档案数字化加工整理项目投标书技术方案(124P)

一、项目需求理解程度、难点分析及解决方案1.对本项目需求的理解1.1对项目概述的理解（一）项目预算理解本项目财政预算金额为元（人民币）。（二）项目概况理解1.项目背景：档案管理工作是中心各项工作的基础。中心在日常公积金业务审批活动中，形成了大量的公积金业务档案，包括公积金归集、提取和贷款三大类业务的档案。根据档案管理的有关要求，为实现档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。2.项目整体情况：中心目前保存的这些公积金业务档案资料中，大部分均已由前台柜员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录）。前台柜员在办理业务时，已将该纸制档案高清拍照并保存在业务系统中；但大多数电子影像需图像处理。公积金业务档案类别及数量详情如下表：档案类别预计数量（卷/份）预计每卷档案页数公积金业务档案（包括：归集类、提取类、贷款类档案）不少于450万卷3-15页整理、扫描场地由中标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）等均由中标方承担。（三）项目目的及目标理解完成存量的公积金业务档案约450万卷（份）的整理、补录、补扫描及电子影像的图像处理与复核工作。（四）项目依据及参考标准理解1．《中华人民共和国档案法》。2．《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)。3．《档案著录规则》(DA/T18-1999)。4．《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》。5．《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。6．《深圳市住房公积金管理中心业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求。（五）项目采购范围理解中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。（六）项目完成期限理解本项目完成期限为自合同签订之日起18个月。（七）付款方式理解按财政委员会相关规定进行。1.2对技术要求的理解（一）归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。1.档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。2．编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。3．组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。4．部分著录：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。5．扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。6．总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是否符合深圳市档案馆进馆要求。7．入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。8．协助档案管理工作：协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其它工作。（二）扫描图像质量要求理解。扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：1．图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2．图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。3．字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。4．图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。（三）档案装订要求理解。档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：1．遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。2．档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。3．对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。（四）档案装具、卷盒要求理解。档案卷皮、卷盒的制作，参照国家档案局“DA/T24-2000无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板”标准制作，其它装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。发标方将中标方提供的每一批次进货中抽检档案卷皮、卷盒、装订的装具送往相关质检部门质检，如发现不合要求的，责令中标方更换，直到符合要求为止。（五）主要设备及工具耗材要求理解。1．台式电脑、高速扫描仪、复印机、打印机（Ａ3幅面）等，具体数量由中标方根据工作量自行考虑，前述设备由中标方提供2．设备所需工具耗材由中标方提供，符合国家关于档案扫描工具耗材的要求；设备维修费用由中标方承担。3．按发标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。（六）数字化上传要求理解。档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据都应在规定时限内由本地上传到中心服务器；档案数字化加工应用管理软件是由发标方提供。（七）档案整理安全保密、规范性要求理解。将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。中标方需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与发标方签订保密承诺书。1．安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。2．规范性：在发标方提供整理、扫描的软件环境中，中标方必须有严格的操作规范流程。在档案的清理、整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守发标方的相关档案管理制度，在档案的清理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。3．中标方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。具体如下：（1）损坏一卷档案承担违约金1万元；外泄档案内容，经查实一次承担违约金5千元；丢失档案一卷承担违约金10万元。（2）以上情况出现，发标方有权解除合同。（3）中标方因档案的损坏、遗失或内容外泄等对发标方造成重大损失的，按档案相关法律，追究中标方相应法律责任。1.3对项目管理要求的理解（一）组织实施要求理解中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合进馆质量要求。并要求项目负责人和核心技术人员常驻发标方现场。（二）项目人员安排要求理解投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改，否则视同违约。本项目要求安排项目负责人1人，主要技术人员不少于10人，中标方需按要求确保岗位人员的稳定性。项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的重点内容。（三）项目验收要求理解发标方指定质检员对档案文本实体、电子数据抽样甚至逐件检查，保证质量；掌握整理、扫描的进度和数量统计。对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认，作为当批量档案整理、扫描完成的验收凭证。项目具体验收要求如下：1．按照深圳市档案质量标准及深圳市住房公积金管理中心对专业档案的规范化整理、扫描要求进行整理、扫描处理，保证原档案的完整性。2．确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。3．符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。4．保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。5．生成的档案扫描分辨率不低于200dpi，彩色。6．档案扫描图像去黑边、图纸扫描图像去蓝底。7．生成的数字化档案，分辨清晰、图像清楚、密级设置无误，满足档案数字化的规范要求。8．档案文本实体与档案扫描影像数据一一对应。9．发标方按批次提供案卷给中标方。发标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、发标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，发标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，发标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。（四）项目结算和违约责任理解1．结算：项目结算时，各类档案的中标综合单价不变，实际完成的数量发生变化时，按市政府采购相关管理规定执行。2．违约责任：对中标方达不到合同时限要求的，中标方承担以下违约责任：（1）未按时限要求完成的量在100卷内（含100卷）的，违约金人民币1000元；（2）未按时限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下（含1000卷）的，违约金人民币10万元；（3）未按时限要求完成的量在1000卷以上的，违约金10万元外，解除合同。1.4对报价要求的理解（一）投标单价：本项目投标单价为公积金业务档案采购数量的整理、扫描综合单价，以实体档案卷（份）数为准。（二）投标方所提交的《报价详细构成》必须满足以下要求：1．明确各类档案的每卷档案整理、扫描综合单价。2．预计数量仅为初步估计，合同执行时的最终数量以实际结算为准。序号档案类别预计数量（卷）综合单价（元/卷）1公积金业务档案（包括归集类、提取类、贷款类）450万3．投标方所报的各类档案整理/扫描的综合单价应包括（且不限于）直接费、间接费、设备费、设备维修费、材料费、耗材、各种管理费、利润以及税金等全部费用。投标方中标后不得在原报价的基础上再提出任何增加费用的要求。4．档案单位（卷）定义：原则上一次业务办理过程形成的文件组成一个案卷，实体按业务类别分类，并按档号顺序整理立卷排架。无论材料多少，均以一次办文编号组卷。5.报价币种为人民币。1.5对注意事项的理解1、中标人不得将项目非法分包或转包给任何单位和个人。否则，采购单位有权即刻终止合同，并要求中标人赔偿相应损失。2、投标人若认为招标文件的技术要求或其他要求有倾向性或不公正性，可在招标答疑阶段提出，以维护招标行为的公平、公正。3、投标人使用的标准必须是国际公认或国家、或地方政府颁布的同等或更高的标准，如投标人使用的标准低于上述标准,评标委员会将有权不予接受，投标人必须列表将明显的差异详细说明。4、投标人所提交的投标文件对技术参数和各项要求的响应应是列出具体内容。如果投标人只注明“符合”或“满足”，将被视为“不符合”，并可能严重影响评标结果。5、按照市档案局文件要求，本项目不得外包给有外资背景或外籍人员的公司。2.本项目的难点分析及解决方案2.1难点一：人员流动风险及解决方案档案服务外包工作既是知识密集型也是劳动密集型产业，项目组工作人员的稳定性成为了制约项目实施成败的关键因素。人员业务水平不高、责任心不强及人员流动性过大等因素都有可能会导致项目失败的风险。鸿桥集团将会从公司现有员工中，挑选最熟练、最精干的项目组人员，组成一支技术娴熟的骨干加工队伍，作为项目组的中坚力量；挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证本项目的顺利开展。根据我方人力资源政策与项目管理相关规定，项目组的任何员工辞职必须至少提前1个月向项目经理及部门负责人提出书面辞职申请。公司在接到员工辞职申请后，要在第一时间由项目经理与辞职员工积极沟通，对绩效良好的员工努力挽留，了解离职原因，反馈问题。员工提出辞职获批准，部门将保证至少提前一周通知客户员工离职事宜，员工应按规定办理相应的离职审批手续，首先应办理项目的工作移交手续，项目经理应安排项目组其他人员接替其工作和职责，并经客户方签字认可，为保证工作的连续性。项目经理重点负责审查辞职员工以下方面情况：项目文档、资料、源程序、电脑、办公用品及其它公物的完全移交；审查其了解项目机密的程度；审查其负责工作、进度、成果物移交的完整性和有效性；其次，针对本项目的重要性特点，除采用相关福利与激励措施外，部分项目组成员采用以下策略保证项目组的核心成员的连续性和稳定性，从而降低人员流动对项目带来的风险，保