『原创』学校图书馆5S管理实施技巧

中国最出色的现场管理咨询顾问最具国际影响的现场管理咨询品牌管理活动的兴起，就不得不谈谈日本发展了。20世纪末，日本所制造的产品已经能够遍布世界的各个角落，很多的经济专家及学者不禁要问：他们怎么啦？当然其中肯定不会是单纯的一个因素说造成的。但主要的原因是他们不断的追求高效率，不断的追求品质，不断的研究发展，所以才争取了更大的市场空间。这其中的一根主导线正是5S的产生，所以5S就是一种企业管理中整理整顿的方法及形式，从五个方面进行管理，即整理、整顿、清扫、清洁、素养。一、5S管理是大学图书馆管理的基础5S自20世纪中叶以来，在世界各国产生了不凡的效果，许多企业均导入了5S活动，尤其是一些受到客户高度评价和取得明显成果后的企业，更将5S列入企业管理活动的重点，运用5S来强化基础管理，为企业的管理升级奠定了坚实的基础。通过对5S活动的不断强化和循环运行，改变全体员工的不良习惯，提升全员品质观念，以一个全新的生产环境来发展企业。目前，很多大学图书馆也从各方面推行5S管理，使得人力资源管理、品质管理、空间管理及环境管理在5S的指导下有条不紊的进行着，以人为本，以先进技术和手段为工具，以5S为指明灯。以笔者所在院校来说，无锡城市职业技术学院图书馆在经历了七个年头的5S管理后，发展成无锡职教园区最先进，管理最完善的图书馆。在体现科学技术是第一生产力时，人们往往仅指技术，而忽视或不理解管理所发挥的生产力作用。社会生产力是一个由许多因素组成的体系。它除了劳动者，劳动对象和劳动资料等实体之外，还有非实体因素，其中主要的就是管理。在新的历史时期，强化企业管理已成中国最出色的现场管理咨询顾问最具国际影响的现场管理咨询品牌为越来越多人的共识。而5S就像一种广普抗菌药。它能十分有效的治疗管理中各种不良状况的“疾病”，长期服用，能极大的提高免疫力，预防疾病的发生。二、用5S管理方式整理整顿图书馆的重要性在图书馆尤其是大学图书馆里，整齐整洁的工作人员及工作环境，是减低浪费和提高管理效率最重要的基础工程。在中国，目前有很多学校的图书馆总是横七竖八的缺乏规划性地摆放许多东西，许多的办公场所灯光显得昏暗，办公用具缺乏统一，办公桌上的文件或文具随意放置。如此的办公场所，“效率”岂会自天而降。再看图书馆内部，书本管理无序，且很多布满灰尘，保养缺乏，很多存放位置也没有合理规划，书柜摆放拐弯抹角，清洁工具随意放置，工作人员服装仪容不整，经常不必要的走动等等不好的现象。追根究底都是不重视整理整顿或是实施整理不彻底所致。以上的不好现象均会造成浪费，有资金的浪费，场所的浪费，人员的浪费，效率的浪费，品质的浪费，成本的浪费等。因此如何成为一个效率高，品质好的图书馆，第一步就是要重视“整理，整顿，清洁”的工作，并彻底的把它做好！而5S它就能够提升图书馆整体形象，提升全体馆员的归属感，从而减少浪费，提升工作效率，服务品质得到有效保障，成为真正让师生们满意的大学图书馆。下面中国6S咨询服务中心就来说说大学图书馆如何实施5S管理：三、图书馆5S管理具体实施方法（一）、5S管理—整理（SEIRI）中国最出色的现场管理咨询顾问最具国际影响的现场管理咨询品牌所谓整理指的就是将工作场所中的任何物品区分为有必要和没有必要的，除了有必要的留下来以外，其他的都进行清除掉。整理目的就是要腾出空间，空间活用，并防止误用误送，从而塑造清爽的工作场所。实施方法为：1、不能用和不再使用的东西就称为不用，则作为废弃处理，虽然是废弃，但也放在馆内指定的地方。2、如果在一年内还使用或是6个月到一年左右还用一次的东西就称为很少用，则放在存储室内。3、每天到每周用一次的东西就称为经常用的东西，则放在工作场所指定的地方。（二）、5S管理—整顿（SEITON）整顿就是把留下来的必须用的物品依规定位置摆放，并放置整齐，加以标示，使工作场所一目了然，消除查找物品的时间，消除过多的积压物品。这是提高效率的基础。在整顿方案里，每个馆员都带着一份责任感，完成自己的小区域，共同合理的规划大区域，一个完美的环境就塑造出来了。它的具体实施是首先将各类有用无用的东西处理好，腾出多余的空间，规划放置的场所及位置，规划好放置的方法，然后放置标本，摆放整齐，明确，这样看起来井然有序，一目了然。要用的东西随手即可取得，不光使用者知道，其他人也能一目了然。当然，每个人的私人物品摆放也极关重要的，个人的办公桌上，抽屉、文件，档案的分类、编号或颜色管理，人人从自身做起，那么整顿工作就会完美的在环境中体现出来。（三）、5S管理—清扫（SEISO）所谓清扫就是将馆内看得见与看不见的地方清扫干净，保持馆内干净亮丽，这样就可以稳定服务品质，减少垃圾粉尘对书本的伤害.如果馆内环境凌乱不堪，到处都有脏物、尘灰，那么高服务质量也是一场空谈了。所以说环境的清洁清扫是高服务质量的前提保障，同时，在一个整洁亮丽的环境下工作，在思想上也促进了馆员的积极性。无锡城院图书馆对于清扫方面的具体实施是从环境保持上入手的。首先，每个办公室及借阅室和阅览室有专门负责的人清扫从地面到墙板到天花板的所有物品，保证一眼看到的地方不带一粒灰尘。其次，工具仪器彻底清理。有些工具机器的维护是有固定周期性的，所以每一次的维护清理都要做好记录。最后，就是杜绝污染资源。很多时候，清扫工作常常由领导带头来做，这样也能大大提高馆员们的积极性。（四）、5S管理—清洁（SEIKETSU）中国最出色的现场管理咨询顾问最具国际影响的现场管理咨询品牌所谓清洁就是维持整理、整顿、清扫即前面3S的效果！能否保持馆内的清洁是一个图书馆在外形象的基础，不但人要整洁，图书馆也需要整洁。馆员在工作时，不得有仪容不整或穿着不整的情况，否则有碍形象，影响工作场所气氛，让人看起来懒散，所以每个图书馆员工都有同样的工作服装所以说如何成为一个高效率、高品质、低成本的图书馆，第一步就是要重视整理、整顿、清洁的工作，并彻底地把它做好。在每一个部门设置一个表格，用来对馆员清洁方面的检查项目及纪录。诸如借阅部门，你会看到表单上写着：5S是否规范化？书本是否定期定检？是否遵照规定的服装穿着？工作场所有无放置私人物品、有无禁烟标志？书架桌面是否清洁等，并附带主管领导的签字。而且清洁工作每周不少于2次，所以有了这么严格的检查，每个部门的清洁工作也一直保持着整洁的状态。（五）、5S管理—素养（SHITSUKE）5S活动始于素养，终于素养!一切活动都靠人，假如人缺乏遵守规则的习惯，或者缺乏自动自发的精神，推行5S易于流于形式，不易于持续。一个图书馆在推行整理、整顿、清扫、清洁四个步骤后，并做到清洁的规范化、制度化，最后让馆中所有的人都养成一种习惯，便是素养形成了。提高素养主要靠平时经常的教育训练，认属图书馆文化，参与管理，才能收到效果。新馆员工刚进图书馆时，必须经过系列的培训，主要是一些礼仪，规范，制度，品质服务的灌输。这些素养就开始在每位新员工的心中形成了。但是素养的实践始自内心而行之于外，由外在的表现再去塑造内心，心中做到的素养主要在以下几个方面表现出来：整理：从心中就要做到“应有与不应有”的区分，并把不应有的予以去除的观念。整顿：从心中就有“将应有的定位”的想法。清扫：从心中就有“彻底清理干净，不整洁的工作环境是耻辱”的想法。清洁：从心中就有保持清洁，保持做人做事应有的态度。这样不断追求完美的素养就形成了。