电子化办公技能(精品EXCLE培训)

-------------------------------------------------讲师简介课程内容电子化办公及公司主要系统简介OFFICE办公软件介绍什么是电子化办公电子化办公即办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在企事业单位就大都叫OA，即办公自动化系统。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。办公自动化的作用实现无纸化办公提高工作效率促进新型保险业务发展提供部门间沟通协调和决策的平台分布式办公成为可能办公自动化作用电子化办公•各类信息化硬件设备•各类通用和专业的信息系统对公司•熟练掌握公司各项系统的使用•各种文字、数据、课件的处理对个人公司现有系统个人办公自动化的应用如何提高工作效率?文字处理数据处理课件处理OFFICE家族软件OFFICEEXCELWORDPPT1、OFFICE办公软件满足文字处理、数据处理和课件处理这三方面的要求。2、OFFICE是使用最广泛的办公软件。3、OFFICE是最权威的办公软件。4、OFFICE是简单的软件。EXCEL篇EXCEL数据处理过程杂乱无章的原始数据有用的信息（报表、图表）数据录入数据整理计算与分析呈现与表达EXCEL数据操作—数据录入1、简单的手工数据输入2、批量数据导入3、查找、替换和定位4、自动填充序列EXCEL数据操作—复制与粘贴粘贴方式区域各项功能介绍：【全部】：包括内容、和格式等，其效果等于直接粘贴；【公式】：只粘帖文本和公式，不粘帖字体、格式【数值】：只粘帖文本【格式】：仅粘贴源单元格格式--------------------------------【加】：把源区域内的值，与新区域相加，得到相加后的结果；--------------------------------【跳过空白单元格】：当复制的源数据区域中有空单元格时，粘贴时空单元格不会替换粘贴区域对应单元格中的值；【转置】：将被复制数据的列变成行，将行变成列。EXCEL数据操作—复制与粘贴1、转置：行列互换2、单位换算：报表数据由元转换为万元3、数值：去掉公式保留数值4、粘贴为图片：复制到PPT、WORD中。选着性粘贴数值：这一操作主要是用在大量的公式影响表格打开、刷新速度时用。当然，为了防止别人看到公式，或者修改公式导致数据问题，也应该做这一操作。EXCEL数据操作—排序和筛选•1、简单的排序•2、多重排序•3、自定义排序•4、高级筛选（选择不重复记录）EXCEL数据操作—批量插入技巧•插入一行•插入多行•有规则的批量插入：工资条的制作EXCEL公式与函数EXCEL公式和函数1、公式：是以等号“=”开头，通过使用运算符号将数据、函数按一定顺序连接在一起，实现对数据执行计算的等式。例如：C1=A1+A22、函数：是以“黑匣子”形式对公式进行封装，以一定的参数输入，输出结果的公式。例如:C1=SUM(A1:A2)3、公式和函数往往是混合使用的。公式和函数的核心价值：（1）计算：通过一定的关系将原始数据形成有使用价值的数据。（2）建立数据之间的关联：原始数据改变之后计算的结果可以自动更新。EXCEL公式和函数函数是公式的一个集合，通过一个或多个参数获得想要的结果。输入就叫参数（概念上类似数学里函数概念中的自变量），各参数之间用半角的逗号“,”来划分，输出就是函数返回值。EXCEL公式和函数•单元格的名称：在EXCEL中，对单元格是以行列坐标来命名和定位的，其中行是以阿拉伯数字命名，列是以英文字母命名。单元格的命名列在前，行在后：如：A1。EXCEL公式和函数引用是公式中对单元格的引用，分相对引用、绝对引用和混合引用。（1）相对引用：公式中的相对单元格引用（例如A1）是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。（2）绝对引用：公式中的绝对单元格引用（例如$A$1）总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。（3）混合引用：混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。（例如$A1或A$1）如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。F4EXCEL常用函数函数类型函数名称说明&连接两个或多个单元格,遇到数值型单元格将以文本处理LEFT根据指定的字符数，返回文本字符串左边的几个字符MID返回文本字符串从指定位置开始的特点数目的字符RIGHT根据指定的字符数，返回文本字符串右边边的几个字符SUM计算单元格区域所有数值之和SUMIF对满足指定条件的单元格区域求和查找函数VLOOKUP在表格数组首列查找指定的值，并返回表格数组当前行中指定列的值判断函数IF对条件进行判断，按不同判断返回不同的值排名函数RANK返回某一单元格在某一区域内的排名数值文本函数求和函数EXCEL常用函数EXCEL常用函数之文本函数1、left函数:=LEFT(引用单元格,截取字数)2、mid函数：=MID（引用单元格，开始截取位置，截取字数）3、right函数：=RIGHT（引用单元格,截取字数）EXCEL常用函数之判断函数if函数：=IF（条件表达式，结果1，结果2）语法理解：如果……就……否则举例：?踢球看电视判断条件条件为真条件为否EXCEL常用函数之查找函数•VLOOKUP函数：•=VLOOKUP(查找值，查找区域，返回结果的列号，查找方式)•说明：•1、查找值应为查找区域中的第一列，并且是向右查找。•2、查找方式有精确查找和模糊查找，其中模糊查找前应该进行排序。EXCEL常用函数1、RANK排名函数RANK（查找值，区域，排名方式）2、COUNTIF计算某个区域中满足条件的个数语法COUNTIF（区域，条件）条件是以数字、文本或表达式定义的条件EXCEL图表与图形EXCEL图表与图形为什么要用图表图形？1stQtr5025.44575010203040506070801、图表图形是数据处理后结果的展示。用在分析报告中可以提升报告的亮点，增加分析报告的吸引力。2、图表图形有如下特点：（1）迅速传达信息、直接专注重点。（2）更明确地显示数据间的相互关系。（3）使信息的表达鲜明生动。（4）数据与图表紧密结合。EXCEL图表与图形•理解数据•分析数据•提炼信息•明确主题提炼信息选择图表•确定比较关系•确定图表类型•确定图表处理方式制作图表图表美化•准备做图数据•制作美化图表•检查确认图表EXCEL图表与图形正确选择图表类型31EXCEL图表与图形系统自带图表商业周刊专业图表32EXCEL—图表图形（实例1）122121143181166127020406080100120140160180200杭州温州嘉兴湖州绍兴金华预算实际VSExcel常规《商业周刊》33年份索尼三星2006年17.1%15.3%2007年17.1%18.7%2008年17.8%23.1%2009年截止3季度14.4%22.7%液晶显示器市场占有率EXCEL—打破常规方可彰显专业气质34打破颜色的限制打破图表的束缚简单唯美，惜墨如金主标题区副标题区图例区（可省略）图表区脚注区EXCEL—打破常规方可彰显专业气质EXCEL宏与VBA36EXCELVBA功能展示VBA强大功能的展示：提取每个销售人员的保单清单数据，根据每个险种的佣金比例参数，运用一段简单的VBA程序让EXCEL自动计算佣金。通过VBA程序的展示，让大家感受到EXCEL功能的强大，效率提升之快，希望大家都能对EXCEL感兴趣！！！37EXCELVBA功能展示VBA示例：Fori=2To保单数量Forj=2To佣金比例数量If险种代码一致，并且缴费期间一致，并且保险期间一致Then佣金=保费*佣金比例EndIfNextjNexti谢谢各位！结束不是是开始