基本建设项目档案管理规定

基本建设项目档案管理规定修改码/版本：1/E文件编号：GDGS/ZY66.02-05-2010页码：1/71中国石油管道公司2012-09-30发布2012-09-30实施1目的为规范公司基本建设项目档案管理，充分发挥项目档案在工程建设、生产（使用）管理、维护和改建扩建中的作用，根据国家有关法律法规和上级相关文件精神，结合公司实际，制定本规定。2范围本规定适用于公司基本建设（含新建、更新改造、大修理）项目档案管理。3术语和定义3.1建设项目档案本规定所称建设项目档案指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等各种载体形式的项目文件。3.2项目文件本规定所称项目文件指项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。3.3项目前期文件本规定所称项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.4项目竣工文件本规定所称项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。GDGS/ZY66.02-05-2010页码：2/71—2—3.5项目竣工验收文件本规定所称项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。4职责4.1总经理办公室是公司建设项目档案工作的归口管理部门，主要职责：4.1.1负责执行集团公司建设项目档案工作管理制度，制订公司建设项目档案管理办法；4.1.2负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；4.1.3负责公司建设项目档案验收工作；4.1.4负责参加公司建设项目竣工验收；4.1.5负责组织公司建设项目档案业务交流与培训工作；4.1.6负责接收保管专业分公司级及以上审批管理项目的档案实体。4.2工程处是公司新建项目工程管理部门，负责指导、监督、检查各项目部项目档案管理工作。4.3生产处、管道处是公司更改大修项目工程管理部门，负责指导、监督、检查所属各单位项目档案管理工作。4.4项目建设单位4.4.1项目建设单位负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归档工作；对项目档案的齐全、完整、准确负责；负责项目档案的移交工作。4.4.2项目建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。4.4.3项目建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整GDGS/ZY66.02-05-2010页码：3/71—3—理工作，并向建设单位档案管理部门归档。4.4.4项目建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理、归档，检查、接收项目文件。5管理内容5.1建设项目档案管理一般规定5.1.1公司建设项目档案是项目建设历程的真实记录和原始凭证，是生产运营、管理维护、工程改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。5.1.2建设项目档案工作应当坚持“三同步”的原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。5.1.3项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。5.1.4项目建设单位应加强对项目文件形成、收集、整理等过程控制，保证项目档案完整、准确、系统。5.1.4.1档案完整指按《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档，各种文件原件齐全。5.1.4.2档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，图物相符，签字手续完备。5.1.4.3档案系统指项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。5.1.5项目申请立项后，项目建设单位应明确档案管理机构、人员，负责项目GDGS/ZY66.02-05-2010页码：4/71—4—文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。5.1.6项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合同管理之中。5.1.6.1项目建设单位在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理（以下简称参建单位）等合同（协议）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案管理部门签署会签意见。5.1.6.2项目建设单位办理竣工结算时，应当有档案管理部门的签署意见。档案管理部门根据合同（协议），检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见，方能进入合同（协议）付款环节。5.1.7项目建设单位有关部门负责组织协调和指导参建单位编制、整理和归档项目文件，并负责案卷质量的审查。5.1.8项目建设单位和参建单位应根据各自职责范围或合同规定，完成项目文件的编制、整理、归档工作。监理单位负责审核、签署项目竣工文件。5.1.9建管分开管理的建设项目，其形成的档案由双方共同协商，明确移交项目档案（包括电子文件）的范围、套数、版本、时间、质量要求等事宜，双方办理移交手续。5.1.10采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目，项目建设单位应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求，并按照合同规定将项目文件归档。5.1.11项目建设单位应当配备档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。5.1.12项目建设单位要应用档案管理系统（E6）对项目档案进行归档与移GDGS/ZY66.02-05-2010页码：5/71—5—交工作。5.2建设项目档案收集、整理与归档5.2.1反映和记录项目建设重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入建设项目档案，参见《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）。项目档案保管期限一般分为永久、定期两种。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。5.2.2项目可行性研究、任务书，以及项目管理文件和竣工验收文件按“件”整理。具体执行《归档文件整理规则》（DA/T22－2000）。项目竣工文件应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822－2000）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）进行整理。图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3－1989）要求统一折叠。电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）。5.2.3项目建设单位各机构和参建单位，应在建设项目竣工验收前按阶段或单项，将经过整理的项目文件，提交建设单位档案管理部门归档。项目建设单位档案管理部门汇总项目文件，将全部档案条目录入或通过离线客户端导入“档案管理系统（E6）”并上载相应电子文件。5.2.4项目建设单位和参建单位，应当指定专人负责照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作。工程结束后，项目建设单位应根据工程实际编辑一套反映工程全过程的照片册。另外，公司级以上的项目，还应编制一套反映所承担工程全过程的不少于30分钟的视频资料，并进行编辑配音。5.2.5项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章应加盖在标题栏GDGS/ZY66.02-05-2010页码：6/71—6—上方或左边空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处；竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，签名不得由他人代签或以个人印章代替。5.2.6项目档案收集、整理与归档具体执行《建设项目文件整理与归档操作指南》（附录C）。5.3建设项目档案验收5.3.1项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。5.3.2项目档案验收执行下列规定：5.3.2.1由国家发展和改革委员会组织竣工验收的项目，项目档案验收由国家档案局组织或委托组织。5.3.2.2由集团公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由集团公司办公厅负责组织。5.3.2.3由专业公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由集团公司办公厅负责组织或委托组织。5.3.2.4由公司组织竣工验收的项目，根据工程实际，项目档案验收可由总经理办公室单独组织验收，也可与工程竣工验收合并进行。项目建设单位档案管理机构应加强项目档案验收前的指导与检查，必要时可组织预检。5.3.3项目档案验收应当按照下列规定，组成验收组进行验收：5.3.3.1国家档案局组织的项目档案验收，验收组按国家规定组成。5.3.3.2集团公司办公厅组织或受国家档案局委托组织的项目档案验收，验收组由集团公司办公厅、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。5.3.3.3公司总经理办公室组织的项目档案验收，验收组由公司总经理办公GDGS/ZY66.02-05-2010页码：7/71—7—室、项目主管部门等单位组成。项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。专业技术性强的项目可邀请有关专业人员参加验收组。5.3.4申请项目档案验收应具备下列条件：5.3.4.1项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；5.3.4.2项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；5.3.4.3完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作。5.3.5项目档案验收前，项目建设单位应组织项目设计、施工、监理等方面负责人及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《建设项目文件归档范围和保管期限表》（附录A）和《建设项目档案验收内容及要求》（附录B）进行全面自检，并形成项目档案自检报告。5.3.6项目档案自检报告应当包括以下主要内容：5.3.6.1项目建设及项目档案管理概况；5.3.6.2保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；5.3.6.3项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；5.3.6.4档案在项目建设、管理、试运行中的作用；5.3.6.5存在的问题及解决措施。5.3.7项目建设单位应以正式文件形式向项目档案验收组织单位报送建设项目档案验收申请报告，并附项目档案自检报告，填报《建设项目档案验收申请表》（附表1）。项目档案验收组织单位应在收到建设项目档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。5.3.8项目档案管理机构应当参加项目的中交（间）验收、初步验收和竣工验收，并同步进行项目档案的预验收。在项目竣工验收3个月前应完成项GDGS/ZY66.02-05-2010页码：8/71—8—目档案验收工作。5.3.9项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目建设单位、设计、施工、监理等参建单位和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。5.3.10项目档案验收应当以会议形式按照下列程序进行验收：5.3.10.1项目建设单位负责人或档案部门汇报项目建设概况、项目档案工作情况；5.3.10.2监理单位汇报竣工文件质量的审核情况；5.3.10.3项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；5.3.10.4项目档案验收组汇总项目档案检查情况，对项目档案质量进行综合评价，并形成项目档案验收意见；5.3.10.5项目档案验收组宣布项目档案验收意见。5.3.11检查项目档案，应当采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于案卷总数的30﹪，抽查重点为重要合同、协议等项目前期文件及隐蔽工程检查记录、竣工图、设计变更通知单等项目竣工文件，对抽查情况应填写建设项目档案验收检查记录，包括内容有档案（资料）号、验收检查情况描述、检查人、检查日期等。5.3.12项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组织单位以文件形式