凤凰储运部导入现代运营管理软件的提案（PPT30页）

凤凰储运部导入现代运营管理软件的提案凯淞科技2008/3/17前言通过对”凤凰储运部”顾问项目近半年来的实施执行与跟踪监测，认为储运部目前无论是在组织体系的变化、作业流程的疏理还是管理制度贯彻，都处于内部磨合与调整阶段。目前，面临的最大困难应该是如何团结人心，规范管理，落实责任，提升效能，以蓄势待发。以储运部的运作形态分析，归根结底是对于“人”的管理，人力成本是最大的支出，因此在保障作业流程顺畅且安全生产无误的前提下，如何以最小的人力成本投入，取得更好的经济效益是值得我们思考和探索的方向。储运部业务形态处于国家保护与垄断地位，货物形态多样，人员构成复杂且庞大，以目前传统的管理方式很难适应多变的政策与市场环境，特别是对于内部的人员管理方面掌控力度薄弱，对于提升生产效率，管理力度都有很大的局限性，出于对储运部未来发展与现行情况的考虑，特提出“导入现代化运营管理软件”的建议，以期待能为贵司在管理决策提供数据分析，使管理更具科学性与灵活性。提案说明目的：减员增效合理调配人力，控制内部成本强化管理力度增加企业团队凝聚力手段：以软件信息系统力量进行运营管理（包括人力管理、车辆管理、货物管理、作业流程管理、应收帐款管理）实施步骤：第一阶段：人力管理第二阶段：车辆管理第三阶段：货物管理第四阶段：应收帐款管理第五阶段：整体运营的数据统计第六阶段：运营管理分析简报内容人力调配与管理分析车辆调配与管理情况分析货物管理情况分析应收帐款情况分析信息化应用建议人力调配与管理分析—作业人员配置业务形态国内国际进港小单：门卫：分拣员：分拣员：号位：号位：录入：提货员：统计：发货员：提货员：收货员：驾驶员：驾驶员：出港前期人员：前期人员：中转人员：中转人员：组货员：组货人员：驾驶员：拼装人员：分队部：广场人员：驾驶员：人力调配与管理分析—管理现状如何统计考勤？口头点名、签到、打卡……如何进行人员管理？服务年限、奖罚、晋升……如何合理安排用工人员？忙闲不均、冗编……如何调派人员？岗位调换、临时增援……如何绩效考核？多劳多得、同工不同酬、能者上庸者下……如何进行招聘与培训管理？口口相传、实操培训……如何进行人员管控？行走式管理、制度贯彻执行……仓库人力调配与管理分析—国内进出港图解仓库人力调配与管理分析—状态分析目前状态：忙闲不均、管理薄弱、人员散漫、定岗定责、绩效不公、人员流动量大理想状态：忙闲有序、管控有效、权责分明、一专多能、多劳多得人力调配与管理分析—人员调配分析无论是国际还是国内进出港，如能使人员调配合理、有序完成作业，作业调配方式与关键要素分析如下：调配方式：进港作业：组别调配、分拣与提货班调配出港作业：组别调配、前期、组货、（拼装）调配进出港调配：国内进出港调配、国际进出港调配关键要素：·货量统计·人力统计·调配派工准备时段·交叉作业时间点与时段·完成作业量统计·技能培训人力调配与管理分析—状态分析实施分析：启动点：飞机落地后和起飞前的某段时间（正常、延迟……）用工统计：货量可以预估，用工人数可以预估（多少货量在多长时间内安排多少人来完成）组别编排：人员编组、排班(时间段、货量、新老人员统计……)人员调配：货量预估、操作复杂程度预估、调配人员预估……组别调配：业务培训、进出港调配：业务培训、新老搭配（服务年限、表现优劣统计）绩效统计：每人装卸量统计人员考核：装卸量、差错率、出勤率、贡献值……管控方法：建全制度、有力实施人力调配与管理分析—建议方案现状分析：管理层对作业人员工作表现掌握不实、工作量分析没有可靠依据，判断多凭主观感觉和印象，人为因素较大建议方案：导入“现代运营管理软件”之人力管理模块可性行分析：人员情况、货量、时间点有据可依，具有可操作性实施步骤：1.建立基础数据:员工档案：统计人员数量、分布情况，以便分析人力成本员工考勤：统计出缺席、在岗人数，以便分析人员流动及表现情况货量预估：出港根据预舱单、进港根据分舱单等预估各时段装卸货量绩效统计：统计每组每人实际装卸量与装卸时间2.管理分析应用：组别编排：基础数据的支持以便分析统计人员、货量、时间段的合理配置人员调配：基础数据的支持以便分析统计人员、货量、时间段的合理配置绩效考核：装卸量、差错率、出勤率、贡献值……管控方法：根据分析实际，避免管理漏洞，建全制度、有力实施、加强督导车辆调配与管理分析—现状与建议可行性分析现状分析：每日领用车辆数量未知、可用车辆未知、不可用车辆未知、缺失车辆未知、待补足车辆未知、车辆分布未知、车辆使用状况未知、单部车辆耗油量未知……理想状态：掌控车辆数量与状态、能够对油耗进行成本分析建议方案：导入“现代运营管理软件”之车辆管理模块可性行分析：车辆数量、领用人、装卸货量、油耗数据统计准确，具有可操作性车辆调配与管理分析—现状与建议可行性分析实施步骤：1.建立基础数据：车辆编号：统计车辆数量、车况领用人情况：统计各时段使用人情况货量统计：统计车辆装卸货量油耗统计：统计车辆领用油量2.管理分析应用：组别编排：分析车辆与编组方式的合理性车辆调配：分析各时段、货量与车辆的调配的合理性油耗分析：分析油耗使用成本管控方法：根据分析实际，避免管理漏洞，建全制度、有力实施、加强督导货物管理情况分析—现状与建议可行性分析现状分析：日进出港货量未知、收费货量未知、免收费货量未知、漏装货量未知、残损货量未知、各种形态货量分布未知……理想状态：掌控货量收发的预估与实收、实发情况，能够做到货量与用工、车辆等的成本分析建议方案：导入“现代运营管理软件”之货物管理模块可性行分析：车辆数量、领用人、装卸货量、油耗数据统计准确，具有可操作性货物管理情况分析—现状与建议可行性分析实施步骤：1.建立基础数据：日进出港货量预估：统计24小时货量预估日进出港货量实际：统计24小时货量实收实发2.管理分析应用：货量分析：掌控各时段进出港货量状态货态分析：掌控各时段各种形态货物的状态管控方法：根据分析实际，避免管理漏洞，建全制度、有力实施、加强督导应收帐款情况分析—现状分析现行收款流程存在风险：收款管制点滞后，是否均能收到款项?以人为基础的管理手段，是否确保入帐无误?代理人自觉性是否被高估?收款员、前期人员是否能确实维护公司利益?获经得起诱惑?相关作业人员之工作态度、责任心是否被高估?凤凰收款柜台实际收款单据数量(含提货单据数量)是否一致?应收帐款情况分析—可行性建议分析现状分析：无流程管控点、稽核机制不建全、基础数据不健全、管理规范不健全、管理层监管力度弱、员工岗位责任教育弱、风险意识薄弱理想状态：改善现行收款流程的失控点、利用信息系统导入运营基础数据、稽核机制的建立与完善、强化管理制度与力度、提升员工素质建议方案：导入“现代运营管理软件”之应收帐款管理模块可性行分析：收费货物数量、实收实发货物数、收款人、收发货人统计明确，勾核机制健全，具有可操作性应收帐款情况分析—建议收款流程1信息化建设建立一套网络版管理软件用作基础信息录入、汇总；数据查询，比对；进行差异分析及为管理决策提供数据基础。现场方面可增加手持设备，供收发货员使用(亦可用抄写后录入替代方法)实现收款柜台与进港提货口、出港收货口的信息录入；关键信息为:航班号、运单号、件数、重量等。人员设置收款柜台：原收款员工作内容；进港提货口和出港收货口指定一名统计员，负责将提货、收货必要信息录入系统。应收帐款情况分析—建议收款流程2流程运作收款员录入收款信息，并将收费章改成收款员人名章，确认业务负责人员，装卸员认章出货；进港提货口和出港收货口统计员信息录入系统后并加盖人名章，装卸员认章发货货提货。稽核制度次日比对前一日的作业单据信息；原则为进港或出港统计员所录入的信息应与收款柜台与提、出货量录入信息的相符；必要时需与SITA系统比对；差异分析，落实原委。应收帐款情况分析—建议流程分析流程内容现行流程建议流程管控点1.管控点滞后*先收款后发货时为发货员管控*先发货后收款时为收款员管控1.管控点在两端2.收款员、发货员均设管控点管控方法收费章人名章及信息系统管控手段人为责任心稽核机制稽核机制无有差异日报无有管理规范无有奖惩机制有，力度弱有，力度强数据信息有，不完备有，完备应收帐款情况分析—建议流程优点人名章的使用可以明确单据操作人员，减少代理可能私刻印章的风险；收款柜台和提货班分设专人负责信息采集，确保收款基础机制；可以确保公司应收帐款的完整性，不致漏单；可以增加基础数据的采集。信息化应用建议凤凰公司储运部目前拥有员工超过千名，可是，审视其整体的运营操作，会发现采用信息技术的机制非常低。虽然，整个储运部目前是靠广大的劳动力支持运营运作，但是，基于人与货量的与日俱增，我们衷心的建议，在适度的环节中建立导入信息系统，必定有利于目前运作管理。信息化应用建议基础数据的建立人力分配与调动减少短装货或漏装货的可能性绩效机制收款勾核管理决策WMS管理软件，可以实现：基础数据录入进出库管理数据勾核差异报告信息化应用建议信息化建设效益短期：掌控人员动向掌握车辆、油耗动向掌控货物情况掌握应收帐款情况提升服务质量长期：减员增效，做合理经济的科学化运用车辆油耗成本的管控