开会准备事项---如何开会

开会准备事项之如何开会如何开会？1.为什么要开会？2.会议的作用3.会议的类型4.会议的准备5.会议的主席6.讨论的结构7.会议的引导8.会议的总结（会议纪要）为什么要开会？•不开会可以吗？•开会的意义在于其历史性、指导性•领导说：“这件事要开个会讨论讨论”，通常出于3个目的：–避免武断、独裁，削弱权威；–推卸责任–延迟决策•有时开会是自然界生物的一种本能，是生活的一种方式•信息时代还需要开会吗？开会有什么作用？1.是界定一个团队、群体和组织的最简单、最基本的方法2.会议用来审议、修改和增加作为一个群体存在的内容和地点3.会议有助于个人理解集体目标和对集体目标的贡献4.会议能够产生参加者对于会议所做出决策和追求目标的义务5.会议是管理者实施领导的时机和场合6.会议是地位的象征，竞争的场所（尤其在一个组织建立初期）7.会议也可以是浪费时间、寻求刺激、阻碍组织进步的方式。会议有哪些类型？（1）从会议规模分–Theassembly100人以上，聚会，听报告–Thecouncil，40-50人，议会，提出问题和参与讨论–Thecommittee，10以下，委员会，平等地位，轮流发言（2）从会议召开的频率分–日常会议、周旬会议、月度会议、季度会议、年度会议、不定期会议–会议的频率反映了成员全体团结的程度（3）从成员组成分–从事相同工作的人–从事不同但是并行工作的人–来自不同团体，也许相互陌生的人–仅仅为了会议而聚集在一起，为了本次会议的目的会议有哪些类型？（4）是否具有激励性分大家是否具有共同的目标成员之间是否具有竞争性的工作关系（比如利益分配会议）是否希望通过会议本身解决某些问题（5）从决策程序分凭感觉的决策投票制度（多数服从少数）主席决定制度（听取事实、意见和讨论之后，主席自己做决定）（6）会议模式日常会议——从事相同的工作，具有共同的目标，通常达成相同决策周或月度会议——从事不同但并行工作，既有竞争又有协作，通常主席决策不定期会议——参加会议者没有联系，每人都有一票，但很少它票。之所以参加会议，仅仅为了实现会议的目的。会议的准备工作1制定目标（1）信息消化（过去如何？）–会议主题–要讨论对象的进展–整体项目的概况（2）建设性的创造（未来如何？）–新的政策–新的战略–新的产品、市场、目标等（3）执行者的责任（如何做？——成员之间分配）–使得大家知道作为一个群体成员是实现目标的最好方式–理解并影响其他成员，实现整体优化–协同动作，遵照执行（4）会议的治理结构–确定会议组织结构，制定会议工作程序、路线和规则等。会议的准备工作1做准备会议主席，罗列出目标，要讨论的问题，确定游说提出来讨论（1）参加人员准备人数：尽可能控制参加会议的人数。根据会议的目的确定人数，参加会议的人必须是能够对会议目标做出贡献的人。不必参加会议的人：希望参加会议的人和经常参加会议的人，可以不参加。控制会议人数的办法：——设计会议程序，确定不同的人参加不同程序的会议——将大会议划分成为几个小的会议——会前征求意见，并作为选择参加会议者的标准会前的交往：会议前一天，与部分成员交流，明确提出问题的人会议的准备工作（2）文件准备主题明确原因明了次序得当——前期、后期安排，适应期安排会议议题的分类——一致性决策的会议议题，放在最后避免小事，紧扣会议主题事务性会议时间不宜超过1个半小时会议开始、结束时间在会议议程上标明如果会议有延长的可能性，则安排在下班前或吃饭前1小时提交会议的文件要尽可能短，开门见山主席可以根据会议的进程随时增加临时性议题如何做主席？•主席如何做开场白•主席的作用：社会型、任务型——团结大家的主心骨——类似法官，没有个人目的——摆脱责任的手段——避免感情用事——让大家满意，让大家知道有些事情依靠自己是无法完成的——将自己看成是奴隶而不是统治者——权威体现在会议的引导、帮助和阻止妨碍会议的行为——聆听别人的发言——总结别人发言要简单、果断、有力、决定性，马上转移议题——给予意见不同者一定的反对时间，鼓励发言者进一步阐明观点或留以后研究——主席不要过早地表达自己对于争论双方的意见，总结时加入个人偏好——如果自己是任务的主人，再不与参会者冲突的情况下，可由自己人主席；否则，由他人担任。会议讨论的结构•描述问题•阐述问题存在的结果•了解以前是如何解决问题的•诊断目前存在问题的症结所在•寻求就解决问题的途径•寻求解决问题的方案会议的引导（1）会议主题的引导•一个议题开始时就确定结束的时间或时机•不能达成一致意见的议题，建议下次会议（或专门会议）讨论•预先对议题有一个整体的研究（去过、现状、预期）•纠正误解和不相关的话题•邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况•会议当中不要修正文件错误•如果已经达成一致意见，就结束讨论转入下一个议题•有下列情况者就结束讨论1进一步讨论所需的资料缺乏；2讨论所需的人没有参加会议；3成员认为需要时间考虑或与同事商量；4事情说明原有议题的假定已经发生改变；5本次会议已经没有时间更好地讨论该议题了；6有反对意见，达成一致意见明显是困难的。•结束每个议题的讨论后，主席要总结一下所取得的成果会议的引导（2）参加者的引导l开会一定要准时，不要等待。l位置非常重要。l主席要考虑到谁坐在自己的对面。l并列坐在一起，不易形成不一致。l如果开会只是为了向世界显示大家是团结的，就故意让反对者坐在自己的身边。l主席的右边是“deadman’scorner”。通常，主席是一种荣誉、地位的象征。尤其在一个狭长的卓子两旁开会时距离主席越远者，是地位越低的人。所以，要根据自己的地位为自己选择适当的位置。会议的引导（3）对于爱多说话的人–让他写详细报告–发言时做出某些暗示–故意与别人交谈、打岔等（4）打破沉默–沉默的含义：–两类沉默需要打破（5）保护弱者（6）鼓励实现火花（7）不要企图一切问题都有答案（8）最重要的人物最后发言会议的总结•会议的时间、地点、参加人员•参加者姓名，缺席者的歉意•被讨论的议题和达成的决策，必要时请有关人员签字•会议结束的时间•协助会议者、机构的致谢•会议决算（必要时）•下次会议的日期、时间和地点参加会议要注意哪些？•进入会场时间•座位安排与选择•会议礼貌•对待争论•名片准备•新人介绍•纸张、笔、设备的准备