有记录体系，这就是电子商务项目实施报告，也称为项目结束报告。电子商务项目实施报告或结束报告由项目管理者编写。项目实施报告不是对项目的评价，而是对项目的真实的历史记录。返回三、撰写项目完工报告第二节电子商务项目管理收尾活动28电子商务项目完工报告内容：1.项目的目标及其实现程度2.项目实施记录和主要影响因素3.项目的可持续性4.项目成果评价5.项目管理评价6.主要经验教训三、撰写项目完工报告第二节电子商务项目管理收尾活动29在这个过程中有以下4个关键因素：1.做好项目成员述职报告首先是岗位完成情况，将项目开始前对人员的目标和完成情况进行对比；其次是让成员归纳总结参与和协助具体工作；最后对经验教训进行开放式总结。返回四、解散项目组第二节电子商务项目管理收尾活动30在这个过程中有以下4个关键因素：2.做好项目成员经验教训报告项目成员的经验教训报告是对个人项目述职报告的总结与提炼，是站在电子商务项目的整体高度对项目进行的综合自我评价。其中既包含项目成功的经验总结，又包含对其中教训的总结。电子商务项目成员经验教训报告一般由子项目负责人、关键项目点负责人和项目经理等共同完成。四、解散项目组第二节电子商务项目管理收尾活动31项目成员经验教训报告可以按照3个层次的内容进行编制。首先是参与特征，反映了报告人谈经验教训的角度；其次是成功与失败的经验，这是最为核心的部分；最后是自己的收获和对下一次项目的展望，包括其他方面的体会。四、解散项目组第二节电子商务项目管理收尾活动323.做好人员解散的计划如果项目组成员知道项目结束后自己马上可以转入到新的工作中，尤其是自己的职位能够得到提高的时候，就会有更大的动力完成当前的工作。同时也要让他们清楚，只有保质保量地完成现有的工作，才能进入到后面新的工作中去。同时，项目经理要提前与职能经理做好沟通，以便使他们也能够根据此项计划来提前安排项目组成员未来的工作。四、解散项目组第二节电子商务项目管理收尾活动334.及时将项目组成员送回到所在的部门在项目完成后，项目经理应该根据前面制订的计划及时地把项目组成员送回到职能部门中去工作。如果项目结束了，可项目组成员迟迟不能回到原来的职能部门中工作，不但严重影响了企业其他项目的正常工作，也会造成本项目的费用升高。同时，尽可能早地把人员返还给原来的职能部门，做到人员的有效利用，职能经理也会为此感到高兴，也愿意为今后的项目提供支持。四、解散项目组第二节电子商务项目管理收尾活动34处理团队的解散工作要十分谨慎。团队成员对项目做出了巨大的贡献，有的甚至是做出了一些牺牲。如果没有意识到他们的贡献和牺牲，他们会在项目临近尾声的时候感到失落。如果不能及时有效地消除项目组成员对项目的失落，将导致他们带着怨气进入下一个项目或者新的工作中，甚至是带到原来的职能部门中，对企业的后续发展产生负面作用。因此必须保证团队人员都能为自己的付出得到相应的回报或者肯定。只有在妥善地处理了上述问题以后，才能宣布项目的结束。四、解散项目组第二节电子商务项目管理收尾活动35项目结束批准是通过获得那些在项目章程上签过字的所有项目利益相关方签署项目收尾文件来完成的，项目收尾文件内容因项目不同而有所不同，但是一般应包括相关的可交付成果、主要特点以及其他关于最终可交付成果的信息。四、解散项目组第二节电子商务项目管理收尾活动36首先需要树立一个观点：中止项目并非代表项目不成功，也并非代表项目经理不成功。项目中止有很多原因，这些原因大体可以分为3类：项目委托方希望中止的；项目管理方希望中止的；外在因素迫使项目不得不中止的。返回五、必要时及时中止项目第二节电子商务项目管理收尾活动37项目委托方和项目承担方希望中止的情况大体相同，分以下几种：（1）一方发现新的商机，这种商机的利益大于该项目的利益，由于