07 会计凭证

第七章账簿教学目的：通过本章的学习，要能熟练的登记帐薄，利用帐薄。基本要求：1、理解设置和登记帐薄的作用；2、熟悉日记账、分类帐、明细分类帐的内容、格式、登记依据和登记方法；3、掌握登记帐薄的各种规则，包括错帐更正的规则；教学重点：会计的职能和特点；会计核算的前提和一般原则。教学时数：4学时第一节账簿的作用及种类一、账簿的作用1、账簿可以为企业管理部门提供系统、完整的会计信息。2、为编制会计报表提供资料。3、有利于开展会计检查和会计分析。二、账簿的种类（一）账簿按其用途的分类账簿按其用途的不同，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种。1、序时账簿序时账簿，也称日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。日记账按其记录内容的不同又分为普通日记账和特种日记账。普通日记账，也称通用日记账，是用来登记企业所发生的全部经济业务的日记账。特种日记账是用来专门记录某一特定类型的经济业务发生情况的日记账。我国要求企业必须设置的特种日记账是现金日记账和银行存款日记账。2、分类账簿分类账簿是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。按照总分类账户进行分类登记的账簿叫做总分类账，简称总账；按照明细分类账户进行分类登记的账簿叫做明细分类账，简称明细账。总账是用来反映经济业务的总括内容的，而明细账则是用来反映经济业务的详细内容的，总账中某账户的金额与其有关的明细账的金额之和相等。3、备查账簿备查账簿是指对一些在序时账簿和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，对序时账簿和分类账簿起补充作用。如委托加工材料登记簿、租入固定资产登记簿等。（二）账簿按其外表形式的分类各种账簿都具有一定的外表形式，按其外表形式的不同可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。1、订本式账簿。订本式账簿是指在启用前就将许多张账页装订成册并连续编号的账簿。优点：能够避免账页散失和人为的抽换账页，保证账簿记录资料的安全性；缺点：必须事先估计每个账户所需要的账页张数，预留账页过多，会造成浪费，而预留太少又会影响账户的连续登记。一般情况下，总账、现金日记账和银行存款日记账使用订本式。2、活页式账簿。活页式账簿是指平时使用零散账页记录经济业务，将已使用的账页用账夹夹起来，年末将本年所登记的账页装订成册并连续编号的账簿。优点：便于记账分工，节省账页，且登记方便；缺点：账页容易散失和被人为抽换。一般情况下，材料明细账使用活页式式帐薄。3、卡片式账簿。卡片式账簿是指用印有记账格式的卡片登记经济业务的账簿。卡片账是一种特殊的活页式账簿，对某些可以跨年度使用，无需经常更换的明细账，如固定资产明细账、低值易耗品明细账等，可采用卡片式账簿。（三）账簿按账页格式的分类账簿按账页格式的不同，可以分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿等。1、三栏式账簿三栏式账簿是将账页中登记金额的部分分为三个栏目，即借方、贷方和余额三栏。这种格式适用于只提供价值核算信息，不需要提供数量核算信息的账簿，如总账、现金日记账、银行存款日记账、债权债务类明细账等。2、多栏式账簿多栏式账簿在借方和贷方的某一方或两方下面分设若干栏目，详细反映借贷方金额的组成情况。这种格式适用于核算项目较多，且管理上要求提供各核算项目详细信息的账簿，如成本、费用等明细账。3、数量金额式账簿数量金额式账簿是在借方、贷方和余额栏下分别分设三个栏目，用以登记财产物资的数量、单价和总金额。这种格式适用于既需要提供价值信息，又需要提供数量信息的账簿。如材料明细账和产成品明细账等。三、账簿的基本内容1、封面。2、扉页。3、账页。账页的基本内容应包括：（1）账户的名称（总账科目、二级或三级明细科目）；（2）登账日期栏；（3）凭证种类和号数栏；（4）摘要栏（记录经济业务内容的简要说明）；（5）金额栏（记录账户的增减变动情况）；（6）总页次和分户页次。第二节账簿的设置和登记一、日记账的设置和登记（一）普通日记账的设置和登记设置普通日记账的单位，一般不再使用记账凭证，而是在经济业务发生后，根据原始凭证或汇总原始凭证，登记普通日记账。（二）特种日记账的设置和登记1、现金日记账的设置和登记现金日记账，是由出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证（记录从银行提取现金的业务），按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的一种特种日记账。2、银行存款日记账的设置和登记银行存款日记账是由出纳员根据银行存款付款凭证、银行存款收款凭证和现金付款凭证（记录将现金存入银行业务），按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记的账簿。（三）多栏式日记账的设置和登记这种日记账是在一张账页上分别按现金（银行存款）借方（收入栏）和贷方（支出栏）的对应科目设置相应的多个金额栏的日记账。登记多栏式日记账时，由于其账页较长应注意将业务金额准确记入相应金额栏内，防止因数字串行或串栏造成记账错误。为避免以上错误的发生和便于账簿的保管，通常是将多栏式日记账按收入和支出一分为二，即分别按借方对应科目设置现金（银行存款）收入日记账，按贷方对应科目设置现金（银行存款）支出日记账。二、总分类账的设置和登记在总分类账中，应按照总账会计科目的编码顺序分别开设账户，由于总分类账一般都采用订本式账簿，因此应事先为每一个账户预留若干账页。任何单位都必须设置总分类账。（一）三栏式总分类账的设置在总分类账根据记账凭证逐日逐笔进行登记时，其账页格式选用三栏式。采用三栏式时，要求按照每一账户开设借方、贷方和余额三个栏次，一个账户占用一张或几张账页。三栏式总账根据其是否提供对应科目信息，又可分为普通三栏式和反映对方科目的三栏式。1．普通三栏式。在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏。2．反映对方科目的三栏式总账反映对方科目的三栏式总账，除在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏外，还分别在借方和贷方栏下设有对方科目栏，以便直接从总账中了解经济业务的来龙去脉。（二）多栏式总分类账的设置多栏式总分类账，是把序时账簿和总分类账簿结合在一起，变成了一种联合账簿，通常称为日记总账，它具有序时账簿和分类账簿的双重作用。由于多栏式总账将全部总账账户放在一张账页中进行登记，使账页篇幅较大，不便于登记和保管，不过采用计算机记账的单位较适用。（三）总分类账的登记方法总分类账可以根据记账凭证逐日逐笔登记；也可以将一定时期的记账凭证汇总编制成“汇总记账凭证”或“科目汇总表”（或“记账凭证汇总表”），再据以登记总账；还可以直接根据多栏式现金和银行存款日记账登记总账。采用哪种方法登记总账，取决于企业所采用的会计核算组织形式。总分类账账页中各栏目的登记方法如下：1、日期栏：在逐日逐笔登记总账的方式下，填写业务发生的具体日期，即记账凭证的日期；在汇总登记总账的方式下，填写汇总凭证的日期。2、凭证字、号栏；填写登记总账所依据的凭证的字和号。在依据记账凭证登记总账情况下，填写记账凭证的字、号；在依据科目汇总表情况下，填写“科汇”字及其编号；在依据汇总记账凭证登记总账的情况下，填写“现（银）汇收”字及其编号、“现（银）汇付”字及其编号和“汇转”字及其编号；在依据多栏式日记账登记总账的情况下，可填写日记账的简称，如现金收入日记账可缩写为“现收账”，现金支出日记账可缩写为“现支账”，银行存款多栏式日记账的缩写方法同现金多栏式日记账的缩写方法相同。3、摘要栏：填写所依据的凭证的简要内容。对于依据记账凭证登记总账的单位，应与记账凭证中的摘要内容一致；对于依据科目汇总表登记总账的单位，应填写“某月科目汇总表”或“某月某日的科目汇总表”字样；对于依据汇总记账凭证登记总账的单位，应填写每一张汇总记账凭证的汇总依据，即是依据第几号记账凭证至第几号记账凭证而来的；对于依据多栏式日记账登记总账的单位，应填写日记账的详细名称。4、对方科目栏：填写与总账账户发生对应关系的总账账户的名称。5、借、贷方金额栏：填写所依据的凭证上记载的各总账账户的借方或贷方发生额。6、借或贷栏：登记余额的方向，如余额在借方，则写“借”字；如余额在贷方，则写“贷”字。如果期末余额为零，则在“借或贷”栏写“平”字，并在“余额”栏的中间划“－”符号。三、明细分类账的设置和登记根据有关会计制度的规定和企业管理的需要，各单位都应设置各项财产物资明细账、应收应付款明细账、成本费用明细账、资本明细账和利润分配明细账等。根据经济管理的需要和各明细分类账记录内容的不同，明细分类账可以采用三栏式、多栏式和数量金额式等三种格式。（一）三栏式明细分类账（甲式账）的设置和登记三栏式明细分类账在账页中只设有借方、贷方和余额三个金额栏。它适用于只需要提供价值信息的账户。如应收账款明细账、应付账款明细账等结算类明细账和资本类明细账都可采用三栏式。为区别总分类账中的三栏式，在实际工作中，将明细账中的三栏式，称之为“甲式账”三栏式明细分类账是由会计人员根据审核后的记账凭证，按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的。日期栏登记经济业务发生的具体时间，与记账凭证的日期一致；凭证字、号栏登记原始凭证或记账凭证的种类和编号；摘要栏登记业务的简要内容，通常也和记账凭证中的摘要内容是一致的；借方、贷方金额栏登记账户的借方、贷方发生额；借或贷栏登记余额的方向；余额栏登记每笔业务发生后该账户的余额。（二）数量金额式明细账（乙式账）的设置和登记数量金额式明细账的账页，设有入库、出库和结存三大栏次，并在每一大栏下设有数量、单价和金额三个小栏目，这种格式适用于既要进行数量核算，又要进行金额核算的各种财产物资类账户。如“材料”、“库存商品”等账户的明细分类核算。由于在明细账中有了“甲式账”，在实际工作中将数量金额式明细分类账称为“乙式账”。数量金额式明细账可以由会计人员根据原始凭证按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记，也可以由仓库保管员根据原始凭证按照时间先后顺序逐日逐笔进行登记。数量金额式明细账的具体登记方法如下：（1）日期栏登记经济业务发生的具体日期，应与原始凭证的日期一致。（2）凭证字、号栏按证明业务发生或完成的原始凭证进行登记，一般情况下，原材料增减业务的原始凭证叫收料单（简称“收”字）、领料单（简称“领”字）和限额领料单（简称“限领”字）；产成品增减业务的原始凭证叫入库单（简称“入”字）、出库单（简称“出”字）。（3）摘要栏登记业务的简要内容，文字力求简练，但要能说明问题。（4）入库、出库栏中的数量栏登记实际入、出库的财产物资的数量；入库单价栏和金额栏按照所入库材料的单位成本登记；出库栏和结存栏中的单价栏和金额栏，登记时间及登记金额取决于企业所采用的期末存货计价方法，在采用月末一次加权平均法下，出库单价栏和金额栏一个月只在月末登记一次；在存货的其他计价方法下的明细账登记，在《财务会计学》中再详细说明。（三）多栏式明细账的设置和登记多栏式明细分类账，是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页上按有关明细科目或明细项目分设若干栏目，以在同一张账页上集中反映各有关明细科目或明细项目的核算资料、按照明细分类账登记的经济业务的特点不同，多栏式明细分类账账页又可分为：借方多栏式、贷方多栏式和借贷方多栏式三种格式。1、借方多栏式明细分类账的设置借方多栏式明细账，在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，并在借方按照明细科目或明细项目分设若干栏目，或者单独开设借方金额分析栏。这种格式的账页适用于借方需要设置多个明细科目或明细项目的成本或费用类账户，如“物资采购”明细账、“生产成本”明细账、“管理费用”明细账、“制造费用”明细账等。2、贷方多栏式明细分类账的设置贷方多栏式明细分类账是在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，并在贷方按照明细科目或明细项目分设若干栏目，或者单独开设贷方金额分析栏。它适用于贷方需要设多个明细科目或明细项目进行登记的账户，如“营业外收入”明细账和“主营业务收入”明细账等。贷方多栏式明细分类账是根据审核后的记账凭证和原始凭证，按照业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的。贷方多栏式明细账适用于一般在平时只有贷方项目的发生额，而借方只在月末发生一