律所档案管理制度

档案管理制度第一章总则第一条律师业务档案，是律师进行业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，体现律师基本职能和社会作用。为加强对律师业务档案的管理，制定本制度。第二条律师承办业务形成的文件材料，必须严格按照本办法规定的要求立卷归档。立卷归档工作由承办律师负责。第三条律师业务档案分诉讼、法律顾问和其他非诉讼三类。诉讼类包括刑事(含刑事辩护和刑事代理)、民事（仲裁）代理、行政诉讼代理。第四条律师业务档案按年度、一案一卷、一卷一号原则立卷。两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷，但不同律师事务所律师合办的法律事务除外。律师担任常年法律顾问，应做到一单位一案卷。第五条律师承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等，要求字体整齐、清晰。第二章案卷材料的收集、整理和排列顺序第六条律师接受委托并开始承办法律事务时，即应同时注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。第七条律师应在法律事务办理完毕后，即全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料，要补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料。第八条律师立卷归档过程中，内容相同的文字材料一般只存一份。第九条下列文书材料，不必立卷归档：一、委托律师办理法律事务前有关询问如何办理委托手续的信件、电文、电话记录、谈话记录以及复函等；二、没有参考价值的信封；三、其他律师事务所委托代查的有关证明材料的草稿；四、未经签发的文电草稿，历次修改草稿（定稿除外）。第十条对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办律师应将其副本或复印件入卷归档。第十一条对不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。第十二条律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列。具体顺序为：一、刑事卷：（一）侦查阶段1、案件受理登记表2、收费凭证粘贴页3、刑事案件侦查阶段提供法律帮助委托协议格式四委托人身份证、营业执照刑事案件侦查阶段授权委托书格式十九刑事案件委托人陈述笔录、咨询解答表、刑事拘留通知书刑事案件侦查阶段律师事务所函格式一4、刑事案件侦查阶段律师会见嫌疑人的函格式九（有些地区可能还需要会见嫌疑人申请表）或涉及国家秘密案件会见嫌疑人申请书格式十二公安同意会见通知律师会见专用介绍信格式八会见附表会见犯罪嫌疑人笔录委托人谈话笔录5、承办律师意见6、集体讨论记录解除强制措施申请书格式十六7、办案监督卡8、结案报告（二）检察阶段1、案件受理登记表2、收费凭证粘贴页3、刑事案件检察、法院阶段委托协议格式七委托人身份证、营业执照刑事案件检察、法院阶段授权委托书格式五刑事案件委托人陈述笔录、咨询解答表刑事案件检察、法院阶段律师事务所函格式二4、阅卷笔录、起诉意见书5、（有些地区在检察阶段会见被告人可能还需要检察院同意。出具同意会见联系单）律师会见专用介绍信格式八会见附表会见被告人笔录委托人谈话笔录刑事案件检察、法院阶段提请收集、调取证据申请书格式十三刑事案件检察、法院阶段调查取证申请书格式十四调查取证专用介绍信（证人）调查笔录6、调查材料7、承办律师意见8、集体讨论记录9、辩护词解除强制措施申请书格式十六10、办案监督卡11、结案报告（三）法院阶段1、案件受理登记表2、收费凭证粘贴页3、刑事案件检察、法院阶段委托协议格式七委托人身份证、营业执照刑事案件检察、法院阶段授权委托书格式五刑事案件委托人陈述笔录、咨询解答表刑事案件检察、法院阶段律师事务所函格式二4、阅卷笔录5、律师会见专用介绍信格式八会见附表会见被告人笔录委托人谈话笔录刑事案件检察、法院阶段提请收集、调取证据申请书格式十三刑事案件检察、法院阶段调查取证申请书格式十四调查取证专用介绍信（证人）调查笔录6、调查材料7、承办律师意见8、集体讨论记录9、起诉书（上诉书）10、辩护词11、出庭通知书、办案提示、出庭记录通知证人出庭申请书格式十五重新鉴定、勘验申请书（用于审判阶段向法院提交）格式十八延期审理申请书格式十七解除强制措施申请书格式十六12、裁定书、判决书13、上诉书（抗诉书）14、办案监督卡15、结案报告二、民事、行政代理卷（一）代理原告（上诉人）时（二）代理被告（被上诉人）时1、案件受理登记表1、案件受理登记表2、收费凭证粘贴页2、收费凭证粘贴页3、律师工作安排委托合同委托人身份证营业执照、法定代表人身份证明书授权委托书委托人陈述笔录、咨询解答表、律师函风险告知书被告主体证明3、律师工作安排委托合同委托人身份证营业执照、法定代表人身份证明书授权委托书委托人陈述笔录、咨询解答表、律师函4、起诉状（上诉状）案件受理通知、举证通知办案提示公函4、起诉状（上诉状）原告（上诉人）诉讼证据清单及材料案件应诉通知、举证通知风险告知书办案提示公函5、阅卷笔录5、阅卷笔录6、委托人谈话笔录诉讼计划调解方案6、委托人谈话笔录预测对方诉讼计划调解方案7、委托人即原告（上诉人）诉讼证据清单就证据材料调查笔录调查取证专用介绍信调查取证申请、鉴定申请、证人出庭申请7、委托人即被告（被上诉人）答辩状、证据清单就证据材料调查笔录调查取证专用介绍信调查取证申请、鉴定申请、证人出庭申请8、诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书被告（被上诉人）答辩状、证据清单及材料8、诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书9.承办律师代理意见9.承办律师代理意见10、集体讨论记录10、集体讨论记录11、代理词11、代理词12、传票、出庭通知书12、传票、出庭通知书13、出庭记录13、出庭记录14、判决书、裁定书、调解书法律文书送达回执律师建议上诉状办案监督卡14、判决书、裁定书、调解书法律文书送达回执律师建议上诉状办案监督卡15、结案报告15、结案报告三、法律顾问卷1、客户信息登记表聘方的申请书、聘书或续聘书2、聘请法律顾问协议（合同）3、聘方基本情况、营业执照、身份证4、收费凭证粘贴页5、办理各类法律事务的记录和有关材料（如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、咨询解答或代书等）谈话笔录授权委托书调查笔录、调查取证专用介绍信集体讨论记录律师函律师见证律师声明6、协议续存、中止、终止的情况律师建议法律顾问回访联系单办案监督卡7、工作小结四、其他非诉讼法律事务卷1、客户信息登记表委托协议委托人身份证、营业执照、身份证授权委托书委托人陈述笔录、咨询解答表2、收费凭证粘贴页3、与委托人谈话笔录4、委托人提供的证据材料5、调查材料谈话笔录调查笔录、调查取证专用介绍信集体讨论记录6、律师出具的法律意见律师函律师见证律师声明或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等律师建议办案监督卡7、工作小结第十三条咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列。涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列第十四条终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档，承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。第三章立卷编目和装订第十五条律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编号）。第十六条立卷人逐页填写案卷封面；填写卷内目录，内容要整齐，字迹要工整。第十七条有关卷内文书材料的说明材料，应逐渐填写在备考表内。第十八条承办案件日期以委托签订日期或人民法院指定日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期。以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。第十九条律师业务文书材料装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。卷面为A4，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。第二十条案卷装订一律使用棉线绳，三孔钉牢。在线绳活结处需贴上律师事务所封签，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。第四章归档第二十一条律师业务文书材料应在结案或事务办结后一个月内整理立卷。装订成册后由承办人根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案管理办法》的有关规定提出保管期限，经律师事务所主任审阅盖章后，移交档案管理人员，并办理移交手续。第二十二条档案管理人员接收档案时应进行严格审查，凡不符合立卷规定要求的，一律退回立卷人重新整理，全部合格后，办理移交手续。第二十三条涉及国家机密和个人隐私的律师业务案卷均应列为密卷，在归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。第二十四条随卷归档的录音带、录相带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。第五章档案的查询与借阅第二十五条查询档案填写《档案查询登记簿》，登记内容包括查询日期、档案编号、册数、查询人签名、审批人签字，归还日期并备注是否复印等。第二十六条借阅档案必须填写《档案借阅登记簿》，包括借阅日期、借阅档案编号、册数、借阅人签名、审批人签字、归还日期等。第二十七条查阅、借阅档案，不得从册中抽取、涂写、标记、污损材料。第二十八条其他管理部门需要借阅律师档案的，应出示正式调卷函件，并履行借阅登记手续。第二十九条凡涉及国家机密、当事人隐私的业务档案，以及当事人要求保密的档案，一般不得对外借阅和查阅。第三十条对查阅和借阅的档案要及时催还，如发现卷宗被拆、污损、文件材料短缺、涂改、增删等情况，应立即向所主任汇报并及时处理。第六章案卷归档的奖惩措施第三十一条为确保律师业务档案及时、规范归档，从每件案件代理费中暂扣一定比例作为归档费，待案卷归档后在财务处签字领取。暂扣归档费的比例为：业务代理费一万元以下，提取5%，业务代理费一万元以上，提取10%。归档案卷不符合规范，不得领取归档费。第三十二条凡律师业务档案在结案后一个月之内规范归档，年度归档率在95%以上，年终考评后酌情给予一定的物质奖励。第三十三条律师业务档案结案后未在一个月内及时归档，且年度归档率低于60%的，将在全所会议上通报批评，年度考核中评定为不合格。第三十四条本制度于2018年8月6日修定并实施。