招标总部项目操作规程(试行版)080901

1招标总部招标项目操作规程（试行）为了规范招标总部招标项目操作，制定本操作规程，请全体人员遵照执行。一、文件审批和盖章以下文件必须以内部请示报告的形式经部门领导审核后报公司领导审批：1、委托代理协议；2、各种合同；3、授权委托书；4、公司规定应由公司领导审批和签署的其他文档。以下文件必须填写业务审批单（格式见附件1）经部门领导审批后才能对外发出。业务审批单应打印生成，不得手写。1、代理申请书、资格预审文件、招标文件、澄清文件、评标报告、在网上发布的招标公告、中标（成交）公告、更正公告；2、中标（成交）通知书、评标结果通知书；3、以公司名义对外发出的信函、报告；4、其他需要加盖公司印章的材料。二、委托代理协议签署委托代理协议应使用公司范本（北京市政府采购项目应使用北京市财政局的范本）。委托代理协议内容有改变的，应首先征得部门领导同意方可提交委托方。委托代理协议内容经双方协商一致后，以内部2请示报告的形式报公司领导签署。委托协议签署后，业务员应将协议正本移交办公室档案管理人员，业务员保留副本或复印件在执行卷中，同时将委托协议副本交财会部。办公室档案管理人员将部门所有委托协议正本或复印件统一立案保存。委托协议交部门领导签字时需按财务部门规定一同递交《项目收入、支出预算审批表》（附件13）报部门领导备案，相关内容、数据应尽可能详细、准确，作为部门和项目成本核算的依据。三、招标编号业务员应到办公室档案管理人员处登记和填写招标总部招标编号登记表（格式见附件2）后，由办公室档案管理人员按《招标工作管理办法》统一编号、发放招标编号。四、开标和评标的组织1、开标和评标会场的选定开标和评标会场应本着节约够用的原则根据项目实际情况考虑安排。一般项目开标和评标应安排在航天信息大厦公司会议室。特殊项目经部门领导同意可以安排在其他地点。为了节约费用，同时也为了方便工作，应尽量利用会议室。有些项目可以考虑上午开标，下午评标的办法。考虑到开评标会议的严肃性，会场只准备简单茶水，不准备水果、点心等，有特殊情况需提前请示部门领导。2、评标会议用餐在航天信息大厦会议室评标的项目，业务员可根据实际情况考虑外3卖送餐形式，标准不超过每人50元（含业主方、专家、相关工作人员）。情况特殊的，经部门领导同意，可以安排在航天信息大厦周边饭馆用餐，用餐标准为人均不超过80元（酒水除外），如需酒水需提前争得部门领导同意。在公司外开评标的，需经公司领导、部门领导同意，开评标过程掌握节约、圆满、高效、务实原则，尽可能达到业主方满意。3、开标和评标会议的准备一般项目开标应由各组三名以上工作人员完成。三名工作人员分别负责主持、接标登记、拆封、唱标、录入等项工作。一般项目评标应由各组二名以上工作人员完成。二名工作人员分别负责主持、投标文件发放、电脑操作等项工作。开标前一天，业务员应向部门领导详细汇报开标和评标会议准备和人员安排情况。重大项目开评标需要工作人员较多时，需要提前向部门领导汇报，由领导协调其他各组人员配合工作。开标会议前，应做好如下准备工作：准备工作完成情况1完成开标场地布置，准备好开标程序所需文件、表格工具、设备2根据需要制作和悬挂横幅（突出公司名称、项目名称、招标编号）3提前接通调试计算机、投影仪、打印机、麦克风等设备4布置主席台、签到台、桌签、来宾席、会场指示路标5准备纸、笔、剪刀、胶带等开标工具6与招标人落实来宾、领导等参加开标人员和单位情况；落实招标人、投标厂商和招标公司参加开标仪式的代表名单，做好有关领导、重要来宾座位安排、乘坐车辆入门手续、停放位置和接待工作安排7准备好会议议程、来宾介绍次序，必要时协助准备领导发言稿8必要时邀请有关监督机构或公证机构到场监督如果开标会场条件允许，应采用投影方式公开显示北京标准时间（），并以显示的北京标准时间为准截标。开标会议议程如下：4议程说明1宣布截标2核实投标商授权代表身份和授权书工程招标项目适用3介绍领导和来宾，介绍开标工作人员4请领导讲话大部分情况可以省略5简单介绍招标文件发售、澄清情况、递交文件情况6请投标商和监督人员检查投标文件密封情况机电产品国际招标项目只核实递交投标文件情况，不检查密封7唱标和记录8请投标商确认和签字9开保证金收据、收条，宣布注意事项评标会议前，应做好如下准备工作：准备工作完成情况1完成评标会场布置2根据需要制作和悬挂横幅（突出公司名称、项目名称、招标编号）3携带《政府采购法规文件汇编》或《北京市政府采购法规文件汇编》4按照专家人数准备足够的招标文件、签字笔、计算器、草稿纸5提前接通调试计算机、投影仪、打印机、麦克风等设备6落实（如有）录音、录象、摄影7与会人员座位安排、桌签制作与摆放8准备好评标所需的所有相关表格，安排好投标文件的摆放位置9准备好专家费10向财会借收据，准备好支票收条（提前盖好公司公章）11准备好会议议程和评标注意事项评标会议议程如下：议程说明1宣布评标会议开始2介绍评标委员会组成情况，介绍领导和采购方代表宾，介绍开标工作人员3宣布评标纪律、统一保管通信工具4宣布投标商名单，回避程序5评标委员会成员签署声明书6采购方介绍项目背景情况7简单介绍招标文件发售、澄清情况、投标情况、开标结果，介绍评标工作安排8指定评标委员会组长或由专家推荐国际招标项目一般由招标公司代表担任组长9开始评标10汇总结果511撰写评审意见12发放专家费五、投标保证金管理业务员收到投标保证金后，应按照如下程序处理：1、开具现金收据：对于以下形式提交的投标保证金，应开具现金收据。1）银行即期汇票，经审查无误的；2）通过银行电汇和邮局汇款，经核实已经到帐的；3）现金；4）已入帐的转帐支票。2、开具收条：对于以下形式提交的投标保证金，如投标商要求，可以开具收条（格式见附件3）。1）转帐支票；2）远期银行汇票；3）银行保函。3、制作投标保证金登记表：开标结束后，业务员应制作投标保证金登记表（格式见附件4），作为执行卷内容保管。4、投标保证金入帐：以下投标保证金必须入帐。1）金额达到5000元以上的；2）中标商的投标保证金；3）投标人4个及以上的项目；4）现金和汇票形式提交的。6未入帐的支票应装入专门的信封，信封标明项目名称和标号，密封后将信封存入财务处保险柜，并进行登记。5、评标结果公示后，业务员应于五个工作日内通知未中标的投标人领取投标保证金（保函）。投标人办理领取投标保证金手续时（保函除外），应由其公司财务部门开具相应金额的收据或资金往来发票，交我公司财务部门。投标人领取投标保证金（保函）时，应退回我公司开具的收条，并在投标保证金登记表上签字。五、收据管理收据应专人专用、专项专用。业务员应于开标前两日内向财会部借收据。开标后两日内向财会部归还收据。业务员所借收据应妥善保管，不得转借其他组业务员使用。具体借还、保管由各组组长亲自负责。六、成交结果登记和收取中标服务费业务员在每个项目评标完成后（谈判完成后），应立即填写成交结果和收取服务费通知单（格式见附件5），交办公室档案管理人员。收取中标服务费由业务员负责（包括制单、开具服务费发票、退还多余的投标保证金、通知中标人办理手续等）。中标服务费收取时间由业务员通知财务人员和各组组长。项目执行结束后（档案存档后），业务员（项目负责人）将按照《招标业务员业绩统计表》（附件14）填写相关信息，向部门经理汇报。各组组长每个月5日前，制作部门当年累计招标任务进度表（格式见附件6），报部门经理汇总。7七、专家费管理1、使用专家数量（包括采购方专家）1）政府采购项目招标评标专家，项目金额300万元以下的为5人，300万元以上的为7人。特殊情况请示部门领导同意后按例外处理。2）政府采购项目竞争性谈判、询价和单一来源谈判小组专家为3人。特殊情况请示部门领导同意后按例外处理。3）招标文件评审专家为2-3人（国际标为3人）。2、专家费标准：根据国家相关规定，专家费统一按如下标准发放。1）、在建筑市场进行资格预审和评标的，半天400元/人，一天800元/人，超过半天但不足一天的在400-800元/人之间酌情处理。2）、其他项目以会议形式进行招标文件评审、资格预审和评标的，不足半天的最多400元/人，超过半天但不足一天的500元/人，超过一天的适当增加，最多800元/人。半天指早上开始午餐以前结束或下午开始晚餐以前结束；一天指早上开始晚餐以前结束或下午开始晚上10：00以前结束。3）、因投标商不足未能开标的项目，如专家已经到场，按200元/人发放交通费。4）、备选专家已经到场但未能参加评标的，按照300元/人发放。5）、机电产品国际招标审核招标文件的，根据技术难度适当掌握。一般审核文件内容2页以下的300元/人，3-5页的400元，最多500元/人。6）、对采购方工作人员不发放专家费。特殊情况经事先请示部门领8导批准后，按照指示办理。7）、我公司专门聘请的技术人员，按照聘用手续签订临时聘用合同后，支付技术咨询费。聘请的技术人员领取技术咨询费时，应按照财务规定办理相关手续。8）、专家领取专家费时，应填写领取专家费登记表（格式见附件7a）。机电产品国际招标审核招标文件的专家领取专家费时，应填写领取专家费登记表（格式见附件7b）。领取专家费登记表应将专家姓名和领取金额填写完整，专家只填写身份证号码和签字。9）、经部门领导批准向采购方工作人员发放专家费的，应由业务员代其填写领取专家费登记表，并如实登记相关信息。10）、以上专家费实际发放标准应事先或在实际发放前征得部门领导同意。八、文件格式管理1、招标公告、更正公告、中标公告、成交结果公告格式政府采购项目招标公告、更正公告、中标公告、成交结果公告等一律按照北京市财政局规定的格式执行。机电产品国际招标项目和建设工程项目的上述公告，按照商务部和建筑市场规定的格式执行。2、中标通知书和评标结果通知书格式（格式见附件8、附件9）中标通知书和评标结果通知书应按照标准格式制作。已经上网公示结果的项目不再向未中标的投标商发评标结果通知书。未上网公示结果的项目可向未中标的投标商发评标结果通知书。93、招标文件格式政府采购项目招标文件应按照统一的范本制作。编写时应根据项目特点和采购方的需求适当调整。再次为一个单位编写招标文件时，应使用我部门原始范本招标文件改编。机电产品国际招标项目和建设工程项目的招标文件，按照商务部和建筑市场规定的格式执行。4、评标报告格式政府采购项目评标报告应按照统一的范本制作。评标报告应全面叙述评标过程，对评标委员会作出的决定应如实反映。评标报告应以评标委员会的名义编写和落款。机电产品国际招标项目和建设工程项目的评标报告，按照商务部和建筑市场规定的格式执行。九、费用报销管理1、业务招待费仅用于招待业务单位使用。业务员因业务需要招待客户时，应事先征得部门领导同意。业务招待费应本着勤俭节约和少花钱、多办事的原则使用。业务招待费报销时，应在报销单据上注明招待对象单位、姓名、职务、原由等。2、其它请款、报销均按照公司财务规定的标准执行。十、项目存档记录业务员应按照程序要求，将相关业务活动的信息及时录入电脑，作为个人业务记录和公司业绩统计记录，每月向各组组长汇总，并由各组组长向部门领导汇报。10十一、档案管理1、业务员应建立业务执行卷，妥善保留和保管所有与项目执行有关的文件、来往信函、合同文本、会议资料等。执行卷应保留的内容见业务执行卷档案目录（附件10）。2、项目招标（如执行合同还包括执行工作）工作完成后，应认真整理业务执行卷资料，制作业务档案目录。3、业务执行卷由业务员交办公室档案管理人员保管一年，按照公司档案管理的规定入库，并办理交接手续。根据政府采购法的规定，业务执行卷至少保留十五年。4、未中标人的投标文件保留一份正本（如采购人保留正本时可保留副本），存放在公司档案库。未中标人的投标文件至少保存二年。十二、办公用品管理办公室办公用品管理人员统一负责招标总部办公用品的管理，包括笔记本计算机、打印机、投影仪、打印机耗材、开标箱、计算器、各种文具和招标总部购置的其它用品。业务员在开标前借用笔记本计