小型会议策划方案

小型会议策划方案现以在酒店召开小型会议为例做一策划。小型会议的策划方案可分为：会前准备工作、会中接待工作、会后工作。（一）会前准备工作（1）确定会议议题。会议议题是会议讨论的问题、决策的对象。（2）拟定会议议程、日程及程序。议程，是会议所要通过的文件、解决的问题的概略安排；日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短的文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。（3）准备会议各类资料。会议资料包括：会议发言稿、报告、会议通告等。（4）提出与会人员名单。（5）选定酒店会场。会场大小适中，以每人平均2~3平方米为宜，酒店地点合适，交通发达，酒店设施齐全，客房及用餐等各方面条件优越。（6）会议经费预算。预算内容包括：住宿费、餐费、会场租赁费、文件印刷费、车旅费等。（7）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，应尽早发出开会通知，参加人数较多或较庄重的会议宜发书面通知并请与会者回函确认。（8）制定会议须知。内容主要包括会议保密纪律、请假制度、作息时间及其他注意事项等。会议须知是否制定可视会议情况而定。（9）布置会场。小型会议的会场布置要求简单使用。确定会场布置形式，日常工作会议的会场布置多呈圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形等；座谈会、讨论会的会场布置多呈半圆形、回字形、U字形、口字形等；培训班类型的会议会场布置多为设置讲台或讲桌的教室形。座次的安排遵循中间高于两边、左边高于右边、前高于后、远离门的高于离门近的等规律。（10）制发会议证件。会议证件可分为会议正式证件和工作证件两大类。会议正式证件可分为：代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬证等。工作证件可分为：工作证、记者证、出入证、汽车证等。（11）了解与会者的基本情况。与会者基本情况：单位、姓名、职务、性别、民族、抵达时间、抵达方式、日程安排等。（12）落实检查会场的情况及其他事项。会场情况：照明、扩音、服务、录音、会场鲜花等，会议资料的分发及摆放。（二）会中接待工作（1）接站及协助与会者入住并通知与会者活动日程安排。（2）安排好与会者开会期间的食宿。（3）会议进行时密切关注会场设施设备（照明、扩音、录音、录象、电子文稿演示等）的运行，督促服务人员的服务工作。（4）及时征求与会者意见并满足其合理要求。（三）会后工作（1）征求与会者对接待工作的意见，并做好记录。（2）将订购的返程票交到与会者手中。（3）协助与会者结算费用。（4）落实返程安排及送行车辆并送站。（5）通知来宾单位接站。（6）将会议的有关文字材料整理归档。会议记录的格式：会议组织情况要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人，会议记录内容：会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等。（7）印发会议纪要、会议决定事项通知。