秘书学概论-4

秘书学会议工作•案例引入•志远股份有限公司董事会召开会议，讨论从国外引进生产设备的问题。秘书张志负责为与会董事准备会议所需文件资料，因为有多家国外公司竞标，所以材料很多。张志由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是，张志就没有准备他们的资料，不想，正式开会时，其中的两位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一叠资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议的进度。•1、秘书张志的工作有哪些不足？原因是什么？•2、如果领导让你准备这次会议所需文件资料，你会怎么做？•3、你从中吸取了什么经验教训？会议概述•一、会议的含义•会议是指有组织、有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。不同的历史时期人们赋予会议的内涵略有一定的差异。•二、会议的构成要素•构成会议的基本要素有：会议名称，会议时间（含开始时间和终止时间），会议地点，会议的人员，会议的议题和议程，会议的组织工作，会议结果。•（一）会议名称•常用的会议命名方法有：•1、以序号命名。•2、以会议主题命名。•3、以会议参加者身份命名。•4、以会议召开的地点或时间命名。会议概述•（二）会议时间•会议时间包括会议何时召开和开多长时间两层含义。•（三）会议地点•会议地点也包含两层含义，一是在哪个地方召开；二是具体会场选在何处。•（四）会议的人员•会议的人员，包括会议的参加者、会议的主持者和会议的辅助人员。•（五）会议的议题和议程•会议的议题是会议所要讨论解决的问题。•（六）会议的组织工作•会议的组织工作主要是指安排处理好会议活动各个工作环节之间的关系，包括会前的准备、会议期间的服务、会后的处理工作等。•（七）会议的结果会议概述•三、会议的类型•（一）根据会议的性质分类•1、决策性会议•2、非决策性会议•（二）按会议的规模划分•1、小型会议：人数在三、五人至数十人之间，一般不超过一百人。如各级政府的办公会等。•2、中型会议：人数在一百人至一千人之间。如中央工作会议、省级人民代表大会等。•3、大型会议：人数在一千人至数千人以上。如全国党代会、全国人民代表大会等。•4、特大型会议，人数在数万人以上，如节日集会、庆祝大会等。•（四）按会议的时间特征划分•1、定期性会议：也叫例行性会议，如无特殊情况到时非开不可。如机关办公例会、各种学会的年会等。•2、不定期会议：是一种根据现实需要而召开的会议。会议概述•此外，按法定的行政级别分类，可分为中央级会议、省级会议、地（市）级会议、县级会议、乡级会议等；按是否涉外分类，可分为国内会议和国际会议，后者又可分为双边会议（两个国家）和多边会议（三个以上的国家）；按会议的公开程度分类，可分为绝密会议、机密会议、秘密会议、公开会议等。•四、会议的作用•概括起来，会议的作用主要有以下几个方面：•（一）民主决策的作用•（二）行使民主权力的作用•（三）交流信息的作用•（四）宣传教育的作用•（五）理论研究作用秘书会务工作的特点和要求•一、秘书会务工作的特点•（一）政治性•（二）辅助性•（三）被动性•（四）事务性•（五）时间性•二、秘书会务工作的基本要求•对秘书会务工作的基本要求，主要有以下几点：•（一）会议准备要充分•（二）会议组织要严密•（三）会议服务要周到•（四）会议工作要重视保密、确保安全秘书会务工作的特点和要求•三、严格控制会议•严格控制会议，应注意以下几点：•（一）提高认识•（二）讲究效率•（三）制定会议规章•（四）不断改进会风会议工作的程序•会议组织工作大致可分为会前、会中和会后三个基本程序。•一、会前准备工作•（一）拟订会议计划•（二）安排会议议题•（三）制定会议的筹备方案•1、会议名称。•2、会议的规模。•3、与会人员的范围或名单。•4、会议召开的时间与会期。•5、会议的议程与日程。•6、会议工作班子及其职责分工。会议工作的程序•在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：•1）、秘书组，负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。•2）、资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。•3）、组织组，负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。•4）、宣传组，负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。•5）、后勤组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、供应生活用品、购买返程票等后勤保障工作。•6）、保卫组，负责重要会议的安全与保密工作。会议工作的程序•（四）准备会议文件•规模较大、内容重要的会议，须提前准备各种会议文件，包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导者讲话、会议须知或会议手册等。•（五）会场布置。•1、悬挂会标、徽记、旗帜等。•2、确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，设置主席台，落实主席台领导，安排座次，座次包括主席台座次和其他与会者座次。•3、保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。•4、摆放适量花卉。•（六）制发名册和会议凭证•（七）发送会议通知•（八）编制会议须知•（九）会前检查会议工作的程序•二、会间组织与服务工作•（一）签到•（二）接待及会场秩序维持•（三）会议记录•1、会议记录的方法•1）、摘要记录•2）、详细记录•3）、录音整理。•2、会议记录的要求•会议记录的要求是：快速、准确、完整、清楚。•3、做好会议记录应注意的事项•1）、认真做好会前准备。了解宗旨、议题、议程，再熟悉会议材料和讨论提纲。•2）、要集中思想，专心致志，边听边记，耳、眼、手、脑并用。•3）、对口话要适当精练，概括。去掉口语里的虚词和重复词语，但注意保持原意，尽量不要用记录人的话改写。会议工作的程序•4）、会议主持人在会上所作的提示，转换议题和总结性发言应记录清楚。•5）、记录稿在会后要认真整理。•（五）会间调度•会间调度是指会议进行期间对会议程序、内容以及会场服务等所作的调整和安排。秘书人员要及时掌握会议进行的情况和与会者的意见、建议，协助领导者履行会议议程和任务。在特殊或意外情况下应沉着冷静、灵活应变，做好临时调度工作，确保会议顺利进行。•（六）组织选举工作•如果会议中有选举的议题，秘书人员还要做好选举的组织工作。会议选举的一般程序为：•1、宣布参加选举的人数和选举内容；•2、通过会议选举办法；•3、通过监票人、总监票人的名单；•4、核实出席会议参加选举的人数；•5、检查票箱；会议工作的程序•6、分发选票；•7、填写选票；•8、宣布投票顺序和进行投票；•9、宣布开箱清点选票，报告回收选票数；•10、宣布选举是否有效；•11、进行计票；•12、宣布选举结果。•七）安排会间生活•会间生活安排包括安排好住宿、伙食、交通和业余文化生活、参观访问、组织照相等事宜。为与会者提供优良的生活服务。会议工作的程序•三、会议善后工作•（一）清理会议文件•（二）组织送别•（三）撰写和印发会议纪要•（四）会议总结及会议报道接待工作开展前的工作•接到来访预约通知后，我们应该首先了解：来宾职务、具体时间、人数、逗留日期、来访目的等相关事宜•然后，在此基础上，本着“热情礼貌、服务周到。厉行节约、对口接待、统一管理”的原则制定接待计划，排出日程表。•制定完接待计划后，还应该：•1、落实陪同人员是否在会晤时间有空•2、安排车辆，保持车辆清洁、安全性能一定要好•3、预定酒店，用餐标准。安排酒水、香烟、水果等生活用品。（如果来访有工作需要，可以在房间内准备相关资料）接待工作开始•迎接：在项城市标车站迎接，注意把握到达时间（17：00），提前等候（16：45左右），以示礼貌诚意。（接待人员介绍主宾时，要注意顺序；同时，接名片时，要恭敬双手接受，最好默读一下后郑重收入口袋中）迎接人员姓名职位年龄联系电话张华办公室主任4015103802709李祥办公室副主任3513513977584姚娟秘书2413703966320接待车辆•车辆类型：商务别克GL817：30到达预定酒店•从碧国际酒店是我们项城最近新建的四星级国际大酒店，里面的服务非常好。交通便利、环境优雅，是理想的就餐、聚会、商务洽谈和会议场所。•带客人去整理片刻后，18：00在酒店餐厅集合，用餐。•通常要走在客人前方，不时左侧回身，配合客人脚步，如果碰到转弯，应伸手示意，并说：“这边请”•入席时，注意座次，并等客人落座后方才入座，席间奉茶敬酒时，注意先领导，再同级。•预计20：00左右结束晚饭。席间，双方人员通过聊天可拉近距离。•20：30可带他们做个足疗，缓解路途的疲劳，同时为明天的行程养足精神。第一站：袁世凯“行宫”•又名“福”字院，现为项城市博物馆所在地。•这是一组神奇且具有浓郁中华古文化底蕴的建筑群，为省级文物保护单位，主要展出项城市的历史及袁世凯的生平事迹一进院北配楼后主楼第二站：袁世凯故居•位于项城市东南17公里•建筑群由传统砖瓦，木材，白灰等建筑材料构成，反映了中国古代建筑特色，其中最具特色的是房屋顶脊之处的砖雕，有狮虎豹马等不同题材，气势恢弘。砖雕•由于项城市较小，游玩地方不是很多，所以第二天决定带他们带离项城较近的淮阳第一站：太昊陵•太昊陵位于河南省淮阳县，传说是“人祖”伏羲氏即太昊定都和长眠的地方。•太昊陵包括太昊伏羲氏陵和为祭祀地而修建的陵庙，是我国著名的三陵之一。（太昊陵，黄帝陵、大禹陵）原占地面积875亩，是一座气势磅薄、规模雄伟、殿图豪华的古代宫殿式建筑群。历来被称为“天下第一皇朝祖圣地。”松柏园连理枝龙湖其气势、规模都可以和杭州西湖、武汉东湖相媲美，只是位于经济不很发达的河南周口，所以没有为名于世，但这个“湖中有城，城中有湖”的优美地方划船、赏荷是件相当惬意的事情。划船、赏荷、拍照、留念项城名吃——“干煸盘龙鳝”•清末慈禧年间，时任礼部侍郎的袁宝恒（袁世凯的爷爷）为给慈禧庆生而寻得的佳品。•从此袁家走上了官宦世家的顶峰，以至后来袁世凯称帝•辣而不腻•麻而可口方布袋烧鸡、豆腐皮•方布袋烧鸡和方布袋豆腐皮是淮阳一带最有名的风味小吃，具传已有600多年的历史。•相传，元末明初，朱元璋与元军作战，败退到陈州（今淮阳），在伏羲庙躲过元军的追杀，人困马乏，昏倒在地，被一老农救起。老农姓方，懂相术，看朱元璋虽兵败受困，但气宇轩昂，有帝王之相，便把家中仅有的一只老母鸡做成烧鸡，呈到朱元璋面前。朱元璋吃后精神大振，赞叹不已，称此烧鸡“色、香、味”天下少有。朱元璋称帝后，曾把老农召入宫中，专司烧鸡的御膳制作。后来，老农告老还乡，在陈州城开了家烧鸡店。•方布袋烧鸡色泽诱人，鸡味鲜美，咸淡适中，可口不腻，在鸡汤中煮出的方布袋豆腐皮更是让人一吃忘不了，享誉中原。烧蒲菜•龙湖特产•铺子下端的嫩蕊为原材料，可单独烧制，也可与肉、鱼、蛋拼合烧制•色白如玉，鲜嫩清香，别具风味东湖煎焖鱼—色嫩、味香、爽口临行赠品特产一：保健品—黄花菜•消食•利湿•明目•安神黄花菜•淮阳黄花菜菜条丰润，色泽金黄，质地筋脆，营养丰富，味道鲜美，而且独具七蕊，是黄花菜中的极品。早在汉朝时期就已闻名全国，成为朝圣的贡品。苏轼品偿过淮阳黄花菜后，在陈州苏坡亭写下“莫道农家无宝玉，遍地黄花是金簪”的千古佳句，给予极高的赞誉。淮阳人民以此为荣，把淮阳黄花菜改名为“金针菜”。•淮阳黄花菜是难得的保健品。黄花菜性味甘凉，有止血、消炎、清热、利湿、消食、明目、安神等功效，对吐血、大便带血、小便不通、失眠、乳汁不下等有疗效，可作为病后或产后的调补品。特产二：泥泥狗•泥泥狗是淮阳县太昊伏羲陵泥玩具的总称，当地农民用黄泥捏成的、含纳福避邪之意的祭祀物。除了狗外，它还有猴、羊、鸟等110多种形态，相传已有3000多年历史，泥泥狗又叫“陵狗”、“天狗”，为淮阳太昊陵所独有，被誉为“天下第一狗”。据说，“泥泥狗”是为伏羲、女娲看守陵庙的“神狗”，赠送亲友，可以消灾、祛病，颇为神圣。•淮阳泥泥狗设计精美、品位高雅有很高的艺术和考古价值，被专家们赞誉为“真图腾、活化石”和“现代活文物”。