龙湖集团资产管理及效率专项审计结果

1部门–文件名龙湖集团资产管理及效率专项审计结果汇报集团内审中心2内审中心–资产管理审计版权声明©2008龙湖地产有限公司目录A.审计目标、范围B.审计发现的主要问题C.审计总结3部门–文件名A.审计目标、范围4内审中心–资产管理审计审计范围资产日用品办公用品管理流程使用风气A.审计目标、范围需求及采购1验收入库2领用3日常管理45注销与处置6盘点5内审中心–资产管理审计审计依据A.审计目标、范围地区制度发布时间集团龙湖集团员工用笔记本电脑管理办法（2009年版）2008年9月本部龙湖集团本部资产管理指引（2009版）2009年6月北京北京龙湖区域公司资产管理办法2008年6月重庆龙湖地产办公设备管理办法(2007年版)2007年6月重庆龙湖地产办公物品采购管理办法（2007年版）2007年6月成都龙湖办公设备管理办法（2008年版）2008年5月成都龙湖地产办公物品采购管理办法（2008版）2008年5月西安西安公司资产管理办法2009年10月无锡无锡龙湖置业有限公司资产管理指引2009年11月沈阳沈阳龙湖固定资产管理办法2009年12月重庆成都•集团未统一出台全集团的资产管理办法，上海公司未出台地区资产管理办法•目前只有重庆和成都有详细的办公设备采购管理办法，其他地区均无采购管理明晰规定制度缺失6内审中心–资产管理审计审计目标审计目标A.审计目标、范围•资产配置合理性及使用有效性•资产管理的规范与及时性•资产管理的完整性7部门–文件名B.审计发现的主要问题8内审中心–资产管理审计需求及采购验收入库领用日常管理盘点注销及处置资产管理流程9内审中心–资产管理审计症状一：资产采购无需求申请及比价询价过程记录差异数差异率差异数差异率本部66100%467%北京6467%467%重庆6--350%成都5360%5100%西安6117%--上海6117%350%无锡6467%--沈阳55100%5100%注：样本量占该地区09年资产采购量的20%以上地区样本量需求申请比价记录B.审计发现的主要问题—管理流程—需求及采购成都复制了重庆的采购管理办法，但没有复制重庆的管理，有章不依，制度形同虚设。现象1.无需求申请及比价记录2.申请路径及审批流不统一主要提交路径审批人员本部北京重庆物品领用+工作联系成都西安上海无锡沈阳物品领用地区资产需求资产管理员、行政负责人无职能负责人审批职能负责人+行政负责人工作联系单物品领用10内审中心–资产管理审计症状一：资产采购无需求申请及比价询价过程记录（续）内部视角建议参考工程采购，统一需求申请提交路径，完善申请审批流程，规范比询价过程事项资产采购工程采购需求申请大多数无书面申请，采购随意性较大，缺乏依据采购前需提交采购需求审批依据合同审批依据不足，无比价询价记录询价单位最少不得低于2家，应有询价分析并经OA审批后方可进行合同签订审批路径无统一审批路径：申请分散在物品领用和工作联系单中审批流固化在工作联系单—“招标审批”模块B.审计发现的主要问题—管理流程—需求及采购11内审中心–资产管理审计症状二：西安公司万元以上采购应签未签合同较多，审批级次不足•西安公司09年有较多万元以上的资产采购未按规定签合同而是直接走日常报销，绕过合同规定的审批流：现象公司付款申请编号主题申请人实际审批人规定审批人BX20090604007公司购买金杯格瑞斯车辆费用报销秦俭地区董事长集团董事长BX20090416030半坡湖项目购买IT设备报销董毅行政负责人总经理西安公司金额在10,000元人民币以上的经济事务（不包括行政税费），均应签署合同/协议或其它书面文本。集团原则B.审计发现的主要问题—管理流程—需求及采购12内审中心–资产管理审计症状：验收环节无验收单、缺乏内部牵制B.审计发现的主要问题—管理流程—验收入库数量比例数量比例数量比例本部66100%6100%233%北京66100%6100%467%重庆6----467%成都5240%480%480%西安6------上海6----467%无锡6------沈阳55100%5100%5100%一人采购验收（注2）地区样本量无验收单财务付款依据不足外部视角•固定资产业务不相容岗位至少包括：固定资产采购、验收与款项支付；•固定资产的验收工作由固定资产管理部门、使用部门及相关部门共同实施企业内部控制规范注1：样本量占该地区09年资产采购量的20%以上注2：验收人员仅有一人，且与资产采购员、付款提请人员为同一人•完善验收流程，规范验收单格式•设置内部牵制，采购和验收不得为同一人建议13内审中心–资产管理审计症状：资产领用无签收B.审计发现的主要问题—管理流程—领用纸质签收表：不方便查询记录，且与系统记录脱节资产管理系统：资产管理员更改责任人后系统发通知代办，但无确认环节取消纸质签收，完善资产管理系统，资产分配后由责任人在系统中签收确认现状建议本部、北京、西安：采用纸质签收重庆：在付款时添加使用人会签；成都、上海、无锡、沈阳：无签收记录分析14内审中心–资产管理审计（所有地区）症状一：资产管理数量不准确，系统数据缺失B.审计发现的主要问题—管理流程—日常管理财务账有，资产管理系统无（本部、上海、无锡）1手工台帐与资产管理系统不一致（成都、西安）2新成本系统资产管理模块记录不全（所有地区）3成都、西安同时使用系统和台账做日常管理，但两者之间数据存在差异，系统数据不完整•重庆、成都老成本系统的资产记录全部未迁移到新系统；•成都、西安和无锡录入系统资产主要是财务口径的2000元以上固定资产•除无锡外，其他地区公司未将办公家具纳入系统资产管理范围•沈阳未将北京转赠的5台到期台式机录入到系统中，用台帐做线下管理•集团本部48条网络设备未录入新系统；15内审中心–资产管理审计症状一：资产管理数量不准确，系统数据缺失（续）症结对症下药管理方式不合理：管理范围不一致：各地区公司制度中对固定资产的定义及划分各不相同•沿用老成本系统或台帐分散管理资产集中管理：成都、重庆将所有在老成本系统管理的资产导入到新成本系统中；•资产采购未经过资产管理员，导致系统中资产遗漏B.审计发现的主要问题—管理流程—日常管理流程规范：所有制度规定范围内的资产采购必须经资产管理员并由其录入系统。制度定义：集团行政中心在制度中统一界定全集团资产管理范围，并重新定义资产分类；16内审中心–资产管理审计症状二：资产系统信息录入不准确，类别划分不完善资产录入不规范（本部除外）1•金额不准确：（重庆：众多资产金额仅1元）•无购置日期（重庆、成都、西安、上海、无锡、沈阳）•无存放地点信息（西安）•多条资产一条记录（北京、成都）大量资产归类错误（北京、西安）2B.审计发现的主要问题—管理流程—日常管理•北京将监视设备归到“摄影机”中•西安将电视机归到“空调”中17内审中心–资产管理审计症状二：资产系统信息录入不准确，类别划分不完善（续）数量比例数量比例数量比例本部20210%315%--北京30--13%--重庆31--13%--成都3027%13%13%上海20525%15%--西安20735%420%525%无锡沈阳新地区公司不适用地区所属部门未更新存放地点未更新责任人未更新样本量资产信息变更未更新3类别划分不完善4全集团“其他”类资产数量超过500个，相当于两个上海公司资产数量B.审计发现的主要问题—管理流程—日常管理18内审中心–资产管理审计症结•资产管理员录入信息操作不规范；B.审计发现的主要问题—管理流程—日常管理信息不准确，造成资产日常管理混乱隐患•加强对各地区资产管理员的培训；对症下药症状二：资产系统信息录入不准确，类别划分不完善（续）•资产跨公司转移在行政管理层面直接做资产划拨。•人员调动时需在流程设计上经过资产管理员，由其对资产转移进行确认•梳理及完善资产管理系统的资产分类•完善资产管理系统，规定必录项，用系统落实管理；•使用台账管理，资产信息变动后只更新了台账未更新系统（成都、西安）•资产跨公司转移后采用代管方式，管理及时性差；•人员调动时资产移动未经资产管理员确认；19内审中心–资产管理审计症状三：资产标签不齐备，资产可识别性差地区样本量差异数差异率本部15213%北京1915%重庆15533%成都201365%重要资产需要贴上系统编码以做到帐与实物的一一对应建议注：抽样地区为集团本部和三个老地区抽样比例在20%以上资产不具可识别性，无法有效进行日常管理及盘点隐患B.审计发现的主要问题—管理流程—日常管理20内审中心–资产管理审计无审批或缺少关键审批人：本部资产注销无财务负责人审批，西安、沈阳资产注销未走流程症状：资产注销流程不规范，注销、处置不及时B.审计发现的主要问题—管理流程—注销与处置•统一审批流：在资产管理系统中设置资产注销审批流程，并固化行政负责人及财务人员审批•职责分离：资产注销人员与资产管理人员应分离•设计资产处置流程建议现象不应注销资产被注销：沈阳将财务上到期但实际在用资产在系统中注销无资产处置流程：目前除北京外，其他地区公司未明确资产处置流程系统更新不及时：成都和西安资产注销后未及时更新系统资产状态违反职责不相容原则：重庆、成都和沈阳由资产管理员在系统中注销资产21内审中心–资产管理审计症状：资产盘点不规范B.审计发现的主要问题—管理流程—盘点•在制度中统一规范资产盘点范围及盘点方式，并提供盘点表模板做参考•在OA报表管理中设置资产盘点报告类型并固化审批流对症下药现象盘点范围不全：重庆、西安和上海只盘了财务口径上的固定资产；盘点结果未经审批：除北京、重庆和上海外，其他地区无盘点结果审批记录。无盘点报告：成都、西安和无锡仅有盘点表，无盘点报告北京盘点结果最为详细，由盘点表、盘点报告和评述分析表三项组成；盘点方式错误：重庆只根据实物核对帐（无法发现资产遗失）上海只根据帐来盘点实物（无法发现系统遗漏资产）22内审中心–资产管理审计使用风气机动车配置合理性办公用品日用品使用效率性23内审中心–资产管理审计症状一：资产配置过高，超出实际工作需要B.审计发现的主要问题—使用风气—配置合理性投影仪、音响（无锡）资产配置过高24内审中心–资产管理审计资产配置过高—笔记本电脑•绝大部分超配笔记本电脑未按制度要求进行审批•制度设计不合理：信息中心总监和地区总经理的超配自己审批版本生效日期金额上限2007年版2007年04月18日120002009年版2008年10月1日10500现象地区超配数量地区超配数量本部11成都2北京4上海3重庆3无锡1集团原则B.审计发现的主要问题—使用风气—配置合理性25内审中心–资产管理审计资产配置过高—照相机集团投资发展中心申请配卡片机看地使用，被陈凯驳回•本部、无锡和上海单反相机配置偏高•重庆、无锡营销部配单反相机，必要性值得商榷。现象B.审计发现的主要问题—使用风气—配置合理性内部视角26内审中心–资产管理审计资产配置过高—投影仪、音响数量（A)金额（B）均价（C=B/A）集团总部12122,50010,208北京龙湖17224,95013,232重庆龙湖29425,40214,669成都龙湖24329,25513,719上海龙湖13202,40015,569西安龙湖8132,19016,524无锡龙湖10166,10016,610沈阳龙湖888,71511,089投影仪地区无锡公司在09年下半年采购投影仪，均价高出沈阳同期采购价格近50%B.审计发现的主要问题—使用风气—配置合理性上海购买IPOD用于售场播放音乐，配置标准超出正常业务需求27内审中心–资产管理审计症状二：北京、重庆、成都个别资产配置数量明显偏多在售项目+部门数量（A）数量(B)平均(=B/A)数量(B)平均(=B/A)数量(B)平均(=B/A)数量(B)平均(=B/A)本部551.020.410.240.8北京13282.2151.230.2403.1重庆15442.9241.6110.7211.4成都12211.8121.0161.3332.8西安881.091.120.381.0上海111