文秘培训

1中山大学中外管理研究中心2中山大学中外管理研究中心课程导入：某知名电气集团关于秘书职业化的对比谋生手段选择工作的结果维护企业与职业利益第一具有良好的个人素质按职业的社会概念规范个人行为，包括言谈举止，穿着打扮严格区别职业要求与个人生活，上下班人不一样谋生手段生活的需要结果或被动被选择的结果维护个人利益第一具有一般的个人素质按个人爱好和习惯规范行为包括言谈举止穿着打扮将个人生活与工作混为一谈，上下班一样职业化非职业化3中山大学中外管理研究中心受过职业技能训练能快速熟悉新行业知识工作选择面广，任何行业都能从事秘书工作较高的职业敏感目标观念强，会自我安排工作分析问题，解决问题的能力较强管理与自我管理能力强未受过职业技能训练常常有较强的某行业专业知识工作选择面窄按指示办事，没有职业敏感性目标就是完成任务常将问题推在别人身上服从管理，但自我管理能力差职业化非职业化课程导入：某知名电气集团关于秘书职业化的对比4中山大学中外管理研究中心5中山大学中外管理研究中心一、企业文秘工作的基本特征二、秘书人员的重要价值和作用三、秘书人员的自我角色定位四、秘书性格和心理素质修养五、秘书情感和意志力修养六、个人职业道德品质修养6中山大学中外管理研究中心1、秘书的涵义《辞海》中“秘书”的5种涵义——职务名称之一，是领导的助手——官名，秦汉以来的秘书监/令/郎等——外交人员，介于参赞和随员之间——宫中的藏书——谶纬（chenwei），汉代流行的迷信书一、企业文秘工作的基本特征7中山大学中外管理研究中心1、秘书的涵义现代秘书的涵义——为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手企业单位的秘书——为企业单位各层次管理组织和领导者个人提供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员——组织的秘书：如办公室秘书、市场部秘书——领导的秘书：如董事长秘书，总经理秘书一、企业文秘工作的基本特征8中山大学中外管理研究中心2、秘书的分类从服务对象和经济来源来划分——公务秘书——私人秘书从工作的分工或业务的侧重点来划分——文字秘书——机要秘书——通讯秘书——信访秘书——外文秘书——生活秘书——教学秘书——科研秘书等秘书的层次一、企业文秘工作的基本特征9中山大学中外管理研究中心3、国际上秘书工作的特点当前国际上秘书工作有四个特点——职业化（门类众多、具有广泛前途）——OA：办公设备先进，自动化程度越来越高——秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高——秘书学科成为一门专业性很强的独立学科一、企业文秘工作的基本特征四句顺口溜：——秘书工作职业化——办公设备自动化——秘书人员知识化——学科研究独立化10中山大学中外管理研究中心4、秘书工作的基本特征辅助性——主体上的从属性——工作上的被动性——权力上的非强制性——绩效上的间接性机密性文牍性事务性政策性综合性一、企业文秘工作的基本特征11中山大学中外管理研究中心4、秘书工作的基本特征综合性——从职能范围上看A、不承担某一具体工作B、承担全面了解、联络、沟通C、起全局性整体协调工作——从工作内容上看A、管理事务B、搞好服务C、参与政务一、企业文秘工作的基本特征12中山大学中外管理研究中心1、秘书人员的助手作用二、秘书人员的重要价值和作用文件处理文字把关事务处理检查督促助手作用2、秘书人员的参谋作用提供依据出谋划策13中山大学中外管理研究中心3、秘书人员的耳目作用4、秘书人员的桥梁作用二、秘书人员的重要价值和作用5、不管部作用6、窗口作用——有什么样的领导就有什么样的秘书上情下达内情外达下情上达外情内达下情上达外情内达上情下达内情外达14中山大学中外管理研究中心领导者替身职责履行人事务执行者服务员报告人参谋助手下级角色三、秘书人员的自我角色定位1、角色认知秘书人员常扮演的六种角色15中山大学中外管理研究中心三、秘书人员的自我角色定位1、角色认知秘书角色的重要意识——心理意识A、主动工作意识B、参谋助手意识C、乐于奉献意识——行为意识A、服从意识B、服务意识C、保密意识16中山大学中外管理研究中心2、秘书角色与领导角色与领导相处的基本原则——思想一致原则——知识互补原则——相互信任原则——相互适应原则——人格平等原则——维护团结原则三、秘书人员的自我角色定位17中山大学中外管理研究中心2、秘书角色与领导角色秘书工作原则——单向请示原则——一视同仁原则——按章办事原则——权责对等原则——主动工作原则——热情服务原则三、秘书人员的自我角色定位18中山大学中外管理研究中心2、秘书角色与领导角色秘书工作的基本方针三、秘书人员的自我角色定位案例——1946年，周恩来率领中共代表团赴重庆谈判，对机要人员提出了“第一要保密，第二要准确、第三要迅速”的三项要求。实际上，这三项要求也是秘书工作的基本方针。秘书人员在工作中，必须做到严守秘密、准确客观、迅速快捷。这也是秘书人员做好工作的一根支柱。19中山大学中外管理研究中心3、容易出现的误区主观态度上的问题——服从和服务意识淡薄——没有敬业精神，工作态度不佳——保密意识差，导致泄密事件——向上错位，擅作主张客观能力上的问题——专业技能水平差——各类知识较浅薄——概念、判断、概括能力差三、秘书人员的自我角色定位20中山大学中外管理研究中心1、秘书人员素养能力构成四、秘书性格和心理素质修养文秘专业技术修养相关行业知识修养秘书人员素质思想素质心理素质文化素质身体素质修养理论修养知识修养其他社会常识修养品质修养性格修养艺术修养文秘技术能力逻辑思维能力执行能力能力口头表达能力交际能力OAINTERNET办事办会公文写作文档管理口头文字学习能力21中山大学中外管理研究中心四、秘书性格和心理素质修养2、秘书人员的职业素养具有强烈的事业心，表现在：具有坚定的信念要有较高的思想水平忠诚敬业的精神乐于奉献的精神积极进取的精神四个精神开拓创新的精神22中山大学中外管理研究中心四、秘书性格和心理素质修养3、秘书人员的职业性格正直温和善良热忱豁达坚毅缜密内敛职业性格23中山大学中外管理研究中心4、优秀秘书人员的性格塑造独立性性格塑造亲和性包容性适应性计划性专业性现实性情趣性四、秘书性格和心理素质修养24中山大学中外管理研究中心1、情感修养注意三个方面内向与外向的结合五、秘书情感和意志力修养——外向型的优点：A、开朗活泼B、敏锐大胆C、善于交际——内向型的优点：A、沉着B、冷静C、谨慎D、细心E、稳健F、持重热情与沉稳的结合宽广与容忍25中山大学中外管理研究中心2、秘书人员的意志力修养五、秘书情感和意志力修养培养自觉性培养自控性培养果断性培育坚韧性意志力修养26中山大学中外管理研究中心3、秘书人员的作风修养思想作风和工作作风——正：正义、正派、正确——贤：积极、主动、热情——实：求实、踏实、务实——真：真诚、真切、认真——严：严谨、严格、严肃——细：细致、一丝不苟——敏：敏感、敏锐、敏捷——勤：勤奋、勤快、干练五、秘书情感和意志力修养人际交往作风——文明礼貌——谦虚谨慎——不卑不亢生活作风——先公后私——勤俭戒奢——人格高尚27中山大学中外管理研究中心1、秘书人员的重要品质传统道德的延伸中华民族的道德修养观——修身、齐家、治国、平天下关键的个人品质——有社会责任感——对领导和团队忠心耿耿——有敬业精神——有认真的工作态度——有任劳任怨的胸怀六、个人职业道德品质修养28中山大学中外管理研究中心1、秘书人员的重要品质秘书人员的职业道德六、个人职业道德品质修养忠于职守恪守信用严守秘密善于合作文明礼貌实事求是职业道德29中山大学中外管理研究中心2、胸怀坦荡的五“心”秘书每颗心中都隐含着感人至深的故事六、个人职业道德品质修养事业心诚心爱心恒心信心秘书30中山大学中外管理研究中心3、提高秘书人员素质的途径组织途径——优化组织氛围——提供成长机会——加强工作领导个人途径——勤于学习，完善知识结构——巧于思考，强化认识能力——善于修养，优化心理素质——勇于实践，不断总结提高六、个人职业道德品质修养31中山大学中外管理研究中心32中山大学中外管理研究中心一、秘书人员的知识结构二、秘书人员事务处理技能三、会务处理能力与技巧四、口头表达能力的培养五、文字组织能力的培养六、企业公文的类型与应用33中山大学中外管理研究中心1、不同层次秘书人员技能程度分析三种能力战术能力人事能力战略能力备注用力用脑工作模式高级秘书代表含义：很重要较重要次重要不重要中级秘书初级秘书用心人手型人才型类型评价伙伴型一、秘书人员的知识结构34中山大学中外管理研究中心1、不同层次秘书人员技能程度分析不同层次秘书的知识结构异同——相同点与不同点——三个层次对比一、秘书人员的知识结构初级水平秘书人员中级水平秘书人员高级水平秘书人员——知识增加并非仅仅是量的问题35中山大学中外管理研究中心1、不同层次秘书人员技能程度分析不同层次秘书的知识结构异同——三个层次，两个趋向一、秘书人员的知识结构三个层次两个趋向秘书的层次越高，知识越丰富，知识结构越趋于完善36中山大学中外管理研究中心2、秘书人员应掌握的各学科知识专业知识：秘书业务知识——秘书学知识——秘书写作知识——文书档案知识——调研、会务、人际关系等知识——所在工作部门岗位的专业知识一、秘书人员的知识结构37中山大学中外管理研究中心2、秘书人员应掌握的各学科知识一、秘书人员的知识结构基础知识——政治哲学类——语言文学类——数学统计类——历史地理类——法律知识类相关的辅助知识——管理知识——外语知识——地方志知识——导游和礼宾接待知识38中山大学中外管理研究中心2、秘书人员应掌握的各学科知识秘书人员的个人才艺——从琴棋书画讲起——中国传统文化中的审美艺术职业化秘书的个人才艺修养——诗词歌赋等文化底蕴——吹拉弹唱等文艺才能——文化娱乐活动的组织者与主持人案例——一首歌与一份合同书一、秘书人员的知识结构39中山大学中外管理研究中心3、高级秘书人员的综合素质优秀——对高级秘书人员的评价分寸敏感礼貌谦虚自制爱好忠诚责任优秀评价优秀的八点表现一、秘书人员的知识结构40中山大学中外管理研究中心4、不同层次秘书的基本知识技能初级秘书的替身作用——人手型：代替的是哪一部分？——内容及特点A、日常事务性工作B、服务性工作内容C、动手而无需动脑D、简单重复又耗时——价值在哪里？一、秘书人员的知识结构人物替身人才替心人手替脑现场连线41中山大学中外管理研究中心4、不同层次秘书的基本知识技能初级秘书的替身作用应知应会与操作技术——OA：办公自动化系统应用A、计算机操作：打字、制表B、网络应用：互联网与局域网C、数据库（各类资讯）——其它办公设备设施使用——接待人员与电话管理一、秘书人员的知识结构42中山大学中外管理研究中心4、不同层次秘书的基本知识技能中级文秘人员的知识技能——具备初级文秘人员的基础——有较好的文字处理能力，能起草一般性文件——有较好的沟通协调能力，A、能协助处理内部人际事务，调解纠纷B、能外部公共关系协调——艺术气质，能主持一定的文艺活动——计算机熟练，英语优秀——摄影、驾驶等一、秘书人员的知识结构43中山大学中外管理研究中心4、不同层次秘书的基本知识技能高级文秘人员的知识技能——具备初、中级文秘人员的基础——有良好的文字处理能力，能策划大型文案——有良好的沟通协调能力，授权：A、代表领导裁决内部人际事务B、代表领导出席外务活动（演讲、发言）——艺术气质，能主持大型商务、文化活动——计算机熟练，多种外语——有一定的概念、判断、决策能力（助手）一、秘书人员的知识结构44中山大学中外管理研究中心1、什么是办事能力秘书人员有效地处理各种日常事务的本领——文书事务——会议事务——值班事务——接待事务——电话事务——生活管理事务——领导交办的其他事务二、秘书人员事务处理技能45中山大学中外管理研究中心2、什么是良好的办事能力注意事项——要