第七章 财务运作和信息沟通

第七章财务运作和信息沟通本章内容简介7．1财务运作管理7．2信息沟通和保存7．1财务运作管理办事处在体制上是隶属于相应平台的经营性分支机构，其财务运作管理由总部财务部统一负责，执行总部的财务制度。各办事处使用总部财务部统一的MIS系统，对财务进行管理。7．1．1财务运模式★财务人员办事处的财务管理工作由集团财务部指定的平台财务人员负责；各办事处设置行政专员岗位，担负出纳职责，在财务方面的业务上对集团财务部负责。★核算方式办事处的核算在相应平台进行，办事处发生的费用均在相应平台报销，行政专员按照集团的规定定期将收入打入相应平台。具体财务运作见《xx总部财务管理》、《办事处财务管理规定》、《办事处内部财务管理规定》。7．1．2财务报表向当地财税部门报关这的《损益表》、《资产负债表》由办事处行政专员填制，并同时报关平台财务人员。办事处行政专员每周填制《收入周报表》，每月与其他财务表一同报送平台财务人员。总站将《费用明细简表》和《收入周报表》及填制的《办事处模拟损益表》一并发至办事处。为帮助经理更清晰地了解经理的经营状况，在这里我们重点介绍《费用明细简表》、《收入周报表》、《办事处模拟损益表》的内容。7．1．2．1费用明细简表费用明细简表是记录办事处各项费用的简易汇总表。它通过“本月实际”、“本年累计”、“累计比年预算”的数字对比，使经理清楚地了解到各项费用情况，及时对照预算，控制开支。成功地参与和控制成本和费用，意味着准确地预估经理的正确控制和良好的商业意识。切记：控制成本和费用，绝不意味着不能降低服务水准，损害xx服务形象。办事处年月费用明细简表硬件维修量：维修总量：当月人数：序号项目本月实际本年累计累计比年预算异常项目说明一营运费用1办公用品及消耗2报刊杂志费3低值易耗品4市内电话费5长途电话费6移动通讯费7网络通讯费8邮寄费9境内差旅费10市内交通费11租车费12汽车费13会议费14招待费15礼品费16内部业务费17开办及登记费18设备维修费19税金20人力资源费用二工资福利1工资福(1)职工薪金(2)员工食堂费2员工福利/活动费3员工培训费4员工招聘费用5加班餐费6劳保费7劳务费三办公位费1折旧2房屋租金3水电费4物业管理费5房屋维修及改良支出支出费用合计费用从用途分，可分为营运费用、人力费用、办公费用。从整个办事处内费用是否可以由经理控制上分，我们将费用可分为可控制费用和不可控制费用两部分。可控制费用可控制费用是通过经理在营运中通过管理手段，可进行控制的费用，这些费用都可以通过他们在日常管理中得到有效地控制。经理在进行日常财务控制时，应更多地注重这部分费用。可近控费用包括：1．办公用品及消耗5．邮寄费9．运杂费13．内部业务费17．水电费2．市内电话费6．境内差旅费10．会议费14．设备维修费3．长途电话费7．市内交通费11．招待费15．加班餐费4．网络通讯费8．汽车费12．礼品费16．劳务费不可控制费用不可控制费用是指通过经理的努力，比较难以控制的开支。不可控费用包括：1．报刊杂志费5．开办及登记费9．员工招聘费用13．房屋租金2．低值易耗品6．税金10．员工培训费用14．物业管理费3．移动通讯费7．工资福利11．劳保费15．房屋维修及改良支出4．租车费8．员工福利/活动费12．折旧7．1．2．2收周报表为了使经理了解办事处的收情况，行政专员应每周填写《办事处收入周报表》，每月将报送总公司财监部。办事处年月收周报表（单位：元）周数时间软件收入备件升级收入务件销售收入其他收入小计第一周月日至月日第二周月日至月日第三周月日至月日第四周月日至月日本月合计7．1．2．3模拟损益表《模拟损益表》由总公司财监部真制，发至办事处，使经理更清晰地了解经理的模拟损益情况。经理模拟损益表单位：元序号项目本月金额全年累计金额维修收入软件服务收入备件销售收入其他收入一、营业收入总额销售备件成本二、营业成本营运费用人力费用办公位费三、营业费用四、税金五、税后模拟净利润营业收入总额1．维修收入：指经理从事保内硬件维修，技服本部按照考评办法，为办事处核算的模拟收入。2．软件服务收入：指办事处为客户提供软件服务而获和的收入。3．备件销售收入：指办事处为客户提供保外硬件维修和升级服务的收入。4．其他收入：营业外收入营业成本5．销售备件成本：指备件销售和升级时，支付备件办事处的备件成本。一段时期内的销售的备件产品成本应按如下公式进行计算：本时期销售的某类备件量×单价=某类备件产品成本营业费用6．营运费用：指保证办事处日常营运而支付的费用，如电话费、运杂费等。7．人力费用：指为办事处人员支付的费用，如员工工资、福利等。8．办公费用：主要指固定资产折旧、租金、装修费、水电费等。税金这个数字是每月根据营业额所应上缴的税款。当然，由公司结算的保内维修收入是模瓞的，因而这项收入不属应纳税的范畴。税后模拟利润税后模拟利润=营业收入总额-营业成本-营业费用-税金7．1．3办事处内收费办事处应严格遵守下列收费原则：★所有有偿服务收费必须执行反服本部统一确定、发布的价格；★办事处必须将各项收费价格明码标价，张贴在办事处内明显位置；★在向客户收费前，应向客户出示报价单。在收费时应物别注意下面几点：★无论何种情况，只要向客户收费，都应该向客户提供发票；★发票上填写的金额必须与向客户收取的金额相一致；★所有收到的款项必须在两个工作日内交到行政专员；★一定要建立监督机制，对涉及收费的项目要逐一进行电话回访。7．2信息沟通和保存办事处的信息沟通可分为办事处与客户的沟通和办事处与技服本部的沟通。对不同内容信息的，由行政专员、业务主管、培训技术支持工程师分别保存。7．2．1办事处与客户的沟通客户信息是xx宝贵资源，办事处应将这些信息及时更新并妥善保存。客户信息和维修状态主要通过办事处内MIS系统反映。办事处要妥善保存客房的信息，不得向技服本部和办事处任何未经授权的人员泄露。7．2．2办事处与技服本部的沟通办事处和技服本部之间的信息传递渠道主要有以下几种：☆Internet网页本部发布有关xx仪器的技术信息；本部发布有关对xx服务人员的培训信息；本部发布本部业务处制定的管理规定。例如备件管理、服务忌语、意见调查等。办事处可以通过访问网址查询相关信息。☆E-mail电子信箱对上述技术资料、培训资料或其他公告、通知，为了保密或者确认传递到达，本部也可能通过E-mail方式传递给办事处。☆邮寄或电话有时候也会通过邮寄或电话方式传达上述部分信息。7．2．3办事处文件、信息的保存☆行政专员负责以下文件、信息的整理和保存人事资料培训资料财务账务和报表公司、本部文件办事处日常行政管理记录，如周例会记录，考勤统计表等。☆业务主管负责维修信息的整理和保存☆经理负责岗位规范检查表的整理和保存☆培训技术支持工程师负责技术资料的整理和保存☆备件运作专员负责备件住处的整理和保存上述文件和信息，应妥善存放在文件柜内或电脑中，但应上锁或设置密码，对电子文档应予备份，以保证文件和住处的安全。