(BT-XM-CW-208)报销管理细则

报销管理细则受控状态：____受控_________发放编号：________________生效日期：___2007-04-02___版本/修改次第更改页次/章节编制审核批准生效日期1总则为加强企业内部控制制度建设，完善公司财务管理，规范公司职工经济行为，特制定本规定。2管理规定2.12.1.12.1.22.1.32.1.42.22.2.1借款出差人员借款必须先到财务（部）管理中心领取借款单，填明正当借款理由，先经部门主任签字同意，然后由财务主管和总经理签字批准后，持借款单到出纳处支取现金。出差人员出差返回后5个工作日内报销差旅费并结清借款，超过5天无故未报销者，不得再借款，出纳会计有权在当月工资中扣除借款。试用员工借支差旅费或临时借款，需由正式员工具担保书或签认担保方能办理，若借款人未能偿还借款，担保人应付连带责任，以工资或其他资金代为偿还。其他临时借款，如业务费、周转金等借款，须注明还款日期，审批程序同出差借款，凡职工借用公款者，在原借款未还清前，不得再借。各项借款金额及报销金额审批严格按法人授权范围执行，超越授权范围，出纳应拒绝支付。借款审批人因出差等事由不在公司时，应电话通知下一审批人先行签批，总经理不在时应电话通知财务管理中心出纳先行支付，事后及时补办借款手续。每笔借款（含支票领用），借款人必须注明归还或报销日期，在承诺期内未归还和报销且无正当理由的，逾期一日按5%扣款。扣完为止。报销报销程序：a）职工报销：由经办人签字—部门主管签字认可—财务主管审核—分管2.2.2经理—总经理（董事局主席）签字批准—出纳支付。b）科室负责人报销：本人签字—财务主管审核—分管经理签批—总经理（董事局主席）签字批准—出纳支付。c）助理以上人员报销：经办人签字—财务主管审核—总经理签批—出纳支付。d）严禁代为报销，坚决执行谁办理、谁签字，责权利要明确。报销单据必须分类粘贴，不分类或分类不明者不予报销，过期单据不予报销。报销标准a）办公费报销：购买办公用品，先由需求部门提出申请，经公司总经理审批后，办公室持申请单到财务办理借款手续，购买完后，持签批发票（附明细）到财务报帐。无明细者不予报销。发票和实际业务不符不予报销。b）交通费报销：对于公司因车辆安排不开而打的办公的，须经公司办公室许可，回来后到办公室登记，在车票背后写明时间、起止地点、花费金额并签名。每周五由办公室统一贴单据并附登记明细报销，出纳负责审核时间及单据、金额等不符者不予报销。c）日常招待用水果和烟茶报销：日常接待用水果因无购物发票，接待科室先行垫付，报办公室和财务管理中心备案，每月底由公司办公室和财务共同解决。d）报刊杂志的征订：每年由办公室根据各部门实际需要订购，有特殊要求的报刊可单独上报公司办公室。办公室经报总经理批准后统一办理。发票需要附公司报纸及刊物明细。有政府职能部门特殊摊派或其他原因订购的杂志，单独请示总经理或董事局主席办理。e）饮用大桶水和汽车用矿泉水的购买：公司办公用大桶水须开正规商业发票，并注明单价数量，公司接收大桶水应有登记，每个部门领用要做登记并签字，每次和供水公司结账需要附接收和登记记录到财务办理付2.2.32.2.4款手续。汽车用矿泉水由公司办公室统一购买，管理同上。车辆相关费用报销：a)维修保养车辆维修保养由相关人员提出维修保养申请，报办公室主任审核后，经总经理签批到财务办理现金或支票领用手续，到特约维修保养后，持发票和盖章的明细报销。发票和明细缺一不予报销。b）装饰车辆需要装饰或改装的，由相关人员提出申请，报办公室主任审核后，报总经理批准后办理，发票附带明细办理报销手续。发票明细不全不予报销。c)加油公司车辆实行加油卡加油，卡中金额不足时，由办公室相关人员申请并报办公室主任批准充值，办公室应跟踪加油卡的使用与车辆里程的对比关系，对油耗明显偏高或波动异常又无正当理由的，拿出处理意见。d)过路过桥及停车费由相关人员持有效单据到办公室主任处签字后，经财务审核报总经理批准报销。差旅费报销：职工因公出差，据实报销差旅费，包括车船机票，相关保险，住宿等。a)出差在外的餐费标准：有招待任务的据实报销，无招待任务的，餐费标准为：在省会和特区出差的：中晚餐高层80元/餐；中层60元/餐；职工50元/餐。在其他地区出差的：中晚餐公司高层为六十元/餐，中层四十元/餐，职工三十元/餐，早餐一律10元/餐，外出会议培训，所交费用已含餐费的，不再报销。职工跟随公司中层或高层出差的，可有一人报销标准跟随相同出差的领导报销。除公司高层住宿费据实报销外，其他人员住宿报销标准为：在特区及省会出差的中层360元/晚，职工260元/晚，在其他地区出差的中层260元/晚，职工160元/晚，凭发票报销，多不退，少不补。b)出差期间住宿，凡两人合住一室，每室标准可按同住较高一人的标准2.2.52.2.62.2.72.2.8报销。有接待单位提供住宿或住亲朋家的，不享受住宿报销待遇。夜间在长途交通工具上度过的，不计人住宿天数。凡有接待单位免费提供就餐或就餐费用已通过其他形式在公司报销的，应按实予以扣减。自带车辆出差的，过路过桥费、汽油费按实报销。c)未婚职员父母均在外地居住者，每年可享受一次探亲路费报销；已婚员工父母均在外地居住者，每两年可享受一次探亲路费报销；已婚员工探望不在本地配偶一年可享受两次探亲路费报销。报效标准不超过火车硬卧金额标准。d)出差返回后5个工作日内办理报销手续，不按时报销的应书面向财务说明原因。超时不报又无书面正当理由的，出纳有权按报销金额5%/日扣除费用。扣完为止。招待费报销公司职工有公务招待的，招待后5个工作日内报销，对于娱乐休闲形式的招待从严控制，洗浴发票一律不许报销。业务招待严禁假公济私，一经发现，严肃处理，并处报销金额的5倍罚款。会务费会务费报销需持会务通知和公司派遣参会通知，会务费通知中应注明参会人员，地点、标准和内容，会务费含餐费住宿费的，不再报销住宿及餐费，不含的参照差旅费报销规定，市内参会不报销晚餐早餐。会务费报销期限为参会后5日。组织职工出游组织职工自带车本地游的，根据参加人数，报销门票、餐费、过路过桥费等，跟团到外地旅游的，公司报销标准为和旅行社签订团费，在外地自费项目由消费人自行负担，公司不予负担，异地购物、就餐一律由消费人自行负担，公司一律不予报销。举办活动费用报销公司举办活动，应开列出开支计划，包括具体支出细节，由办公室主任签字2.2.92.2.102.2.112.2.122.2.132.2.142.2.152.2.16后报总经理审批后报财务备案，所有购买需列明细。否则财务有权拒绝报销。电话费手机公司对高层管理人员手机费实报实销，对中层每月报销160元/月，职工每月报销100元/月。固定办公电话据实报销。服装费用公司工作服装两年一换，具体标准为董事长或总经理审批为准。中介费律师费为公司和律师事务所签订的法律顾问协议所约定的费用，诉讼费如属正常诉讼，公司负担，若因部门或项目公司违规作业生产产生诉讼，则由担责部门集体负担诉讼，该费用从工资中扣发。会计师审计费为公司为融资或年终正常的审计支出，凭发票报支经总经理或董事局主席签字列支。为融资或其他活动发生评估或其他中介费用根据实际业务情况据实列支。广告宣传费广告费根据广告合同支付，但必须满足以下条件：a）在媒体发布b）广告业发票c）和广告公司签有合同。广告费和业务宣传费根据实际发生情况会签列支。食堂费用管理：食堂人员2名，职工每月支出餐费标准5.5元/人•天，该标准包括油盐煤气水电等。礼品支出：公司协调关系用礼品支出，发票开具商公司财务管理中心，凡开具礼品、工艺品等一律不予报销。其他福利支出。节庆福利春节、中秋节原则上发放不超过800元现金或实物。其他福利支出原则上控制在每月每人不超过200元人民币或等值实物。贺仪（限转正后）2.2.172.2.182.2.19a)如员工办理了结婚登记手续（限转正后），将结婚证复印呈报集团人力资源部，公司将致新婚贺仪人民币800元整；b)如员工在子女出生6个月内向集团人力资源部出示《独生子女证》，公司将致贺仪人民币300元整。奠仪（限转正后）员工在直系亲属（指配偶、子女、父母或配偶之父母）不幸去世后一个月内知会集团人力资源部，公司将致以奠仪人民币500元整。其他支出必须遵守实是求实的原则，经经办部门主管和财务主管共同会签，报公司总经理或董事局主席签字列支。对已发生的费用但未取得正规发票的部门，一律不允许用其他票据代替。对公司公共活动发生支出未取得有效票据的，由经办部门负责人和财务主管共同解决。以上费用报销期限有明确规定的根据规定执行，无明确期限的，以行为发生后5日为准。逾期不报销且无正当理由的，报销时按报销金额的5%/日由出纳扣发，计入职工福利费。出纳需严格执行报销制度，不严格执行的，内部审计审出，由出纳负责，并视情节轻重处以50元—200元罚款。内部审计未审出，公司发现后处罚内部审计，每次50元。