合伙人秘书重点工作说明修改(第四次修改)

目录合伙人秘书工作三大特性............................................................................................2合伙人邮件收发、整理................................................................................................4一、邮箱的分类.....................................................................................................4二、邮件信息的分类.............................................................................................4三、电子邮件的整理.............................................................................................5（一）、私人邮箱的整理................................................................................5（二）、工作邮箱的整理................................................................................5（三）、邮件存档文件夹分类........................................................................6（五）、邮件信息的处理................................................................................7合伙人料理计划............................................................................................................8一、日程安排的沟通.............................................................................................8二、预约机制.........................................................................................................8三、出差行程料理.................................................................................................9四、会议料理.......................................................................................................11五、接待料理.......................................................................................................12信函草拟......................................................................................................................12合伙人文件底稿的整理、归档..................................................................................15一、合伙人文件底稿的分类...............................................................................15二、文件的装订及归档.......................................................................................15合伙人电话及传真处理..............................................................................................17一、电话信息的处理方式...................................................................................17二、合伙人的移动电话的管理...........................................................................17三、合伙人传真管理...........................................................................................18合伙人签字管理..........................................................................................................19一、合伙人签字时间的约定...............................................................................19二、各项业务的签字规定和流程约定...............................................................20三、特殊情况合伙人不能签字的处理方式.......................................................20（一）、合伙人不在公司无法签字的处理方法..........................................20（二）、合伙人参加会议的处理方式..........................................................21合伙人业务料理..........................................................................................................22一、业务流程料理...............................................................................................22二、项目信息及信息汇总上报...........................................................................33三、对项目的跟踪反馈.......................................................................................33合伙人秘书工作三大特性独立性：秘书工作是一项服务工作，其工作的内容，特别是在业务工作的内容在某种程度上与其服务对象——合伙人的工作内容有很大的联系。为此，秘书工作范围对内涉及公司各个层面的人员，对外涉及与合伙人相关的客户的联系，联系广泛，许多工作的开展又必须依赖于其他人员对自己工作的支持。但是，这并不意味着秘书工作就应该与大家保持一团和气，而应该保持工作的独立性：1、独立思考，具备对负责的各项事宜有独立思考和判断的能力；2、独立工作，能独立开展各项工作，有效支持合伙人工作；3、独立的人际关系，自己的人际关系应保持相对独立，不能与其他员工过于密切，使服务领导产生不安全感。原则性：原则性是指合伙人秘书虽然以合伙人为中心开展工作，但应时刻谨记秘书是公司的一员，忠诚于公司就是忠于工作，忠于公司的原则就是忠诚于自己的原则。因此，服务合伙人时要坚持原则，在对其他员工是也要坚持原则。1、以公司文化导向为原则2、以公司制度底线为原则3、以坚持公司利益为原则保密性：公司合伙人为公司核心层领导，掌握着公司经营管理中的大量相对秘密的信息和文件。因此作为合伙人秘书就应该具备高度的保密性。1、重要信息保密性2、重要资料保密性3、客服信息的保密性不传谣，不造谣。合伙人邮件收发、整理一、邮箱的分类合伙人邮箱分为两类：工作邮箱（OA邮箱、对外公众邮箱）和私人邮箱。工作邮箱：秘书每天定时收集，对邮件进行筛选、整理，在约定的时间将信息反馈给合伙人，由合伙人审阅。私人邮箱：秘书不能进入查阅资料，主要是合伙人私人信息、工作上不便于秘书知晓的信息的收发，由合伙人自行查阅、处理。秘书有责任提醒合伙人查看私人邮箱。二、邮件信息的分类根据邮箱的分类，所有邮件信息应该分为两类，即保密信息和公开信息。职能副总邮件信息分类职能部门邮件性质事项主要内容分送邮箱计算机副总公开工作汇报工作计划、战略OA邮箱财务部副总公开一般工作汇报工作计划、战略（不涉及财务的）OA邮箱保密与财务、工资相关的邮件收款、协作费、工资私人邮箱人力资源部副总公开工作汇报工作计划、战略（不涉及招聘、人员、绩效的）OA邮箱保密工作汇报招聘、人员、绩效的私人邮箱行政部副总公开工作汇报工作计划、战略、方案OA邮箱客户部副总公开项目信息入围信息、标书、客户信息、客户反馈意见OA邮箱保密报价报价信息私人邮箱合伙人邮件信息分类注：1、秘书应该与合伙人沟通，明确哪些事项是保密事项。最好以表格的方式进行。2、秘书应代合伙人草拟一通知，将上述分类及信息的处理要求发给公司员工，让他们明确哪些该发私人邮箱、哪些该发工作邮箱。三、电子邮件的整理（一）、私人邮箱的整理1、合伙人私人邮箱由合伙人负责整理，原则上合伙人秘书不允许参与。2、特殊情况，经合伙人授权后可帮助整理。（二）、工作邮箱的整理1、邮件查收A、例行收集——每天早上收集（固定时间根据合伙人的工作邮件性质序号事项主要内容分送邮箱保密1职能口信息a人力资源部：招聘、人员、绩效、征求意见稿b内审部：检视结果c客户部：报价私人邮箱2私人事项所有有关的私人信息私人邮箱3其他保密信息涉及公司机密、员工隐私的私人邮箱公开1公告/通知发文制度、开会通知、公司有关事务的通知等OA邮箱2职能口信息a客户部：入围信息、标书、客户信息、客户反馈意见b内审：工作安排、配合、制度c行政部：调查表OA邮箱3委员会信息委员会相关的资料，会议记要等OA邮箱4项目管理信息工程进度汇报、收款信息、合同、函OA邮箱5人员管理信息公司人员信息OA邮箱6公司事务性信息工作流等、发文制度OA邮箱7公司外部信息行业信息、客户信息工作邮箱习惯进行安排，具体时间由合伙人秘书自行掌握）B、非固定时间收集---临时通知收件。2、邮件清理将收件箱中的邮件清理、过滤，该存档的存档，删除不必要的邮件。A、秘书对每封邮件应先进行存档（垃圾邮件除外），每半月清理一次合伙人邮箱及合伙人存档邮件，可列表进行。邮件发送人发送时间邮件内容（概要）删除处理意见仅删除邮件□删除邮件及存档□B、垃圾邮件、广告、重复发的邮件。直接删除（三）、邮件存档文件夹分类根据合伙人邮件的类型建立相应的文件夹。如下表所示电子文档分类表（表四）