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1第三章工作分析2警察的任职资格•拥护党的路线方针•有良好道德品质•大专或大专以上文凭•年龄25岁以下•通过国家公务员考试•身体健康某黑社会团伙成员的任职资格•必须有命案•当过兵或坐过牢者优先•绝对服从命令•年龄不限•通过射击考试•身手敏捷开篇示例:官兵抓强盗的启示3内容提要一、什么是工作分析?工作分析的意义何在?二、工作分析的核心环节是什么?三、如何进行工作分析?四、一个规范实用的工作说明书是什么样的?4一、工作分析概述•(一)工作分析的概念–工作分析(也称职务分析、职位分析、岗位分析,JobAnalysis)是指获取并分析组织中某个特定工作职务的相关信息,以便对该职务的工作内容和任职资格等作出明确规定的过程。–工作分析的成果是职位说明书。5如何理解工作分析?回答两个问题“某一职位应该做什么?”---工作描述和“什么样的人来做最适合?”---工作规范6工作描述:一个具体化的过程职位职位使命和主要职责职位职责的分解4.01.02.03.01.11.21.31.42.12.22.33.13.23.33.44.14.24.34.44.5•7具体化–即研究一个职位包括的具体工作内容和责任。–着重对这一职位的工作内容及有关因素做全面的、系统的描述和记载;–界定本工作与其他工作的差异;8案例•如果你是麦当劳的卫生保洁员工作职责之一:保持大堂的清洁。请问:你对自己的这项工作职责是否清楚了?9麦当劳的店铺检查表C、大堂.......(3)检查纸巾及吸管箱。(是否内外清洁?是否需要维修保养?是否有足够供应?)(4)检查大堂地下。(有否垃圾?是否清洁?是否定时用地板保养剂溶液及热水拖地?是否每星期最少刷地一次?楼梯台级是否清洁?是否需要维修保养?墙脚是否清洁?是否需要维修保养?)(5)检查桌椅,包括儿童椅。(是否底面清洁?请多留意缝隙、桌脚、凳脚等,是否需要保养?桌椅是否用不同抹布清理?抹布是否整洁地放在不显眼处?清理食物后,是否用消毒液(两加仑半用水配一包专用消毒粉,喷射处理桌面?).....(7)检查垃圾桶。(是否内外清洁?有否异味?是否维修?是否满袋?)10工作规范:提出工作人选的最低要求•工作规范要说明对承担某一项工作的员工在教育、经验、知识和能力等特征方面的最低要求(而不是最理想要求)。11(二)工作分析的意义工作分析是人力资源管理的平台工作分析招聘选拔培训开发人力资源规划绩效评价工作设计工作评价薪酬管理12组织战略人力资源战略组织文化组织设计人力资源管理活动/技术人力资源管理的环境培训开发绩效考核招聘甄选薪酬管理工作分析任职资格13•来自组织的反映–“大家都缺乏职业意识”–“工作的权责不等”–“工作职责相互重叠,大家都在扯皮”–“招聘的职员无法胜任工作的要求”–“绩效评价缺乏统一明确的标准,主观性、随意性太强,因此只好流于形式,而无法真正发挥作用”–“分配不公正,大家工作情绪不高,甚至有怠工现象工作分析的意义14♥我们的员工缺乏职业意识、缺乏规矩。♥我们的组织缺乏的是规范管理、缺乏基础管理。♥我们的社会缺少的是责任感和献身精神。我们缺什么?扎实的工作分析是职业意识、职业责任感的基础15二、工作分析的常规程序准备阶段调查阶段分析阶段完成阶段确定用途(确定工作内容及其相关资料对于组织的用处)成立工作分析小组(专家、人力资源专业人士)搜集工作的背景信息(了解组织的结构、经营以及工作)选择需要被分析的典型工作确认和选择搜集工作内容及相关信息的方法(方法选择)为必要的和合乎逻辑的工作分析步骤安排时间表实际搜集工作分析信息(职位调查表)共同审查所获得的工作信息归纳总结出工作分析的必需材料和要素核实工作描述,编写工作说明书修订工作说明书,形成最终的工作说明书16三、工作分析的常用方法访谈法非定量问卷法定性方法观察法工作日志法职位分析问卷法PAQ功能性工作分析方法(FJA)定量方法关键事件法*工作分析的综合方法需要多种方法的结合171,访谈法及其类型与工作的承担者面谈是收集信息的一种有效方法.主要类型:1、个别访谈法工作之间有明显差别时使用,时间比较充分的情况下采用。2、群体访谈法多名员工从事同样的工作时使用18访谈时提出的典型问题1.你平时需要做哪些工作?2.主要的职责有哪些?3.如何去完成它们?4.在哪些地点工作?5.工作需要怎样的学历、经验、技能或专业执照?6.基本的绩效标准是什么?7.工作有哪些环境和条件?8.工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求?9.工作的安全和卫生状况如何?19访谈法优缺点优点:能够简单、迅速地收集工作分析资料,适用强。由任职者亲口讲出工作内容,具体而准确。缺点:被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度,容易引起工作分析资料的失真和扭曲。202.观察法观察法是指由分析人员实地观察员工的工作过程,记录分析有关数据。•通常借用人的感觉器官、观察仪器或计算机辅助系统描述实际工作活动,并用文字、图表和流程图等形式表现出来。•目前常用的观察方法有参与性观察与非参与性观察两种主要形式。•所谓参与性观察是指观察者在所观察的活动中是正规的参与者,即观察者本人具有工作者和观察者的双重身份,通常观察者的身份是保密的。•非参与性观察是指观察者不参加团体的活动,观察者只有一个身份。职务分析中通常用非参与性观察的方法,观察中分析人员应尽量避免引起被观察者的注意,防止干扰被观察者的工作。21•优点:•工作分析人员能够比较全面、深入地了解工作的要求•适用:•适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作,•如,装配线工人、保安人员等。•缺点:•不适用于脑力劳动成分较高的工作、•处理紧急情况的间歇性工作。•如,律师、教师、急救站的护士等等。22•让员工本人填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责。•一种情况是设计出一张结构及其完备的问卷,问题主要由封闭性问题构成。要求员工回答是或者否,如果是,再注明在每件工作中所化的时间。•另一种极端的情况下是完全设计成开放式问题,要求员工回答诸如“描述你的主要的工作任务”之类的问题。•最好的问卷都是届于两者之间的。3、问卷法23问卷法优缺点优点:能够迅速得到进行工作分析所需的资料、速度快。节省时间和人力,实施费用一般比其他方法低。调查表可以在工作之余填写,不会影响工作时间。可以使调查的样本量很大,适用于需要对很多工作者进行调查的情况。调查的资料可以数量化,由计算机进行数据处理。24问卷法优缺点缺点:设计理想的调查表要花费很多时间、人力和物力,设计费用比较高。填写调查表是由工作者单独进行,缺少交流,被调查者可能不积极配合与认真填写,从而影响调查的质量。25•职位分析问卷法是一种结构严谨的工作分析问卷,是目前最普遍和流行的人员导向职务分析系统。它是1972年由普渡大学教授麦考密克(E.J.Mcomick)、珍纳尔和米查姆设计开发的。•设计者的初衷在于开发一种通用的、以统计分析为基础的方法来建立某职位的能力模型,同时运用统计推理进行职位间的比较,以确定相对报酬。目前,国外已将其应用范围拓展到职业生涯规划、培训等领域,以建立企业的职位信息库。职位分析问卷法(PAQ)PositionAnalysisQuestionaire26•PAQ包括194个项目,其中的187项被用来分析完成工作过程中员工活动的特征,另外7项涉及薪酬问题。PAQ中的所有项目被划分为6个部分:•第一部分——包括工人在完成任务过程中使用的信息来源方面的项目;•第二部分——工作中所需的心理过程;•第三部分——识别工作的“产出”;•第四部分——工作与其他人的关系;•第五部分——完成工作的自然和社会环境;•第六部分——其他工作的特征。27类别内容例子工作元素数目信息输入员工在工作中从何处得到信息,如何得到如何获得文字和视觉信息35思考过程在工作中如何推理、决策、规划,信息如何处理解决问题的推理难度14工作产出工作需要哪些体力活动,需要哪些工具与仪器设备使用键盘式仪器、装配线49人际关系工作中与哪些有关人员有关系指导他人或与公众、顾客接触36工作环境工作中自然环境与社会环境是什么是否在高温环境或与内部其它人员冲突的环境下工作19其它特征与工作相关的其它的活动、条件或特征是什么工作时间安排、报酬方法、职务要求41PAQ项目分类28使用方法•1.计分方法。在应用这种方法时,职位分析人员要依据6个计分标准对每个工作要素进行衡量,给出评分。这6个计分标准是:信息使用程度、工作所需时间、对各个部门以及各部门内各个单元的适用性、对工作的重要程度、发生的可能性,以及特殊计分。•2.使用PAQ时,用6个评估因素对所需要分析的职务一一进行核查。核查每项因素时,都应对照这一因素细分的各项要求,按照PAQ给出的计分标准,确定职务在职务要素上的得分(具体示例见下表)29職位分析問卷範例很重要30PAQ的实施程序•问卷法实施的一般程序包括:•被调查者的选取、发放问卷、回收问卷、分析问卷及结果处理。•一般有两种发放和回收方式:一种是现场发放、集中做答,现场回收;另一种则是先发送到各个部门,再另找时间做答。•第一种方式的回收和做答效果最好,但操作时由于受时间、场地等诸多条件制约,往往较难实现。31•第二种方式最为常用,但操作时须注意,将问卷发放到各部门时,应首先召集各部门的各级主管进行动员和培训。培训内容包括调查目的、如何消除员工疑虑、常见问题及解答等。•建议HR工作者带着主管人员先浏览整个问卷,然后由部门主管负责组织本部门员工集中填答。员工填完后,须交由主管审核签字,以确保数据的准确性。•问卷回收后,HR工作者首先必须检查是否填写完整,并仔细查看是否有不清楚、重迭或冲突之处。若有,便需决定是否约此任职者或其主管进行面谈,以确认数据收集的准确性。32职位分析问卷(PAQ)的优点•同时考虑了员工与工作两个变量因素,并将各工作所需要的基础技能与基础行为以标准化的方式罗列出来,从而为人事调查、薪酬标准制定等提供了依据。•大多数工作皆可由5个基本尺度加以描绘,因此PAQ可将工作分为不同等级。由于PAQ可得出每一(或每一类)工作的技能数值与等级,因此它还可以用来进行工作评估及人员甄选。•PAQ法不需修改就可用于不同组织,不同的工作,使得比较各组织间的工作更加容易,也使得工作分析更加准确与合理。33职位分析问卷(PAQ)的缺点•1)由于问卷没有对职位的特定工作进行描述,因此,职位行为的共同性就使得任务间的差异较模糊。•2)可读性不强,只有具备大学文化水平的人才能理解其中的项目,使用范围产生限制。•3)花费很多时间,成本很高,程序非常繁琐。187*5=935个评定过程344.工作日记法一般由工作者本人按标准格式,及时详细地记录自己的工作内容与感受,然后在此基础上进行综合分析。优点:可以准确地了解工作的实际任务和在体力、知识、经验等方面对任职者的要求;缺点:不适用于需要进行大量训练和危险的工作。35•FJA由美国训练与就业署开发。•FJA所依据的假设:每一项工作的功能都反映在它与资料、人和事三项要素的关系上,故可由此而对工作进行分析。•做法:从资料(数据、信息)、人和事三个方面分析、评估一项工作,并对这项工作在每个方面所涉及的事项的按重要性排序。数值越小,等级越高;数值越大,等级越小。•各项工作都可以得出数值;由数值决定薪酬、待遇5、功能性工作分析法——FJA(Functionaljobanalysis)36•1、工作职能与数据、人和物的关系(DPT):说明工作的复杂程度P169•2、普通教育水平(GED):分6个等级•3、具体职业培训(SVP):分9个等级•4、体力(PA):分8种类型•5、兴趣:适应工作的职业兴趣•6、性格因素:与职业对应的性格功能性工作分析方法应用实例37•生产总监的资格要求•教育水平GED:6•职业培训(SVP):8•体力(PA):S56兴趣:265•性格:459711环境条件:EC5功能性工作分析方法应用实例386、关键事件记录法关键事件法是一种工作分析的方法,主要任务是确定关键的工作任务以获
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