时间管理（PPT36页)

时间管理时间管理是什么？时间管理不是什么？时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一般多。所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。时间管理就是自我管理。自我管理即是改变习惯，以令自己更富绩效，更富效能。--把事情很快做完，叫做效率。--把事情很快又很对的做完叫做效能。时间管理就是事前的规划或长期的计划。一、时间与时间管理（一）时间的特点：一维性•时间是一种一次性消耗的稀缺资源，即不能再生，也不能被储存。•时间对每个人都是均等的，但又是有限的。“时间是最不偏私的，给任何人都是24小时；同时时间是最偏私的，给任何人都不是24小时。”一、时间与时间管理（二）现代时间观念：时间就是生命•人生工作时间测算（20岁-80岁）：•睡眠：20年（7300天）吃饭：7年（2190天）•穿衣梳洗：5年（1825天）娱乐：8年（2920天）•上下班、旅行：5年（1825天）生病：3年(1095天）•等待：3年（1095天）打电话：1年（365天）•照镜子：70天擦鼻涕：10天一、时间与时间管理（二）现代时间观念：时间就是金钱•贝尔在研制电话机时，格雷也在研制。两个人几互同时获得了突破。但是贝尔到达专利局比格雷早了两小时，贝尔就因这120分钟取得了成功。•比尔盖茨不会弯腰拾取地上丢件的10000元，因为他每秒可挣2500元，弯腰拾钱需要5秒时间。•托夫勒：20年来，计算机科学家已经经历了毫秒（千分之一秒）到毫微秒（十亿分之一秒）的归时间的压缩。这就是说，一个人的全部工作寿命，就算80000个工作小时（40年，每年2000小时）可以压缩为4.8分钟。•社会学家统计：今天社会3年内的变化，相当于本世纪初30年的变化、牛顿以前300前的变化，石器时代3000年内的变化。一、时间与时间管理（三）时间管理•时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。•时间管理就是自我管理。自我管理就是改变习惯，以令自己更富绩效。•时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。一、时间与时间管理时间窃贼•缺乏明确的目标不会授权•托延不会拒绝别人的请求•缺乏优先顺序匆匆决定，匆匆放弃•想做的事情太多行动缓慢•做事有头无尾懒惰一、时间与时间管理（四）时间管理的内容•合理安排自己的时间•不要浪费时间•不要让别人浪费你的时间•找出隐藏的时间一、时间与时间管理（五）时间管理学第一代时间管理理论：备忘录型。•备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部份事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。•优点：应变力强，没有压力，或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。•缺点：忽略了整体性的组织规划，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。一、时间与时间管理（五）时间管理学第二代时间管理理论：强调“规划与准备”。•特点是制定时间表，记录应该做的事情，标明应该完成的期限。•优点:通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。•缺点：容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。一、时间与时间管理（五）时间管理学第三代时间管理理论：强调规划并制定优先顺序。•特色：将每天活动写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表，主要为了提高工作和生活效率。•优点：强调以价值为导向的生活工作方式。能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，提高效率。•缺点：忽略了自然法则，缺乏远见。一、时间与时间管理（五）时间管理学第四代时间管理：强调一切自然法则为中心的罗盘理论。•特色：它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的，怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。在你的生活过程当中，每一个决定不是离开你人生的目标很远，就是离你人生的目标很近。所以你每一个时刻都在做选择，每一个时刻都在做决定。二、时间管理的原则（一）目标原则•设立明确的目标：写出年度4到10个目标，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。•进行目标切割；（1）年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；（2）季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；（3）每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；（4）每天晚上把第二天要做的事情列出来。二、时间管理的原则（二）二八原则（帕累托原则）：用80%的时间做20%最重要的事情。•由19世纪意大利经济学家帕累托提出。其核心内容是生活中80％的结果几乎源于20%的活动。比如，总是那些20％的客户给你带来了80％的业绩，可能创造了80％的利润；世界上80％的财富是被20%的人掌握着，世界上80％的人只分享了20％的财富。因此，要把注意力放在20％的关键事情上。（三）授权原则：•列出你目前工作和生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找适当的人予以授权处理，以此提高工作效率。二、时间管理的原则为什么要授权韩非子.八经--下君,尽己之能--中君,尽人之力--上君,尽人之智诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死.为何事必亲躬?--因为怕部属取代--不放心部属,不信任部属--要求标准过高二、时间管理的原则（四）自主原则：•每天至少要有半小时到1小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。（五）合并使用原则：•在安排工作时间时，应当把类似的工作集中起来，以便消除重复的活动。假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考,用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。三、时间管理的方法（一）如何合理安排自己的时间？•1、一定要抓住今天。“今天信念”：•就在今天，我要开始工作•就在今天，我要拟订目标和计划•就在今天，我要考虑只能活到今天•就在今天，我要健全身心•就在今天，我要走向成功三、时间管理的方法（一）如何合理安排自己的时间？•2、每天开始都有一张时间安排表：•列出一天必须完成的事项。•用符号标出事项的轻重缓急程度。•排列事项完成的先后顺序。•按照排列顺序处理有关事项。•每天晚上检查事项完成情况，列出第二天的时间安排表。三、时间管理的方法六点优先工作制•该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从1到6标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。三、时间管理的方法时间“四象限”法•美国管理学家科维提出：•“四象限”：即紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、即不紧急也不重要。•重要而紧急的事马上做，尽快完成。•主要精力和时间放在处理重要便不紧急的事情上。•紧急而不重要的事，要学会说“不”。•不重要也不紧急的事，尽量不去做。三、时间管理的方法请排出正确的行事优先顺序•紧迫的事•不紧迫的事•重要的事•不重要的事？A？B?C?D三、时间管理的方法正确的行事优先顺序•紧迫的事•不紧迫的事•重要的事•不重要的事1st急2nd重3rd轻4th缓三、时间管理的方法紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事三、时间管理的方法（一）如何合理安排自己的时间？制作中长期计划表：1）对全年的目标管理任务按季、按月制订进度表。2）一周一安排，与进度表紧密衔接。3）每周抽出半天时间检查本周任务完成情况。4）对个人进修项目和进度也要作出相应安排。三、时间管理的方法（一）如何合理安排自己的时间？做好与上下级时间安排的衔接：•1）仔细了解上级的时间安排信息和安排习惯。•2）要求并帮助下级制作时间安排表。（二）如何做到不浪费时间？不值得做的，千万别做：•1）不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情。•2）不值得做的事会消耗时间和精力。•3）不值得做的事会浪费生命。•4）不值得做的事会生生不息。三、时间管理的方法（二）如何做到不浪费时间？•不要轻言放弃：•最浪费时间的一件事就是太早放弃。人们经常做了90%的工作后，放弃了最后可以让他们成功的10%。这不但输掉了开始的投资，更丧失了经由最后努力而发现宝藏的喜悦。（“积土为山，功亏一篑”；开罗博物馆陈列的法老墓宝藏发现于最后一锤的努力。）三、时间管理的方法（二）如何做到不浪费时间？适时知难而退：1）你可以取得更多信息吗？2）是否有无法克服的困难？3）你的本钱有多少？4）有没有暗盘、手脚？适时见好就收：1）按照“满意”原则，控制期望值。2）按照“物极必反”大规律，把握事物发展的“度”。三、时间管理的方法（二）如何做到不浪费时间？果断决策：1）清楚地了解决策目标。2）明确价值准则。3）将各种可行方案写出来，列出优缺点，分别打分，作出选择。4）尽量规避风险。三、时间管理的方法（二）如何做到不浪费时间？不要时断时续：1）在自己和经常打断你工作的人们之间安置一个人。2）安排一段时间让同事随时找你。3）学会在大段时间内工作（4-6小时）。4）办公室的设计应能避免干扰。注意会议时间管理：1）准时开会，惩罚迟到者，不要用等候迟到来惩罚准时到会的人。2）印制会议议程，不要离题。3）为了控制会议时间，可以考虑站着开会、设倒计时钟、规定到时可以退场的制度。4）计算会议时间成本：每小时产值X3X2X与会人数X会议时间三、时间管理的方法（二）如何做到不浪费时间？防范因为粗心大意而浪费时间：1）物尽其所，物归原处。2）不要藏东西。3）借助记性好的朋友。4）细心标示挡安与文件夹。5）贵重物品上写上姓名、地址、电话和招领奖赏。6）训练“三思而后行”。三、时间管理的方法（三）如何不让别人浪费你的时间？认识并避开时间大盗：1）浪费别人的时间就是浪费别人的生命。2）不要成为别人的时间的人质。（人们一般每8分钟受一次干扰，每小时7次，每天50-60次，平均每次5分钟，总共4小时。大约50-80%的打扰是无意义或极少价值的）。三、时间管理的方法（三）如何不让别人浪费你的时间？方法：1）不接烫手的山芋。2）懂得说“不”。3）学会利用时间暗示：限时暗示、肢体暗示、串通暗示、找东西暗示、结语暗示、沉默暗示。4）在接待室接待来访者。三、时间管理的方法（四）如何找出隐藏的时间？•善用等候和空挡的时间。•创造时间区：早到或迟退、远离杂务、技术隔离。•逆势操作。•挑灯夜读一小时。（3-5年可以读完全日制大学课程，成为专家）三、时间管理的方法麦肯锡30秒电梯理论•麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问他能不能说一下现在的结果。由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备．也无法在电梯从30层到l层运行的300秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。