第一章项目采购管理概述

项目采购管理第１章项目采购管理概述主要内容项目采购管理；工程项目采购管理模式；项目合同分类；有关国际组织对国际项目采购的规定．1.1项目采购管理项目采购管理几乎贯穿整个项目生命周期，项目采购管理模式直接影响项目管理的模式和项目合同类型，对项目整体管理起着举足轻重的作用。采购的定义PMBOK将项目采购管理定义为：“为达到项目范围而从执行组织外部获取货物或服务所需的过程。”为简单起见，通常又把货物或服务（无论是一项还是多项）称为“产品”。所谓“执行组织”一般称为业主或业主的代表，是业主方管理项目的组织。下面先就采购的定义和内容，项目采购的主要过程及采购方式作简要介绍。1．1．1采购的定义和内容1．采购的定义和内容采购即设法搞到，或采办。其含义不同于一般概念上的商品购买它包含着以不同方式通过努力从系统外部获得货物、土建工程和服务的整个采办过程。因此，世界银行（以下有时简称世行）贷款中的采购不仅包括采购货物，而且还包括雇佣承包商来实施土建工程和聘用咨询专家来从事咨询服务．采购的类型有：（1）按采购内容可分为以下三种，它们又分别属于有形采购和无形采购。1）货物采购货物采购属于有形（Physical）采购，是指购买项目建设所需的投入物．此外，还有大宗货物专项合同采购，采用不同的标准合同文本，可归入上述采购种类之中。2)土建工程采购土建工程采购，也是有形采购，是指通过招标或其他商定的方式选择工程承包单位，即选定合格的承包商承担项目工程施工任务。３）咨询服务采购咨询服务采购不同于一般的货物或工程采购，它属于无形（Non-Physical）采购。咨询服务的范围很广，大致可分为以下四类：①项目投资前期准备工作的咨询服务，如做项目的预可研和可行性研究、工程项目现场勘查、设计等业务。②工程设计和招标文件编制服务。③项目管理、施工监理等执行性服务。④技术援助和培训等服务。咨询服务的采购通常按照1997年1月新出版的《世界银行借款人使用咨询专家的指南》中规定的程序办理。（2）按采购方式可分为招标采购和非招标采购1）招标采购主要包括国际竞争性招标、有限国际招标和国内竞争性招标。2）非招标采购主要包括国际、国内询价采购（或称“货比三家”）、直接采购、自营工程等，以下还要分别详述。一般采购的业务范围包括：确定所要采购的货物或土建工程，或咨询服务的规模、品类、规格、性能、数量和合同或标段的划分等。市场供求现状的调查分析。确定招标采购的方式——国际/国内竞争性招标，或其他采购方式。组织进行招标、评标、合同谈判和签定合同。合同的实施和监督。合同执行中对存在的问题采取的必要行动或措施。合同支付。合同纠纷的处理等。2．采购与项目执行的关系（1）项目周期每一个项目都要按照规定的程序，经历一个从开始到结束的周期性过程，这就是我们常说的项目周期。项目周期一般包括六个阶段：即项目的鉴别（或称“鉴定”，“选定”或“确定”）、项目的准备、项目的评估、项目的判别和签订、项目的执行与监督、项目的总结与评价。这六个阶段的最后一个阶段又与新项目的探讨与设想相联系，使周期本身不断的更新。图1.1是世行项目周期循环的示意图。半年~1年1年~2年2周~4周（4个月左右）6个月~9个月3年~6年1周~2周图1.1项目周期循环示意图项目鉴定项目准备项目评估项目总结与评估项目执行与监督项目谈判和签订(2)项目周期与采购安排项目的采购工作从项目选定阶段就开始了，并贯穿于整个项目周期内。在项目周期内不同的阶段采购问题有：1）鉴定阶段，要讨论项目中需要采购哪些工程和（或）货物、设备，从而制定初步的采购计划和清单。2）准备阶段，确定采购分标或合同包的划分问题，比如，工程如何划分标段，货物如何进行分包打捆。3）评估阶段，主要讨论采购计划安排，以及采购方式、组织管理等问题。4）谈判阶段，就采购计划和采购方式最后达成协议。5）执行阶段，具体办理采购事宜。6）总结阶段，总结评定采购的整体执行情况，总结经验教训。（3）项目执行在一个项目周期的循环中，项目的执行与监督这一阶段通常要持续比较长的时间，覆盖了项目的整个建设期以至建设期以后的一段时期。项目的执行，就是指项目资金的具体使用，即为项目提供并完成所需的材料设备土建工程施工以及相应的咨询服务等，这是一个将某一设想的项目目标按照设计内容辅助实施的具体执行过程。项目的采购是这一阶段的主要工作内容，此外还有与之紧密相联的贷款资金的支付和配套资金的使用问题，以及相应的机构建设，技术援助及人员培训等工作。所以，如果说，项目执行是项目周期中时间最长的重要一环，那么，项目采购就是确保项目能否达到即定目标的重要步骤。任何项目的执行都离不开采购活动，可以说采购工作是项目实施中的重要环节，甚至是一个项目建设成败的关键。如果采购工作方式不当或管理不得力，所采购的货物、土建工程和咨询服务就达不到项目要求，这不仅会影响项目的顺利实施，而且还会影响项目的效益，严重者还会导致项目的失败。（4）采购在项目执行中的重要性以世界银行贷款项目为例，采购对项目执行的重要性，可归纳为以下几点：1）采购工作是项目执行中的关键环节并构成项目执行的主要内容。2）避免贪污、腐败。3）有效地降低项目成本，促进或保证项目的顺利实施和如期完成。4）影响世界银行的正常运转。5）促进本国制造业和工程承包业发展。1．1．2项目采购的主要过程各种类型的项目采购，如工程项目采购、货物采购、咨询服务项目采购或IT项目采购，无论是哪一种都有其共性。本节以PMIPMBOK2000版中的项目采购管理过程为主线，重点介绍项目采购管理一般性的各个主要过程。PMBOK项目采购管理的主要过程包括：采购计划编制：决定何时采购何物。询价计划编制：形成产品需求文档，并确定可能的供方。询价：获得报价单、投标、出价，或在适当的时候取得建议书。供方选择：从可能的卖主中进行选择。合同管理：管理与卖方的关系。合同收尾：合同的完成和解决，包括任何未解决事项的决议。表1.1概述了项目采购管理的主要过程。表1.1项目采购管理概览1、采购文档2、评价标准3、更新的工作说明书1、标准表格2、专家判断1、采购管理计划2、工作说明书3、其他计划编制的结果询价计划编制1、采购管理计划2、工作说明书1、自制外购分析2、专家判断3、合同类型选择采购计划编制1、范围说明2、产品说明3、市场状况4、采购管理5、其他计划编制的结果6、约束条件7、假定主要过程依据资料工具和手段结果续表1、合同归档2、正式验收和收尾采购审计合同文档合同收尾1、来往函件2、合同变更3、支付申请1、合同变更控制系统2、绩效报告3、支付系统1、合同2、工作结果3、变更申请4、卖方发票合同管理合同1、合同谈判2、加权系统3、筛选系统3、独立估算1、建议书（或投标书）2、评价标准3、组织政策供方选择建议书1、投标者会议2、广告1、采购文档2、合格的卖主清单询价主要过程依据资料工具和手段结果1．采购计划编制采购计划编制是确定从项目组织外部采购哪些产品和服务能够最好地满足项目需求的过程，它必须在范围定义工作中完成。采购计划编制设计的需要考虑的事项包括是否采购、怎样采购、采购什么、采购多少及何时采购。为此要做好采购工作的前期准备和采购计划的制订。（1）进行市场调查和市场分析在编制采购清单和采购计划之前，对货物采购而言，一项重要的工作就是进行广泛的市场调查和市场分析，掌握有关采购内容的最新国内国际行情，了解采购物品的来源、价格、货物和设备的性能参数以及可靠性等，价格货物和设备的性能参数以及可靠性等，并提出切实可行的采购清单和计划，为下一阶段确定采购方式和分标提供比较可靠的依据。如果不进行市场调查、价格预测、缺乏可靠的信息，将会导致错误采购，甚至会严重影响项目的执行。（2）采购计划的编制依据资料1）范围说明书2）产品说明书3）采购资源4）市场状况5）其他计划编制的输出6）约束条件7）假定采购计划是指项目中整个采购工作的总体安排。采购计划包括项目或分项采购任务的采购方式、时间安排，相互衔接以及组织管理协调安排等内容。（3）采购计划编制的工具和技术1）自制/外购分析这是一种一般性的管理技术手段，作为初期确定工作范围作业过程的一个组成部分，用来判断执行组织是否能经济的生产出某项具体产品。这一分析应包括对直接成本和间接成本两方面的分析。另外，自制/外购分析还必须反映执行组织的长远考虑和项目眼前的直接要求。2）专家判断经常需要专家的技术判断来评估这个过程的输入。专家的意见可以来自任何具有某项专业知识或经过某些专业培训的团体或个人。意见可以源于很多渠道，包括：①执行组织单位内的其他单位。②咨询工程师。③专业和技术协会。④行业集团。3）合同类型选择不同的合同类型或多或少的适合于不同类型的采购。按合同的支付进行分类，合同一般可分为以下三类：总价合同、单价合同和成本补偿合同。（4）采购计划编制的结果1）采购管理计划采购管理计划应说明如何管理其采购过程（从询价计划编制到合同收尾）。例如：①采购何种合同类型？②如果需要使用独立估算做评价标准，那么有谁合适去做独立估算？③如果执行组织设有采购部，那么项目管理班子自己可以采取什么措施？④如果需要标准采购文档，应从何处获取？⑤如何对多个卖主进行管理？⑥采购如何与项目的其他方面（如进度计划和绩效报告）相协调？根据项目需要，采购管理计划可以使正式的或非正式的、非常详细的或概括的。它是总体项目计划的分项。2）工作说明书工作说明书足够详细地说明了采购项目。以使预期的卖主确定其是否具备提供该项目的能力。详细的程度随采购项目的性质、买方的需求，或与其合同形式的不同而不同。一些应用领域对工作说明书的形式有不同的认同。目标说明书指那些需要作为一个问题加以解决的采购项目。在采购过程进行中，可以对工作说明书进行修改和精炼。每一个采购项目都需要一种单独的工作说明书。但是，多种产品和服务可用一份工作说明书组合成一个采购项目。工作说明书应尽可能地明确、完整和简练。它应包括一份对所附属服务的说明书。2．询价计划编制询价计划编制包括支持询价工作所需的文档准备工作。（1）询价计划编制依据的材料1）采购管理计划采购管理计划已在前面进行了阐述。2）工作说明书工作说明书已在前面进行了阐述。3）其他计划编制的结果其他计划编制的结果，从他们作为采购计划编制的一部分而被考虑时就可以被更改，应该作为询价的一个环节再一次被审查。尤其是，询价计划编制应于项目进度计划保持密切一致。（2）询价计划编制的工具和技术1）标准表格标准表格可能包括标准合同、采购项目的标准说明书，或所需标书文档全部或部分的标准化版本。进行大量采购的组织应将这类文档进行标准化。2）判断专家判断已在前面进行了阐述。（3）询价计划编制的结果1）采购文档采购文档用于向可能的卖主索要建议书。各种类型采购文档的常用名称包括投标邀请、邀请提交建议书、邀请报价、谈判邀请和承包商初步答复。采购文档应以便于可能的卖主做出准备、全面的答复为目的进行构架设计。他们通常应该包括有关的工作说明书、对于期望的答复形式的说明书和所有必要的合同条款（如一份标准合同的拷贝、保密条款）。对于政府合同来说，法律和法规可能会对采购文档的内容和构架进行某些规定。采购文档既要充分严格，以保证答复的一致性和可比性；又要足够灵活，以允许对买主提出的，能够更好的满足要求的建议进行考虑。2）评价标准评价标准用于对建议书进行排序或评分。它们可以是客观的，也可以是主观的。评价标准经常是采购文档的一个组成部分。如果知道采购项目可以迅速地从几个可接受的来源中获得，则评价标准可能仅限于购买价格（本文中的“购买价格”包括采购项目成本和交货等附加成本）；如果情况不是这样，那么就必须确定其他选择标准并形成相应的文档，以支持评估。例如：①理解需求：如卖方建议书中所示。②总成本或生命周期成本：选择的卖主是否提供最低总成本（采购成本加经营成本）？③技术能力：卖方是否具有，或是否合乎情理地认为卖方能够获得所需的技能和技术知识？④管理方法：卖方是否具有，或是否合乎情理地认为卖方能够制订保证项目成功的管理过