ERP系统操作规范及管理办法

ERP系统操作规范及管理办法第一章总则第一条：ERP系统是企业资源计划(EnterpriseResourcePlanning)的简称，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。其核心思想是供应链管理，从供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。第二条：为了加强ERP系统的管理，确保信息数据的安全性及准确性，促进公司ERP系统工作持续健康的发展，实现领导对企业经营活动的实时监控，预防风险，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点及公司的实际状况，特指定本办法。第三条：本规定适用于公司所属各单位。第二章ERP用户及操作规范第四条：公司设置ERP系统管理员及普通操作员（财务人员、销售人员、采购人员、库管人员、质检人员、设备人员、生产人员等）。第五条：最重要的事项1．业务处理数据的及时性、准确性；2．不能随意登陆他人账号更改数据、单据等3．不能随意更改、破坏系统数据，保证数据的严肃性；4．操作人员要确保登录密码的安全，避免他人盗用自己名义进入系统进行操作；5．出现ERP系统问题时，请及时向ERP系统管理员/网管反馈。第六条：操作规范1.了解本岗位ERP操作与相关的其他ERP岗位的整体操作的业务操作顺序；2.了解所使用到的参照是在基础设置的哪个功能里设置，由谁来设置，以便新增时，找到相关人员；3.必须按系统指定的权限对软件系统进行操作；4.必须严格按ERP用户操作手册的要求进行操作，不允许随意填写不规范的数据；5.操作员要对数据负责，确保数据的准确一致，严禁重复录入数据或单据；6.所有票据必须及时整理录入系统，保证数据的及时性；7.要保证录入单据中数据的完整性，避免漏录现象；8.单据保存前，应当复核当前单据的录入内容，确保数据无误后，再单击保存按钮保存；9.操作员要随时跟踪ERP系统的数据，发现数据异常情况应能够分析解决，解决不了的提交系统管理员；10.离开计算机10分钟以上，应对使用的电脑进行锁屏，防止他人录入、修改、删除数据；11.对系统运行中各种意外、困难情况及时上报系统管理员，以保证软件系统顺利、高效地运行。第三章奖惩制度第七条：为什么需要保证数据的及时性、准确性借助ERP系统进行管理的主要依据就是ERP系统中的数据及统计分析，整个ERP系统的数据流反应了企业运作的业务流。由于ERP将不必要的重复录入取消，所以，使用ERP进行业务处理的过程中，如果上游业务用户不能及时录入当前的业务数据就会影响下游业务的处理；而且如果录入不慎，而又没有稍作检查，由此引起的数据错误，流入下游，下游会接连处理自己的业务从而会进一步错误；错误发现得越晚，影响的下游数据就越多，甚至成几何增长，纠正起来也就越困难；当业务流入某一环节后，将会产生不可挽回的境地；而且错误发生的时间越长，查找错误的困难就越大，往往要核对本月甚至长时间的相关单据，才能找出一个看似小小的错误。因此，在录入单据时，多用半分钟或者几秒钟来核对一下数据的正确性，就轻易地节省几个小时的核查时间，自己的失误往往造成下游业务人员工作量大大增加。同时，也必须要养成一个良好的工作习惯，以便更好地适应这种新的工作方式：当业务数据到自己处理的环节时，立刻进行相关处理，当天工作当天处理，在处理过程中及处理完成后应认真核对一遍，这样既不会因积累一大堆工作同时处理而容易产生错误，也不会影响下游业务的处理。上游业务按规章进行操作，会减少自己的错误，同时下游处理业务也更顺畅。第八条：为确保ERP系统有效运行，制定以下奖惩制度：1、原则上每月分别予以系统关键用户100元/月的奖励。2、及时完成当前业务录入，以不影响下一环节的业务处理为准。由于自己工作的拖延而导致下一环节工作无法正常运转，或者导致其他部门不能进行业务处理的，每一笔业务给予30元罚款，直至处理完毕；由于上一环节拖延影响自己业务处理未上报，导致第三环节工作无法正常运转，从第三环节上报时计算，每一笔业务给予50元罚款。3、认真录入正确的数据，确保不将错误数据流入下一环节。对于第一步产生错误的人员要给予20元/笔罚款，同时也要对下一环节人员有条件检查出错误而没能查出错误的，并将此错误继续带入下一环节的人员给予10元/笔罚款，这样有利于防止错误的扩大及推卸责任；4、杜绝重复录入。重复数据是造成下一环节出错的一个原因，也是造成电子垃圾的一个原因，因此一旦发现应立即删除，如果重复数据进入一下个环节，第一步产生错误的人员及下游人员有条件检查出错误而没能查出错误的，并将此错误继续带入下一环节的人员均给予20元/笔的处罚；5、缺少录入这种错误是很难发现的，往往只有在最后一个环节才能发现，这时回头在补录数据就比较困难了，对于造成缺少录入的人员予以30元/笔的处罚。6、对于已被告知有误的单据，录入人员应在当日内完成更正，未按时更正的人员，予以20元/笔/天予以处罚。四川帕沃可矿物纤维制品有限公司2019年5月23日