01《秘书理论与实务》项目1模块1

《秘书理论与实务》主讲人:阎丽君•近身/直接/为领导（上司）提供综合性辅助服务秘书——领导的参谋助手《秘书理论与实务》课程项目体系项目1：秘书职业认知项目2：办文项目3：办会项目4：办事项目5：办信息项目一模块1《秘书理论与实务》课程概述与秘书发展史模块任务主要内容模块小结思考练习学习目标•模块1：《秘书理论与实务》课程概述与秘书发展史•模块2：秘书职业特征以及秘书部门的功能与职能•模块3：秘书工作性质和基本工作方法•模块4：秘书素质要求•模块1会前准备工作•模块2会中服务工作•模块3会后落实工作•模块1文书拟写•模块2文书处理•模块3文档管理•模块1信息管理•模块2调查研究•模块1接待工作•模块2工作环境管理•模块3办公室日常事务管理项目1秘书职业认知模块1《秘书理论与实务》课程概述与秘书发展史§1-1-1秘书职业印象§1-1-2《秘书理论与实务》课程概述§1-1-3秘书发展史§1-1-1秘书职业印象比尔·盖茨和他的秘书露宝创业时微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻漂亮的女大学生，除了自己分内的事，对任何事情都是一副不闻不问的冷漠劲儿。没过多久，比尔·盖茨就要求总经理伍德给他换个秘书。一天，伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后就连连摇头：“难道就没有比她们更合适的人选了？”盖茨理想中的女秘书应该干练、稳重、能干，而不是花瓶式的摆设。伍德犹犹豫豫地拿出份资料递到盖茨面前，“这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕……”盖茨一目十行地看完了这份应聘资料，表示：“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行。”[引例]比尔·盖茨：我和微软的成功因为有露宝（接上幅）42岁的露宝进入公司后，就像母亲一样关怀软件高手们的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软公司看成一个大家庭，里里外外打理得妥妥帖帖。她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑着自己应该在“娃娃公司”负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对工作也有一份很深的感请。很自然地，她成了微软的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等，远远超出了一位总裁秘书的职能。盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。[引例]比尔·盖茨的成功与他的秘书露宝（3-2）（接上幅）当微软决定迁往西雅图，露宝因为丈夫在亚帕克基有自己的事业不能走时，盖茨依依不舍、留恋不已。盖茨和公司高层联名写了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价，临别时盖茨握住露宝的手动情地说：“微软留着空位子，随时欢迎你。你快点过来吧！”三年后，1980年冬季的一个寒夜，在比尔·盖茨西雅图的办公室，一个熟悉的声音响起，“嗨，我回来了！”——正是露宝！她先是一个人从亚帕克基来到西雅图，后又说服丈夫举家迁来。资料来源：胡亚学《秘书理论与实务》[引例]比尔·盖茨的成功与他的秘书露宝（3-3）•1、迄今为止，您对秘书和秘书职业都有哪些了解和认识？您认为自己报考文秘专业的选择正确吗？[讨论]•2、大学生“就业难”是当今社会热点问题之一。您作为高职文秘专业的学生，对于这个问题是如何考虑的？[讨论]•从我们自身来说，解决毕业后“就业难”的关键在于：能否在非常有限的三年里，把自己打造成为有着良好职业素养的“准秘书”。请看短视频：“领导者”——秘书是为领导者服务的，秘书对于增强领导力有何作用？凯茨·德·弗瑞斯说了一段非常经典的话——•“领导能力可以被看作是一个过程和一种财产。领导能力是领导者、下属和环境之间一种复杂的相互作用过程。”[思考]引申到作为领导参谋助手的秘书•我们可不可以认为：秘书作为领导的下属，他（她）的工作状况也是领导的一种环境？•那么，秘书怎样从自身角度为领导创造一种尽可能好的工作环境呢？既然我们选择了秘书专业和秘书职业——•我们就必须有良好的从事秘书职业的职业道德；•我们就必须能够很好地处理与领导及领导周围人员的人际关系；•我们就必须具有与领导者的工作相关的足够知识；•我们就必须具备为领导当参谋、当助手和为领导服务的各种本领。文秘专业的目标岗位经理助理总经理秘书行政秘书机要秘书部门内勤秘书接待秘书速录员公关宣传员文秘专业的培养目标文秘专业中小企业事业单位国家机关社区其他经济组织其他社会组织面向输送[课外实训]走访企业秘书和企业秘书工作•请同学们课后每人至少走访1个企业、1位秘书•重点了解中小企业秘书的职能、工作内容、工作方法和素质要求•每人写一份走访报告•独自走访和自由组合成团队小组完成走访均可，提倡后一种做法§1-1-2《秘书理论与实务》课程概述秘书是处在领导者身边、直接为领导者的政务与事务提供辅助性综合服务的工作人员。秘书工作是秘书部门及秘书人员在履行和发挥辅助职能过程中，所从事的各项具体职能活动。《秘书理论与实务》是以训练秘书职业技能为主，并传授相应职业知识，培养秘书职业素养的课程。•近身/直接/为领导（上司）/提供综合性辅助服务秘书——领导的参谋助手秘书都干哪些工作？•文档工作•会务工作•信息工作•保密工作•调研工作•协调工作•参谋工作•信访工作•督查工作•公关工作•谈判工作•网站工作•日常工作•其他临时交办事项秘书职（专）业化要求的四大方面•职业化的技能；•职业化的形象；•职业化的态度；•职业化的道德。《秘书理论与实务》课程在秘书职业能力培养任务中的作用秘书职业能力职业基本能力职业核心能力商务沟通能力公关宣传能力计算机应用能力外语应用能力协调与组织能力文书处理与写作能力办公室事务处理能力各类会议组织能力商务活动组织能力信息加工和社会调研能力说明：图中为本课程培养的能力《秘书理论与实务》课程传授与秘书职业能力培养任务相适应的知识熟知与这2种职业基本能力、5种职业核心能力直接相关的原理、知识、规范和要求。《秘书理论与实务》课程目标框架能力目标情感目标知识目标确立“能力”、“情感”、“知识”三大目标的原则是：突出能力目标，确立“能力本位”；注重情感目标；本着“够用”原则确定知识目标。《秘书理论与实务》课程的能力目标：（1）日常办公事务管理能力：能根据秘书岗位要求实际（模拟）操作秘书各项日常工作事务，包括接听与拨打电话、创设与维护办公室环境、协助上司制定工作计划、安排活动日程、接待来宾、安排约会、安排并顶岗值班等。（2）文书拟写与处理能力：能够应用所学的文书知识完成文书撰拟、文书收发承办督办处理、文档管理等工作。（3）OA设备操作与维护能力：能熟练地操作先进的办公自动化设备并进行日常性维护。（4）办会能力：能够拟定大型会议预案、组织大型会议工作，能够组织协调大型商务活动，能够为上司顺利进行商务谈判做好各项辅助工作。（5）信息处理开发能力：能够通过各种渠道搜集信息并科学地管理信息资源，能够策划和进行一般性专题调研和难度不大的综合调研，能够高效地整合信息资源，以辅助上司决策。（6）沟通协调能力：能够有效地进行沟通和协调，讲求沟通协调的艺术和技巧，并熟练运用于实际（拟真）的秘书工作之中。能够较好地协调处理日常事务性工作和组织内外的各种矛盾。（7）应变能力：能够对临时来访领导的客人得体地予以接待和“过滤”；在工作任务突然变化时能迅速加以调适；能协助领导从容应对突发情况、处置突发事件。《秘书理论与实务》课程的情感目标（1）牢固树立热爱祖国、热爱人民、热爱社会主义的民族情感，能坚定不移地维护中华民族大家庭的团结、和谐，维护祖国统一，旗帜鲜明地反对民族分裂和“疆独”图谋，坚决与“三股势力”作斗争。（2）热爱秘书职业，遵守职业道德，做到“爱岗敬业、诚实守信、遵纪守法、无私奉献”，把为人民服务的核心价值观念落实到秘书“三服务”中去，在职业岗位上实现人生价值。（3）自觉增进集体主义思想，发扬秘书职业人应有的团队精神，养成良好的合作素质，能处理好并不断密切与领导、与同事、与合作者、与周围群众的关系，严于律己、宽以待人，能为增强职业团队的合力和对内对外的亲和力、凝聚力多做促进工作。（4）能“慎独、慎初、慎交友”，保持清正廉洁，奉行洁身自好，“先做人再做事”，在秘书职业生涯中决不以领导之势压人，决不以领导之权谋私，永怀爱心，乐于助人。《秘书理论与实务》课程的知识目标（1）熟知秘书学及相关学科的基本知识，把握其现状和发展趋势；（2）熟知秘书职业的工作内容及素质要求特别是能力要求；（3）熟知秘书各项日常工作事务，包括接听与拨打电话、创设与维护办公室环境、协助上司制定工作计划、安排活动日程、接待来宾、安排约会、安排并顶岗值班等操作规范及要点。（4）熟知文书撰拟、文书处理、文档管理的规范、要求与程序；（5）熟知会务与商务活动等工作的具体操作和规范；（6）熟知信息收集、整理、储存、传递和提供使用的知识；（7）掌握沟通和协调的艺术与技巧。请同学们对照秘书职业要求（对照“三大目标”）并根据每个人现在的状况，找出自身差距，明确努力方向。重点：1、对照“技能目标”七项内容，自测作为未来秘书的技能差距，谈谈自己对培养职业技能的打算；2、对照“情感目标”四项内容，谈谈应如何努力进行职业道德修养、培养职业情感；3、对照“知识目标”七项内容，自测作为未来秘书的知识差距，谈谈自己对掌握职业知识的打算；4、自测自我学习、自我提升的能力现状，谈谈这方面的打算。[执行项目任务]“未来秘书”的自测§1-1-3《秘书发展史》秘书发展史知识点——秘书工作产生的两大社会基础（社会组织领导的出现/文字与公务文书的产生）——我国秘书工作源远流长（萌发于黄帝至禹时期/起始于夏代）——我国古代秘书工作的宝贵遗产及其给予我们的启示（经验教训/优良传统/启示）——新中国的秘书工作和当代秘书工作发展趋势[引例]历经四代的辅政元老古代用人，历来都是一朝天子一朝臣。但三国的刘放和孙资却历经四代而不衰，当权者不疑，同事者不妒，终其一生而未离权臣之位。这在中国历史上不能不说是一个例外。汉末政治污浊，民不堪命。外有黄巾之起，内有董卓之乱。董卓诛后，朝政仍然颤乱，矜功争权，互相攻击，不可一日。曹操挟天子以令诸侯，置秘书令，典尚书奏事。秘书一词由此而起。公元205年，曹操任刘放为主簿记室，后与孙资具为秘书郎。（转下幅）曹操死后，魏文帝曹丕即位（220年），改秘书为中书，任刘放为中书监，孙资为中书令，并加级晋爵；三年后，再次为刘、孙晋爵封侯。文帝死后，明帝曹睿即位（227年），尤见宠臣，并且又一次为刘、孙晋爵封侯。明帝死后，齐王曹芳即位（240年），以刘放、孙资决定大谋，加官晋爵几近于一身。直到嘉平二、三年，刘放、孙资相继逝世，分别晋敬侯、贞侯。（转下幅）刘放、孙资在辅政工作中有“四不”：●能力高超而不自狂。●品行卓越而不显。●处世宽容而不偏。●待人以诚而不虚。[思考与分析]本案例涉及到秘书职业的发展史，并利用三国的刘放和孙资两位辅政元老的实际，说明了当好秘书的基本要求。一、秘书产生的前提秘书产生的基础之一：领导和领导工作的出现秘书工作是领导人和领导组织的辅助性工作。只有出现了领导人或领导组织，由于领导管理工作的需要,才会随之而产生秘书和秘书工作。领导和领导工作的出现比国家的出现要早得多。世界最早的文明──美索不达米亚（Mesopotamia）文明◆亦称“两河文明”、“河间文明”，发源于底格里斯河（Tigris）和幼发拉底河（Euphrates）之间的流域──苏美尔（Sumer）地区（中下游地区）。美索不达米亚是古巴比伦（Babylon）的所在，在今伊拉克（Iraq）共和国境内。苏美尔文明巴比伦文明亚述文明世界上最古老的秘书工作◆远在公元前五千至一万年左右，已经出现了领导集团、行政管理、财产分配、宗教仪式以及语言等秘书产生的条件和对秘书工作的需要。◆世界上最古老的秘书工作,约可溯源到新石器时代的母系氏族社会时期，约在公元前5000年左右。◆我们最好这样说：氏族母系社会时代，世界上可能已经有了类似秘书的工作。氏族公社虽有了首领，但尚未出现文书。“神农无制令而民从”，此处的“制”“令”即后世的文书。直至部落联盟的昌盛时期即距今约4500年的黄帝时代，有了许多发明创造如养蚕