02记录控制程序

记录控制程序版次A/0编制审核批准编号QEP-02-2005机密第1页共2页记录控制程序1目的规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据。2范围适用于为证明产品符合要求和管理体系有效运行的记录，包括外来相关方的记录。3职责3.1各部门负责收集、整理、保管本部门的记录。3.2品管部负责汇总、编制企业记录控制清单。规定各项记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制；负责服务质量检验报告的归档和管理。4定义无5程序5.1记录包括：全公司的检验记录、检验报告、生产记录、工作报告、本公司内部审核过程记录及报告等。记录可以采用文字、照片、光盘、磁带和磁盘等形式。5.2记录的标识和检索5.2.1记录的格式、编号按《文件控制程序》规定执行。文字形式的记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、易于识别和检索。记录标识应反映活动的名称、编号、时间。记录可以按照活动的时间归类，也可以按照活动的类别归类。必要时要对记录进行编目，以便检索。5.2.2照片形式的记录必须附带文字说明。应标识活动的内容和时间。若照片是文字形式记录的附件应随同文字记录一并归档。5.2.3光盘、磁盘、磁带等形式的记录必须将储存的位置、记录保管人、记录名称填入。必要时进行备份，记录文件按类型和控制要求进行归类整理，建立文件夹储存以便检索。5.3记录的保存、保护5.3.1各部门必须把所有的记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥地方。所有的记录保持清洁、字迹清晰。磁盘记录还应及时以其他形式备份，防止丢失，记录控制程序版次A/0编制审核批准编号QEP-02-2005机密第2页共2页不被修改。各台电脑由专人使用，密码保护并及时杀毒。5.3.2品管部编制《记录清单》，将企业所有与管理体系运行有关的记录汇总，规定记录名称、编号、保存期、使用部门、保存地点等内容。5.4记录借阅和复制5.4.1各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准，借阅应填写《记录借阅登记表》。5.4.2企业的技术数据、商业秘密、财务报表属于企业的保密记录。相关人员应遵守企业保密制度。除非有合同的规定，经经理批准方可向外部提供。5.5记录的处置5.5.1记录必须按要求及时传递给相关部门或人员使用。5.5.2记录的收集保管部门应定期将收集的记录进行统计分析，从中识别各种改进的机会。5.5.3记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁，保管部门应填写《记录销毁登记表》，并经部门主管审批后销毁，但不得遗失。5.5.4各相关部门可根据工作需要提出对记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。6相关文件6.1《文件控制程序》7附件7.1《记录清单》7.2《记录借阅登记表》7.3《记录销毁登记表》