文书与档案管理基础(三版)三单元

任务一文件材料的平时整理一、掌握平时文书材料的方法和要求1、工作程序把好登记关把好收集关把好检查关把好管理关（把好四关）2、操作流程：（1）把好登记关收发文登记是文件出入的必经关口，把好这一关，才能保证机关或单位主要文件的齐全完整，做到有据可查。除正常渠道来往文件外，对“帐外文件”也要进行登记，以免造成文件散失的后果。任务一文件材料的平时整理2、操作流程：（2）把好收集关机关单位必须建立健全收文发文的“随办随归”制度，及时将办理完毕文件材料归入案盒。任务一文件材料的平时整理2、操作流程：（3）把好检查关对收集归盒的各种文件，应有针对性地进行检查，以便发现问题及时解决。检查内容：①同一事由的文件是否都办理完毕，包括是否已经完成公文处理程序；②文件材料是否齐全完整；③文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。任务一文件材料的平时整理2、操作流程：（4）把好管理关①机关或单位的文书档案工作部门或工作人员应按照《档案法》赋予的权利与义务对归档文件整理进行检查、督导和指导。②应建立健全“收发登记”、“谁办谁归”、“随办随查”的管理制度，确保文件办理完毕后能及时按预设类目盒（文件夹）或柜格“对号入座”，确保归经济建设文件齐全完整和查找有序任务一文件材料的平时整理二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定2006年12月18日国家档案局第8号令：《相关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定机关文件材料归档范围（第3条）①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定机关文件材料不归档范围（第4条）①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定永久保管的文书档案（第7条）①本机关制定的法规政策性文件材料；②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；③本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料；⑥本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定定期保管的文书档案（第8条）①本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；④本机关一般性事务管理文件材料；⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；⑦上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；⑧同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；⑨下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。任务二整理归档文件一、理解归档文件的概念1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、件：归档文件的整理单位。3、归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。二、归档文件整理的基本原则，明确文件归档范围①遵循文件的形成规律②保持文件之间的有机联系③区分归档文件的不同价值④“便于保管、利用”任务二整理归档文件三、明确文件归档范围《档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不归档的材料，不得擅自归档。注意事项：⒈要抓住文件材料所记述和反映的内容与单位的关系。⒉要严格执行《机关文件归档与不归档范围》的规定。任务二整理归档文件三、掌握归档文件的整理与归档方法第一步：确定归档文件整理保管的单位“件”⑴一般以一份文件为一件。⑵文件的定稿和正式印发件合为一件。⑶正文与附件合为一件。⑷转发文与被转发文合为一件。⑸来文与复文①同一年内一项形成的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，合在一起作为一件进行整理保管。②跨年度的来文与复文，各作为一件归入所形成的年度。并在各自的目录备考栏内注明互见。⑹文书处理单与相关文件合为一件。三、掌握归档文件的整理与归档方法第一步：确定归档文件整理保管的单位“件”⑺报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材料，按其本来的形式，以一个自然本（册）为一件。⑻原件与复印件合为一件整理。⑼会议文件一份文件为一件。⑽干部职工调动介绍信，以一人为一件。⑾干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。⑿文件的中文与外文为一件；文件的汉文与少数民族文本为一件。第二步：分年度分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度三、掌握归档文件的整理与归档方法（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。9、法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度10、回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。11、翻印的文件，归入原件的所属年度。12、专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度立卷归档。如教学年度是每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年。13、为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。14、非诉讼案件材料，归入结案年度。15、未标示文件形成时间的文件，根据文件的内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入其所属年度。第三步分类别分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。（一）分类方法分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之间异同点的根据和准则。目前我们比较常用的就是组织机构分类法和问题分类法。1、组织机构分类法组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。单位内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。（1）采用组织机构分类法的条件机关内各内设组织机构的职权，工作范围及分工比较明确。（2）采用组织机构分类法分类的层次确定主要依据本机关大小和形成文件数量的多少来确定。（3）类别排列方法①依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。②依据本机关习惯的排列顺序排列。③依据其重要程度排列。2、问题分类法问题分类法，就是按照单位内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。（1）采用问题分类法的条件一般适用于不可能或不适于按组织机构分类的机关。①机关小，内设机构分工不明确，工作时常交叉。②机关内设组织机构变化频繁，无法再按组织机构分类。③由于特殊原因，内设组织机构的文件已混在一起，无法分开。④机关内设机构虽分工明确，变化不大，但机构之间形成文件的数量悬殊太大，有的机构一年形成上百份文件，有的机构仅一、两份文件甚至没有一份文件。（2）类别排列的方法①先党后政。即党群工作方面的类项在前，行政管理以及业务工作方面的类项在后。②综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程度和上述规则及实际情况确定。（二）分类方案的编制分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形式，它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件。是进行文件分类的依据。一个机关内的文件应根据其内容和载体的不同，编制统一的分类方案。分类方案编制好后，一般不要随意变动，以保持其一致性和连续性。例：例：第四步：分级别分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。一、上级类1、上级机关普发的文件，放上级。2、上级机关下达的工作、业务、经费等指标文件，如是针对本系统、本行业，其中包括本单位的文件，放上级。3、上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括本机关的文件，放上级。4、上级机关的内部刊物、简报，如其中仅有一项是本机关或与本机关无关的，放上级。5、本机关起草的，以上级机关名义发布的文件，印件和底稿放上级，本机关只保存印件。二、本机关类1、上级机关针对本机关机构设置，人员编制的文件，放本机关。2、上级机关针对本机关干部任免的文件放本机关。3、上级机关针对本机关工作人员奖惩的文件放本机关。4、上级机关通报本机关的文件，放本机关。5、上级机关或领导人针对本机关工作的指示、讲话、题词、调查报告，放本机关。6、上级机关批转、转发本机关的文件，放本机关。7、上级机关的批复与本机关的请示，本机关的批复与下级机关的请示一起放本机关。8、上级机关下达的工作、业务、经费等指标文件，如内容是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。9、上级机关通报本系统或本行业工作情况，其中包括本机关的文件，放上级。如文件内容主要是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。10、上级机关的内部刊物、简报，是本机关内容的，放本机关。如其中仅有一项是本机关或与本机关无关的，放上级。11、上级机关的会议文件，本机关的发言和本机关的典型材料放本机关，其余文件放上级。12、直属上级机关与有关机关的联发文件和共同召开的会议文件，属于本机关内容的放本级，非本机关内容的放上级。13、本机关与外机关协商问题的来往文书，放本机关。14、本机关与外机关的联发文件和共同召开的会议文件，放本机关。15、本机关制发的文件，放本机关。16、本机关转发上级机关的文件，与被转发的原件，一并放本机关；如被转发件属于政策法规性重要文件，则应与转发件分开，即转发件归入本机关，被转发件归入上级机关。17、本机关转发、批转下级机关的文件，与被转发、批转的下级机关的原件，一并放本机关。3、下级类下级机关报送的文件，放下级。第五步：鉴定（划分保管期限）保管期限