第二章工作分析流程

第2章工作分析流程工作分析的重要性、基础性、复杂性和系统性决定了它的实施不仅需要有较高的专业素质作保证，还要对工作分析有清晰地认识，要对整个工作分析活动进行统筹规划和对工作分析过程进行有效的控制。一套科学适用的工作分析流程可以有效地指导企业的工作分析活动，节省操作成本。不同性质的企业有着不同的工作分析流程，即使是同一企业在不同的发展时期所使用的工作分析流程也不完全相同。本章将概括出一套使用于国内大多数企业进行工作分析的一般流程。第2章工作分析流程【重点问题】•工作分析流程设计的指导思想•工作分析的基本流程•开展工作分析的基础•工作分析各阶段的主要任务•工作分析结果的应用2.1工作分析流程概述工作分析流程设计指导思想本章工作流程设计是本着服务于构建人力资源管理平台；综合使用各种成熟、易操作的工作分析方法；全程监控工作分析过程中信息的流动；及时进行沟通、反馈的指导思想来进行的。2.2工作分析基本流程图立项阶段准备阶段调查阶段分析阶段完成阶段发现需求预兆成立筹备小组诊断管理体系形成立项报告收集工作背景资料收集工作相关信息成立分析小组制定工作计划进行人员培训做好其他准备整理资料审查信息分析信息编写工作说明书进行工作分析评价应用工作分析成果1、工作分析立项阶段工作分析需求诊断：——发现工作分析需求的预兆——成立工作分析筹备小组——人力资源管理体系诊断分析工作分析立项：——撰写《工作分析立项报告》，向企业高层申请立项。2、工作分析准备阶段成立工作分析小组：——选择工作分析小组成员——确定工作分析小组成员数量——明确工作小组成员工作职责制定工作分析计划：——整体计划——具体操作计划培训工作分析人员——信息收集员：是在工作分析过程中承担信息收集任务的人员。——信息分析员：是承担信息分析处理，形成成果的专业技术人员。——信息分析专家：是负责控制工作分析进程和工作分析结果的核心人员。做好其他必要准备：——确认工作分析展开的前提条件——与有关人员进行沟通——调整日常工作确保证参与者完成任务3、工作分析调查阶段收集工作背景资料：——职业分类标准——组织中有关资料（组织结构图、工作流程图、部门职能说明书）——现有工作说明书或职位描述资料收集工作相关信息——信息来源：现有可查资料、任职者提供信息、同事提供信息、工作分析人员提供信息、客户提供信息——信息内容：6W1H——做什么(What)、为什么(Why)、用谁(Who)、何时(When)、在哪里(Where)、为谁(forWhom)及如何做(How)。4、工作分析的分析阶段•整理资料按工作说明书要求对收集到的信息进行归类整理，检查是否有遗漏。•审查信息对经过归类整理信息的准确性进行审查。•分析信息工作名称分析、工作描述分析、工作环境分析、任职资格分析。5、工作分析完成阶段编写工作说明书工作分析评价工作分析应用3、收集各项资料4、汇总各项资料5、与任职者确认6、与其上级确认7、撰写职位说明书8、项目小组组长检查交企业总部审核归档工作分析流程1、项目小组建立2、组织学习、制定计划交本单位人事部门审核归档准备阶段：建立项目小组1、各单位首先建立工作分析的项目小组2、项目小组的组成及分工(一人，由本单位高层经理担任)(一人，由本单位管理部门主管担任)(若干人，各部门主管指定一人)项目组长项目执行组长组员组员组员项目小组的分工组长：负责本单位工作分析的各项支持。执行组长：负责编写并执行本小组工作分析的工作计划；督导项目小组组员工作。组员：收集各项资料；调查问卷的下发与回收；工作分析对象的联络及确认工作；资料回收后的汇总工作；职位说明书的编写工作。组织学习确定计划各单位在接到通知后，须在3日内组建工作分析项目小组，并由执行组长组织所有组员学习《工作分析实施办法》。注意：此期要求各部门主管共同参加学习。第4日执行组长制定本小组工作计划，分配工作任务工作分析实施计划工作分析的目的和意义工作分析所需收集的信息内容工作分析的组织形式与实施者工作分析实施的步骤（时间计划、活动安排、预算等）信息收集阶段：工作分析信息收集者信息来源的选择信息收集的方法：通用的工作分析收集方法、传统工业企业分析方法、现代工作分析方法来源于产业/行业的标杆其他企业的职位说明书职业数据美国职业名称大词典职业信息网来源于组织内部的文献组织现有的政策、制度文献组织结构图工艺流程图以前的职位说明书或岗位职责描述来源于与职位相关的组织人员该职位的任职者该职位的同事该职位的上级对该职位产生影响或受该职位影响的其他人员信息来源来源于外部组织或人员组织的客户组织的策略联盟者组织的上游供应商组织的销售渠道与工作相关的信息工作内容/工作情景因素工作职责工作任务工作活动绩效标准关键事件沟通网络工作成果（如报告、产品等）工作特征职位对企业的贡献与过失损害管理幅度所需承担的风险工作的独立性工作的创新性工作中的矛盾与冲突人际互动的难度与频繁性与任职者相关的信息任职资格要求一般教育程度专业知识工作经验（一般经验、专业经验、管理经验）各种技能各种能力倾向各种胜任素质要求（包括个性特征与职业倾向、动机、内驱力等）人际关系内部人际关系（与直接上司、其他上级、下属、其他下级、同事之间的关系）外部人际关系（与供应商、客户、政府机构、行业组织、社区之间的关系）通用的工作分析的方法调查问卷法访谈法观察法工作日志法主管人员分析法各种方法的优缺点？？一、实施目的1、对将要分析的四种工作进行如实描述，正确认识这些工作；2、明确对工作的岗位任职者资格、素质的要求，制定招聘标准和招聘测试方案；3、明确工作任务、职责、权力及其与其他工作的关系，杜绝争权和推诿责任等现象的出现，实现协调合作；4、进行工作比较，平衡薪资待遇，实现公平公正；5、工作绩效评价，提高工作的客观性，公正性；6、对工作进行设计或再设计，编制或修订工作说明书；7、制定有关工作任职者的培训计划，提高培训的针对性和培训计划.二、确定工作分析系统人与导向性工作分析系统：院长、教师工作导向性工作分析系统：教辅、行政三、项目开展时间2011年10-2011年11月四、项目分工小组成员职责把握该小组总体方向和原则，并对工作结果进行审批作为总体策划和实施的负责人，提供技术方案和指导，并通过可行的实施手段达到目标。作为工作分析小组的协调与联络人，配合行政企管部人力资源组开展工作五、项目实施步骤第一阶段：计划准备阶段（一）策划拟定工作分析小组组成成员，设计开发分析工具，并上报审批。（10月30日前完成）（二）宣传，组成工作小组利用内部信息传递渠道、纸面通知向公司所有职员宣传工作分析（三）设计开发工作分析工具本次岗位分析所使用的方法有调查问卷法、访谈法、工作日志分析法、工作观察等。各类分析工具相互结合运用，最终实现客观、详尽的了解任职者岗位信息的目的。具体职位方法如下：序号职位方法1院长访谈法2教师问卷法3教辅观察法（直接观察法）4行政观察法（阶段观察法）第二阶段：信息收集阶段1、收集旧有组织结构图、工作流程、岗位职责及工作说明书等。2、召开动员会议、公布计划日程、发放调查问卷并培训填写方法3、实地指导被调查人填写调查问卷、运用工作日志记录法等，并进行现场工作观察、小组讨论，必要时组织工作表演或人员访谈。4、在计划时间内回收调查问卷（工作调查维持一周）、工作日志记录表格（10天）。第三阶段：信息分析阶段1、对收集的资料进行整理、归类分析，及时纠正错误。2、整理收集来的各种信息（问卷及工作日志记录表），撰写岗位说明书初稿。第四阶段：结果整合阶段1、修改岗位说明书：高层领导提出意见，各级管理人员和员工对有关内容进行补充。2、把工作说明书初稿交各部门，收集意见反馈并进行调整。3、工作分析的结果（工作说明书、部门说明书）的公布及实施。晨飞电器有限责任公司工作分析立项报告书尊敬的总经理：您好！工作分析可以明确岗位的工作职责、任职资格、工作权限、工作标准和工作条件等，对于优化组织流程、确定任职资格、开展有针对性的培训等工作具有重要作用。根据×××公司的具体情况和工作分析自身的规律，特作以下说明。一、工作分析的必要性当今社会，人力资本是第一生产力。因此，每个企业都十分重视人才，不惜一切代价招聘优秀人才，促使企业长远发展。为了使公司具有核心竞争力，我们也应该在识人用人方面做好，促使人岗匹配，为企业创造更多的利润。现阶段，我公司人力资源管理处于初级阶段，各个方面还存在一定的问题，特别是对岗位的认知，解释等方面。岗位分析如果做的不好，会对人力资源的其他模块产生不利的影响，进而影响企业的整体利益。综上所述，人力资源部全体工作人员认为有必要在全公司开展工作分析。二、工作分析的用途人力资源规划人员招聘及甄选人员任用及配置薪资调查薪资结构员工培训及发展职业规划工作评价职位分类绩效评估目标管理计划工作流程分析组织研究三、工作分析的主要工作内容1、通过调查、访谈，并公司对职位的要求，明确职位的工作职责、工作标准。2、通过对职位信息的搜集和分析，了解该职位的工作方法、工作流程，并结合公司现实，对其进行优化。3、通过对工作内容的分析，根据公司要求，明确每项工作任务的绩效标准。4、根据工作职责，确定该职位的任职资格。四、工作分析小组人员组长：冯瑶组员：张旭杨博苏龙符秀芬麦克古丽高绍军五、工作分析方法1、访谈法访谈人员：该职位的任职者、下属职位的任职者、上级职位的任职者、上游职位的任职者、下游职位的任职者。访谈比例：任职者在20以下者，全部访谈；任职者在20以上者，访谈60%。2、问卷法对相关人员发放问卷，搜集与职位相关的信息。3、观察法到工作现场，进行实地观察，以获取第一手的资料。六、工作分析的进度安排（1）第一步：明确公司组织结构，对公司各部门工作进行工作分析。准备阶段：3月2号～3月3号分析公司组织结构图；收集现有部门职责说明；明确部门分析要素；制作部门工作说明书模板。明确工作分析的目的、意义和作用；研究工作分析的方法和技术；确定工作进度表。（2）调查阶段：3月6号～3月8号编制各种调查提纲和问卷；根据具体的部门进行调查，主要与公司领导和各部门经理进行半结构化访谈。采取面谈法和问卷调查法。（3）分析阶段：3月9号～3月10号收集有关工作的特征及需要的各种数据，如规章制度、各人员对各部门工作的认识等。仔细审核已收集到的各种信息。创造性地分析、发现有关工作和部门的关键成分。归纳、总结出工作分析的必须材料和要素。对各部门工作进行科学分析；制作标准的工作分析表格。（4）反馈运用阶段：3月13号～3月14号对人力资源部制作的部门工作说明书进行讨论和定稿。运用部门工作说明书对各部门岗位进行工作分析指导与运用。2、第二步：对各岗位工作进行工作分析；先对科级以上岗位进行分析（3月下旬），再对普通岗位进行工作分析（4月份）。（1）准备阶段：3月15号～3月17号确认工作分析方法；确定工作进度表；进行宣传，加强员工对本职工作的认识和定位；确定岗位分析要素。制订工作分析规范，包括：工作分析的规范用语；工作分析项目标准书。选择信息来源信息来源有任职人、管理者、客户、工作分析人员以及有关管理制度。（2）调查收集阶段：管理以上岗位调查3月20号～3月24号普通岗位调查4月1号～4月12号确定工作调查方法，编制各种调查提纲和问卷；根据具体的岗位进行调查，主要与各部门经理和本职工作人员进行半结构化访谈。收集有关工作的特征，以及所需的各种信息数据收集任职人员必需的特征信息数据采取观察法、面谈法和问卷调查法。（3）分析阶段：管理以上岗位分析3月27号～3月31号普通岗位分析4月13号～4月25号七、工作分析费用预算问卷及资料打印500专家咨询5000补贴3000其他1500合计9000八、工作分析成果在调查、分析的基础上，结合公司的具体情