档案信息发布利用平台使用简明手册

-1-重庆大学档案信息发布利用平台使用手册（档案查阅检索用户版）重庆大学档案信息发布利用平台是我校档案管理工作在“利用”环节实现现代化管理的主要服务平台。通过该平台，档案服务利用方式发生了历史性的转变，从传统档案的“基地”服务方式拓展为远程网络服务，从传统的档案人员手工服务方式转变为利用者网上自助查询，从单一的纸质式载体服务方式转变为电子载体与纸质载体并行服务方式。因此，档案资源的利用效率将大为提高，服务质量将显著提升。目前该系统已加载可检索案卷级目录7万多条，卷内级（文件级）目录69万多条，档案原文320多万页。温馨提示：因档案内容可能涉及学校、部门秘密或个人隐私，所以授权用户须安全使用系统，以防密码泄漏，他人非法利用，造成不良后果。首次登陆系统，需修改密码。系统安装、设置、基本使用简介如下：1.浏览器设置（必须设置）（1）浏览器需开放“允许显示弹出式窗口”功能。这是从档案安全角度考虑设计。（2）ActiveX控件设置，具体方法：IE浏览器的“工具”－“internet选项”－“安全”－“自定义级别”－“对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行”设置为“提示”或“启用”。2.系统登陆方式及密码修改（1）通过重庆大学信息门户（）直接进入信息门户登陆成功后，如果你是档案信息发布利用平台授权用户，你就可以通过页面右下方的“快速通道”中的“档案信息发布利用平台”链接，点击进入系统。如下图所示。-2-（2）通过档案信息发布利用平台网址（）进入（该方式不推荐使用）。（3）密码修改：在系统登陆界面，输入用户名和密码，点击“登陆”。（提示：如果用户填写完用户名和密码，点击“登陆”，窗口自动关闭时，请在IE浏览器中设置“允许显示弹出窗口”功能）。系统登陆界面如下图所示成功登陆信息门户后，可见“档案信息发布利用平台”链接，点击，直接进入。-3-【修改密码】如下图所示3．档案原文浏览器控件下载、安装登陆系统成功后，点击窗口右上角【下载】图符，下载并安装浏览档案原文的控件。如下图所示选择【权限管理】中的【修改密码】，进行密码修改-4-4.系统基本功能简介系统由5大子功能模块构成，实现档案管理在查阅、借阅、统计等方面的功能，如下图所示。从安全角度考虑，不同用户被授予使用不同的功能模块。所以，用户在成功登陆后，有可能只能看到部分功能菜单。4.1档案检索查阅点击【档案检索】—【综合检索】，选择检索方式，输入检索条件，如下图所示。点击“下载”按钮，按照提示下载安装浏览原文控件-5-当然，用户可以不选择【检索分类】，也不输入任何【检索条件】，检索结果将分类显示案卷级的馆藏所有档案信息。如下图所示案卷级：相当于对书名等信息的检索；卷内级：相当于对书内目录等信息的检索；检索分类：下拉框罗列出我校档案的组织结构，可选择相应类别进行查询检索条件：输入查询关键词等信息，多个关键词之间用空格隔开，表示“与”的关系分类显示我校目前数字档案的组织结构，当前选定“党委办公室”显示“党委办公室”下的档案案卷题名等信息-6-点击【案卷题名】（蓝色，成手状，有链接），可以查阅该卷档案的原文信息。点击【详细】，可以查看该卷更详细的案卷信息，卷内目录及原文。如下图所示。点击【案卷题目】，弹出如图所示窗口，选择“是”。系统调用ActiveX控件，用户可以浏览原文。如下图所示。如果不能查看原文，需要安装控件，点击窗口右上角“下载”，按照提示安装完成。不要修改控件安装目录。“案卷题名”蓝色显示，可点击查看原文信息“详细”蓝色显示，可点击查看案卷信息及卷内目录和原文选择“是”，系统启动浏览原文的控件-7-“全文浏览器”界面如下图所示，用户可以采用相应的功能按钮，浏览原文，甚至打印、保存原文信息。如下图所示。当用户选择原文【打印】功能时，系统弹出窗口，如下图所示，如果“打印”“保存”灰色显示，表示您没被赋予该权限档案原文图片信息的功能按钮，例如翻页、缩放、旋转等下拉按钮显示该卷档案所有页，可直接选择某页查看缺省情况下，打印功能启动的是本计算机设置的首选打印机选择打印页功能按钮，可以一次性全选，也可单选-8-【高级检索】是为用户提交更复杂的查询条件而设计的。基本功能与【综合检索】相类似，增加了多个查询条件的输入和组合关系。如下图所示4.2业务申请、办理（略）4.3档案借阅管理（略）4.4系统管理（用户及权限管理）（略）5．数字档案资源检索技巧提示（1）为提高检索速度，建议选择【检索分类】下拉框中的子分类，缩小检索范围。例如，想检索职务任免方面的信息，一般选择“党委组织部”子分类。但因不同历史时期的档案分类管理有一定的差异，所以在缩小范围查阅不到的情况下，可在所有分类下检索，检索速度相对慢些。（2）恰当选择“案卷级”、“卷内级”检索方式。通常情形下，当我们要查阅的信息涉及具体的文件名称、文号、人名等，建议选择“卷内级”检索。因为“卷内级”目录对应着一份份具体的档案资料。“案卷级”目录信息往往比较粗略的概括该案卷包括的内容。（3）“检索条件”的输入，建议输入最具代表性的关键词，开始先输入一个，当检索结果较多时，可再增加输入关键词个数，提高查准率。-9-附：重庆大学全宗号汇总表全宗号全宗名称全宗年度备注1（原）重庆大学全宗2000年合校以前档号组成模式：全宗号-档案年度-档案分类-卷（件）号例如：1-1998-DQ11-5表示原重庆大学1998年党委办公室第5号卷宗。2国立中央工校档案全宗1946年以前3西南工业专科学校档案全宗1947年—1953年4重庆建筑大学档案全宗1954年—2000年5重庆建筑高等专科学校档案全宗2000年合校以前6（新）重庆大学全宗2000年全校以后附：档案信息发布利用平台技术支持电话65127610电子邮箱：[e-mail]联系人：喻玲钟晖档案馆技术编研办公室2009年7月