档案目录格式规范

新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004件号文号责任者文件材料题名日期页数备注031大唐国际计[2008]XX号大唐国际关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第一批小型基建计划的通知2008.01.123032大唐国际计[2008]XX号大唐国际关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第二批小型基建计划的通知2008.04.124033大唐国际计[2008]XX号大唐国际关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第三批小型基建计划的通知2008.10.226①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。注：纵向目录表格格式均参照以上。（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号文件所在页号存放柜号党群工作（0类）永久1-2001-050125长期1-12001-1501830短期1-5001-0605038行政管理(1类)永久3-6001-100525长期13-15001-1983031短期6-7001-0907038经济管理(2类)永久7-9001-150825长期16-20001-2804031短期8-10001-1207539①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。注：索引表格格式均参照以上。（三）新文书档案备考表式样备考表盒内文件情况说明：整理人：检查人：整理日期:年月日①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。（四）新文书档案卷盒脊背全宗号年度一级类目名称保管期限起（）止件号（）盒号30303030306030档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。31010252525255025220全宗号年度一级类目名称保管期限起（）止件号（）盒号（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。全引目录年度文书档案第1/3册全引目录年度文书档案全1册科技档案目录格式（一）案卷目录案卷目录盒号档号案卷题名总页数保管期限页号备注(“页号”：为全引目录内每一个案卷的卷内目录首页所在的页码)①各字段宽度从左至右依次是：10、30、70、15、15、10、20（mm），整表宽度为170mm。（二）卷内目录卷内目录保管期限：盒号：档号：序号文件编号责任者文件题名日期页数（页号）备注(“页数”：为每件文件的页数；“页号”：适用于整卷装订成册的，为其中每件文件的首页所在的页码)①以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。（三）科技档案全引目录805类档案全引目录索引2号机分类号类目名称案卷目录所在页号卷内目录所在页号8050燃料设备管线施工安装文件118051锅炉设备管线施工安装文件1108052汽机设备管线施工安装文件3598053化水设备管线施工安装文件6698054暖通及其它系统设备管线施工安装文件8998055焊接记录、试验报告101108057材料出厂证书121358058设计变更、工程变更、材料代用单16160143—190盒90号柜311—340盒94号柜191—250盒91号柜341—360盒95号柜251—280盒92号柜361—391盒96号柜281—310盒93号柜393—400盒97号柜①以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25（mm）；下半部标示存放位置的部分，单元格宽度从左至右依次为39、38、39、38（mm）。整表宽度为155mm。②上半部表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用N（行）*10（mm）分布。科技档案全引目录制作以每本目录册都要包括索引目录、案卷目录和卷内目录为宜，即索引目录制作的大小，以该册能够装下的数量为准。对盒号的起止范围不做具体要求，各自便宜确定即可，要有稳定合理的规律沿袭可循。（四）科技档案案卷封面①“案卷题名”处请写明该案卷实际题名，并普通一号宋体居中。②其余文字空三号字体两格依样分布，三号宋体字加粗。“密级”分为“秘密、机密、绝密”，之前认定为“普通”密级的，密级置空不填。档号:0201-8400-01案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级30（五）科技档案备考表卷内备考表档号：（六）科技档案卷盒脊背互见号：说明：1、本卷有件，共有页，其中文字材料页，图纸张。2、其他。立卷人：立卷日期：年月日检查人：检查日期：年月日D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可根据需要设定）注：“虚线框”含义同上；*表示是可选设置项。（七）科技档案全引目录脊背示例一示例二图A7全引目录脊背说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、科技档案分二级或三级类目组织全引目录。一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第X/N册”。保管期限档号案卷题名盒号*全引目录**类科技档案第2/2册全引目录**类科技档案全1册全引目录**类科技档案第1/2册会计档案目录格式（一）案卷目录会计档案案卷目录年度：2008分类号：433盒号案卷题名保管期限存放地点备注①以上字段从左至右依次保持宽度为15、85、25、25、20（mm），整表宽度为170mm。（二）案卷目录会计档案全引目录索引年度类别案卷目录所在页号存放地点2006年会计报表(430)150号柜会计账簿(431)260号柜工资单(432)370号柜会计凭证(433)480号柜2007年会计报表(430)950号柜会计账簿(431)1060号柜工资单(432)1171号柜会计凭证(433)1285号柜2008年会计报表(430)会计账簿(431)工资单(432)会计凭证(433)①以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25（mm），整表宽度为155mm。。（三）会计档案全引目录脊背(注：照片、录音、录像、光盘、磁盘、实物档案全引目录与此基本相同)全引目录年度会计档案（四）会计档案封面小标签(适用于账簿及报表)案卷题名保管期限案卷号档号（30mm）（10mm）（20mm）（40mm）（70mm）（20mm）（50mm）（30mm）（20mm）（10mm）照片档案目录格式（一）照片目录（1-7大类）照片档案目录年度：2008册号：02照片号档号照片题名拍摄日期拍摄者/单位、部门页号备注0102008-1-01XXX在XX会上讲话何长江/新闻中心1011012（此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。①以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。（二）特殊的，工程档案照片目录（8、9大类）工程照片档案目录项目代号：0100册号：03照片号档号照片题名拍摄日期责任者/单位页号备注0210100-8035-01一次风机设备缺陷处理刘海洋/设备部1互见号：科档0100-8035-017022023（此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。）①以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。（三）照片档案卷盒脊背（根据选用照片册脊背大小而定）全宗号年度（项目代号）类别保管期限照片号号号第m/n册（四）单张照片说明照片号档号题名拍摄时间拍摄者文字说明：（如有互见信息，在说明之后另注明）①“拍摄地点”不专门设置着录项，请在“文字说明”中地点环境做准确说明。（注：“文字说明”应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。）光盘、磁带（数据、照片、录音、录像）档案目录格式（一）光盘（磁带）目录（1-7大类）光盘档案目录年度：2008盘号档号题名日期保管期限备注01第1册/25柜02（“责任者”为刻盘移交单位，“备注”填写光盘归档份数等信息。）①以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、60、20、20、30（mm），整表宽度为170mm。（二）特殊的，工程光盘（磁带）目录（8、9大类）同“光盘档案目录”（仅“年度”改为“项目代号”）。（三）光盘文件目录光盘档案文件目录盘号：02档号：2008-1-01序号责任者文件题名日期备注互见号：科档0100-8035-017①以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、80、20、30（mm），整表宽度为170mm。（四）光盘档案卷盒脊背（根据选用光盘册脊背大小而定）注：对于光盘的保存方式，推荐光盘统一入册保存。此脊背即为光盘档案册所用。全宗号年度（项目代号）类别保管期限光盘号号号第册（五）单张光盘说明盘号档号保管期限光盘名称刻录人刻录日期备注：（如有互见信息，在说明之后另注明）（注：“备注”应概括揭示光盘包含全部内容信息；或仅对光盘名称未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如光盘归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。）实物档案目录格式（一）实物目录实物档案目录年度：序号档号责任者题名载体形制日期存放地点备注0012008-1-001北京市政府北京市XXX先进单位锦旗2008.03.0515号柜002003①一般地，横向目录表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边27mm。以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、40、80、20、25、15、20（mm），整表宽度为240mm。②一般地，横向目录表格至顶端纸边35mm。横向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用10（行）*15（mm）分布。注：上表中“序号”项为三位数字，取所有实物档案排序的大流水号；“档号”项中第三段的号也为三位数字，取同一年度内所有实物档案排序的流水号。（二）实物档案封面小标签(规格大小由用户自定)序号档号责任者题名资料目录格式资料目录年度：2008盒号档号案卷题名存放地点备注012008-1-01大唐国际2008年路演文件2号柜①以上字段从左至右依次保持宽度为15、30、80、25、20（mm），整表宽度为170mm。章格式（一）文书档案归档章式样：（全宗号）（年度）（室编件号）问题（保管期限）（馆编件号）3×15单位：mm（二）档号章（科档）式样:档号序号单位：mm（三）竣工图章式样：编制单位760竣工图13编制人技术负责人编制日期1010监理单位名称监理人101025253080单位：mm16835151010档案移交目录