办公文秘--秘书“办文”的工作（PPT 137页）

来自中国最大的资料库下载第六章秘书“办文”的工作学习目标主要内容思考练习本章小结来自中国最大的资料库下载•通过阐述公务文书的概念、性质及党和国•家关于公文规范的有关要求，理解“办文”工作。•掌握撰写、收发传递、立卷归档等具体文•书的办理方法和秘书“办文”工作的规范，提高•秘书“办文”工作的基本能力。来自中国最大的资料库下载•第一节起草撰写公务文书•第二节收发传递处理文书•第三节针对来文要办理的事务•第四节秘书“办文”工作案例来自中国最大的资料库下载第一节起草撰写公务文书•本节要点•一、公务文书的概念和性质•二、党和国家关于公文规范的有关要求•三、公务文书的体式来自中国最大的资料库下载•秘书起草撰写公文与撰写其他文章不•同，公文撰写有严格的规范要求，这是秘•书在“办文”中，尤其是在撰文中必须遵守•的。来自中国最大的资料库下载一、公务文书的概念和性质•由于公务文书概念的不同，使其具有了不•同的性质。袁世凯批准“二十一条”的文书敦煌莫高窟出土的文书来自中国最大的资料库下载（一）公务文书的概念•公务文书有广义和狭义两种理解。具体的内容如•下（见图4-1）。图4-1公务文书的定义广义狭义公务文书的定义党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可以称公文公务文书是专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书来自中国最大的资料库下载•广义：这样的公务文书种类很多，随着现代社会•公务交际交往和现代文字处理技术的发展，还有新的•文种出现。•狭义：它是传达、贯彻党和政府的方针、政策，•发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问•题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的•重要工具。一般特指在国务院2000年8月24日发布、•2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》•中明确规定的13种国家行政机关公文。《办法》指•出，“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中•形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政•和进行公务活动的重要工具。”来自中国最大的资料库下载（二）公务文书的性质•根据公务文书有广义和狭义的划分，其性质有如下的分类，如表4-1所示。表4-1公务文书的性质按定义划分公务文书的性质概念广义公务性是指以组织名义或组织领导人、法人名义发文，文书的内容是组织的公务工作和活动实用性是指公文的内容对组织贯彻决策、推行管理、落实事项有实际使用价值，起实际作用规范性是指这类公文在组织往来中有约定俗成的行文语言、成文格式、文种要求等来自中国最大的资料库下载续表按定义划分公务文书的性质概念狭义政治性是代表国家行政机关行使职权，集中体现国家的根本利益职权性是代表行政机关的职权，实施管理职能。其制作的公文，所管辖的范围内，具有法定效力政策性是其制发机关所管辖的各级各类组织的办事依据。本身既在传达党和政府的方针、政策，又在贯彻、执行方针、政策传播性是信息的载体来自中国最大的资料库下载•国家通过颁布以下的办法和规定来规范公文的写•作和处理（见图4-2）。二、党和国家关于公文规范的有关要求图4-2党和国家公文规范的有关要求国家行政机关公文处理办法中国共产党机关公文处理条例国家行政机关公文格式来自中国最大的资料库下载三、公务文书的体式•《国家行政机关公文处理办法》严格规定•了行政机关的公文体式，行政机关的公文应严•格依法行文。其他组织•的公文为庄重规范起见，•也形成了相应的体式要•求。公文的体式由以下•四部分组成（见图4-3）。图4-3公文的体式的组成部分来自中国最大的资料库下载（一）公文的结构•公文的结构可以包括以下11部分（见图4-4）。图4-4公文的结构发文机关标识发文字号公文标题附件说明成文日期正文公文生效标识受文者发文机关标识来自中国最大的资料库下载•发文机关标识：其作用在于表明公文的责•任者，显示公文的权威性与郑重性。通常有两•种形式：一是作为文头（又称版头），多采用•大号字体套红标识于公文首页上端，由发文机•关的全称或规范化简称加“文件”二字构成；二•是作为署名，用黑色字体将发文机关的全称或•规范化简称标于公文末页的落款处。联合行文•时，主办机关排列在前。来自中国最大的资料库下载•发文字号：作为专指性很强的文件代号，为检索•和引用文、件提供便利，同时也便于对文件进行统计•和管理。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文•顺序号构成，如国办发199828号，意为该文件系国•务院办公厅1998年所制发的第28份文件。发文年份应•写完整，发文顺序号按该年份发文的先后顺序采用大•流水的方法依次顺序编写，不得出现重复或漏编的现•象。一份公文只有一个发文字号，联合行文时只标注•主办机关的发文字号。另外在上行文中还有签发人标•识是在公文正文签注代表机关最后核查并批准公文向•外发出的领导人的姓名。签发在公文正本首页标题之•下、正文之上靠右的位置。来自中国最大的资料库下载•公文标题：一般由发文机关名称、事由和文种三•部分构成。撰拟公文标题时，在发文机关与事由之间•通常用介词“关于”、“对”连接，在事由与文种之间用•助词“的”连接。事由应准确简要地概括公文的主要内•容。文种要准确。另外题注是对标题的注解和说明。•题注的写法是在公文标题之下标注。•受文者：通常分为两种：一种是主送机关，即对•公文负办理或答复责任的机关；另一种是抄送机关，•即只需要执行或了解公文内容而不承担办理或答复责•任的机关。标注受文者时，应使用全称、规范的简称•或统称。来自中国最大的资料库下载•正文：用于阐述具体内容，表达发文意图，使受•文者对文件所传递的信息获得具体、明确的认识。正•文的内容一般要求做到一文一事，正文的结构通常包•括开头、主体、结语三部分。•附件说明：可分为两类：一种是与公文正件具有•同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文•正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考•而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者•正确理解和执行公文正件提供参考数据。附件说明指•为附件所做的标记，用以注明附件的顺序和名称等，•以便查阅和保存附件，防止附件散乱、丢失。另外为•使正文集中表述主要内容，一些不便在正文中直接解•释、说明的名词术语，通常在附注中加以注解。来自中国最大的资料库下载•成文日期：通常以领导人签发的日期作为公文的成•文日期；联合行文时，以最后签发机关的领导人签发的•日期为准；经会议讨论通过的公文以会议通过的日期为•准；电报以发出日期为准。一般情况下，公文开始生效•的时间是以成文日期为准的。•公文生效标识：分为两种形式：其一是印章，指作•为机关公文权力象征的图章；其二是签署，指有权签发•公文的领导人亲笔在公文正本的落款处签名（或代以签•名章）。需要说明的是，多数公文是盖印表示生效；有•些是签署表示生效；有的需要盖印和签署同用；有的则•都不需要。来自中国最大的资料库下载（二）公文的标记•公文的标记由以下七个部分组成，如表4-2所示。表4-2公文的标记公文的标记概念主题词是用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词与词组。主题词的标引应将以公文内容为特征的主题词写在前面，表明文种的主题词写在后面印发说明又称版记。是对公文印刷、制作、发出情况的介绍与解说。其作用是明确公文印制质量、时限的责任归属，使受文者了解公文制发过程，为其直接与承印、承发单位联系提供便利来自中国最大的资料库下载公文的标记概念公文格式分类代码表明每份公文格式在整个国家或行业标准文件格式系统中的类别归属及注册顺序的代码份号是对根据同一定稿印制的若干份公文依次编制的顺序代码密级标识是表明公文保密等级的标识符号，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限紧急程度标识指表明对公文（包括电报）送达和办理的时限要求的标识符号收文印章是收文机关为便于管理，收到公文后在首页右上端加盖的戳记续表来自中国最大的资料库下载（三）公文的格式•为了维护公文的严肃性、法规性，对公文•中所有结构和标记的组成方法，有明确的标识•规则。行政机关的公文参照《国家行政机关公•文格式》国家标准执行。来自中国最大的资料库下载（四）公文的文体•《办法》中规定公文应当做到：情况确•实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理•清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇•幅力求简短。公文的文体应当以说明、叙述•和议论的表达方法为主，排斥描写，尽量不•抒情。公文的语言应当采用现代汉语书面语•言，可以有通行的口语，不用俗语和土话。•公文的文体力求庄重规范。来自中国最大的资料库下载第二节收发传递处理文书•本节要点•一、《办法》中规定的•收发文处理程序•二、文书处理工作中应•注意的事项•三、现代企业、公司中•的新型文书与载体来自中国最大的资料库下载•“写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。•因此文书的收发传递处理工作必须规范化。来自中国最大的资料库下载一、《办法》中规定的收发文处理程序•文书的收发传递处理工作是秘书部门的重•要任务之一，为了使机关各部门能够协调运转，•秘书要一丝不苟地做好文书管理工作，实现优•质服务，以保证各项工作的顺利进行。来自中国最大的资料库下载（一）发文的处理程序•机关撰制并向外发出的一切文件，统称发文。在•日常生活中，主要按一下程序进行（见图4-5）。图4-5发文的处理程序草拟审核签发复核缮印用印登记注办分发发文的处理程序来自中国最大的资料库下载•草拟•草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意•图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过•程；也是指撰文秘书接受任务后，搜集有关信•息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲•以及撰拟文稿的工作。从秘书“办文”工作说，•草拟是发文的第一个环节，也•可以是收文中“承办”的继续，•秘书