科技档案整理工作ppt-PowerPointPrese

1科技档案工作成都市档案局经科处姚敏华2010年6月21、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822--2008）中华人民共和国国家质监局和国家标准化管委会于2008.11发布，2009年5月实施。2、《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）国家档案局2009年发布并实施3第一部分：科技文件管理第二部分：科技档案管理4第一部分科技文件管理一、概述（一）科技文件材料的定义《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）中的定义:“科学技术文件材料是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。”1.来源：贯穿整个科技生产活动，包括相关的管理性文件。2.性质：科技生产活动中直接形成的（原始性）。3.形式：文字、图表、声像各种类型的文件材料，载体形式包括纸质、光盘、录音录像带、照片及底片、缩微胶片、实物及其他。5（二）科学技术档案的定义国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的应当归档保存的科技文件。（三）两者关系科技文件是科技档案的来源。科技文件经过归档，（将一个科技项目完成或告一段落后，将所形成的经过鉴别整理后具有保存价值的科技文件，按照归档制度要求，移交给科技档案部门集中管理）就转变成了科技档案。6二、科技文件的作用1、科技文件是科技活动的依据.我们各项生产、科研、基建、管理都离不开它来作为依据。2、科技文件是组织生产和科技管理活动的“共同语言”。3、科技文件是记录和传播科技思想的工具。大家通过其信息记录用来交流、阅读、使用，可以使这些科技思想迅速传播，从而提高科学技术水平。4、科技文件是科技档案的来源。科技文件的完整、准确及系统与否，直接关系到科技档案的建立与质量的高低。7三、科技文件的基本特点1、专业技术性：在不同的专业领域，因科技活动的工作对象、内容、工作程序不同，具体采用的技术标准、技术方法、技术手段不同，所以会产生不同技术内容、不同形式的科技文件。2、成套性：为了某种目的而独立开展的一项科技活动，都要经历发生、发展、结束的全过程。科技活动整个过程中各阶段产生形成的科技文件，必然是有内在有机联系的、密不可分的一个整体。3、渐全性：任何一个科技活动都不可能是最善最美的，随着新思想、新技术、新工艺的引入，都有一个不断完善、渐趋合理的过程。4、标准性：各专业领域都有相应的国家标准、行业标准、企业标准，对科技文件从形式到内容，设计与编制的方法、要求，文件的制成材料等进行了标准化、规范化的详细规定。8四、科技文件的类型（一）图样材料图样是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面上的表示物体、建筑物的形状、结构、大小或其他自然现象的几何图形。按产生领域可分为机械制造业的产品图样、建筑业的工程图样等，按绘制手段、制成材料和用途的不同，还可分为草图、原图、底图、复印图、空白图等。（二）文字材料文字材料是用文字、数据及其它符号来表示和传递科技思想，记录科技活动及其成果的科技文件材料。如调查报告、说明书、任务书、计算书、概（预、决）算书、技术条件、科研报告和科研论文等。9四、科技文件的类型（三）目录表格材料目录、表格材料是用表格形式填入文字和数字而成的一种科技文件材料。如明细表、汇总表、配套目录、设计文件更改通知单、设备开箱验收单等。（四）声像材料指在设计、施工、生产、勘探、测绘、科技研究、自然观测等科技活动中形成的照片、影片、录音带、录像带等视听型文件材料。10（五）电子文件1、电子文件的定义电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件（《电子文件归档与管理规范》B/T18894——2002）2、电子文件的类型图像文件（I）、图形文件（G）、数据文件（D）、文本文件（T）、程序文件（P）（《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1——1999）11五、科技文件的整理（一）、科技文件整理的含义及内容科技文件的整理就是在档案部门监督、指导下，由科技人员将科技活动中所积累的科技文件进行必要的补充和清理，并按科技档案管理制度要求进行初步系统化和编目的工作过程，也就是我们通常所谓的预立卷的概念。（二）、科技文件系统整理的一般程序1、科技文件鉴别工作2、案卷组织3、卷内科技文件的排列4、案卷编目5、案卷装订121、科技文件鉴别工作（1）、文件属性鉴别：A、科技文件与政务文件的区分主要通过三个原则：内容原则，这是最主要、最重要的原则，主要看该份文件内容（而不是文件标题）是否反映本单位的科技活动；整体原则，主要从完整性、成套性来加以考虑（科技活动的管理性文件）；职能原则，对于介于两者之间较难判断的文件，科技性质的单位划入科技文件，反之亦然。13B、科技文件与科技资料的区分科技文件是本单位在现行科技活动中直接形成的原始记录，具有凭证依据和信息查考作用；而科技资料是为了科技活动的参考目的而收集交流或购买来的材料，不具有现实依据作用和历史查考、凭证作用，只有参考、借鉴作用。14（2）、文件质量鉴别A完整性鉴别在一套科技文件中，不能缺项（不能缺少一个组成部分）；在一份科技文件内，不能缺张少页。B准确性鉴别一是科技文件应当同它所记载和反映的科技对象或科技过程相一致；二是同一个项目的科技文件内容上应当一致。签署内容要完备、符合要求。C外观形式质量鉴别*科技文件的字迹、线条是否清楚；*制成材料是否有利于长期保存；*特殊科技文件使用的载体材料及记录形式是否符合有关的标准、规定、要求等.15(3)科技文件价值鉴定与密级划分A鉴定科技文件是否具有保存价值，从而确定归档范围。B应归档的科技文件，鉴定其保存价值的大小，确定保管期限。保管期限划分为：永久、30年和10年（《企业档案工作规范》DA/T42-2009）。C科技文件的密级划分为：绝密、机密和秘密。16**介绍几种主要科技文件的归档范围（这是根据主要科技活动来进行划分的）1、科研项目文件的归档范围2、基建项目文件的归档范围3、产品生产文件归档范围4、设备仪器文件归档范围17**介绍几种主要科技文件的归档范围（这是根据主要科技活动来进行划分的）1、科研项目文件的归档范围：（1）科研准备阶段：包括科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、技术考察及调研报告、方案论证，课题研究和协议书、合同等文件。（2）研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，各种检验分析报告、实验报告、计算材料、专利申请的有关材料、设计文件、图纸、关键工艺文件，重要的来往技术文件等。（3）总结鉴定验收阶段：课题鉴定申请书、工作总结、科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。（4）成果和奖励申报阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定文件，转让合同，用户反馈意见等。18**介绍几种主要科技文件的归档范围2、基建项目文件的归档范围：（1）可行性研究、任务书：项目建议书、项目选址意见书，可行性研究报告、项目评估、论证文件，环境预测、环境影响报告书和批复，设计、计划任务书、报批文件等。（2）设计基础文件：工程地质、水文、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、重要土、岩样及说明、水文、气象、地震等其它设计基础资料。（3）设计文件：总体规划设计，方案设计，初步设计及其报批文件，技术设计，施工图设计，技术秘密材料、专利文件，工程设计计算书，关键技术试验，设计评价、鉴定及审批。19**介绍几种主要科技文件的归档范围（4）项目管理文件：征地、移民文件；计划、投资、统计、管理文件；招标投标、承发包合同协议；专项申请、批复文件。（5）施工文件：建筑施工文件；设备及管线安装施工文件；电气、仪表安装施工文件。（6）监理文件：施工监理文件、资料；设备采购、监造工作监理资料，监理工作声像材料。(7）工艺设备文件：工艺说明、规程、技术总结，产品检验、包装、工装图、检测记录，设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明，设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单，设备图纸、使用说明书、零部件目录，设备测绘、验收记录及索赔文件，设备安装调试、测定数据、性能鉴定。20**介绍几种主要科技文件的归档范围（8）科研项目：开题报告、任务书、批准书，协议书、委托书、合同，研究方案、计划、调查研究报告，试验记录、图表、照片，实验分析、计算、整理数据，实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书，实验装置操作规程、安全措施、事故分析，阶段报告、科研报告、技术鉴定，成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料，考察报告、重要课题研究报告。（9）涉外文件：询价、报价、投标文件，合同、合同附件，谈判协议、议定书，谈判记录，谈判过程中外商提交的材料，出国考察及收集来的有关材料，国外各设计阶段文件及设计联络文件，各设计阶段审查议定书，技术问题来往函电，国外设备的随机文件，商业发票、保险单证明，设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件，国外设备、材料的防腐、保护措施，外国技术人员现场提供的文件材料。21**介绍几种主要科技文件的归档范围（10）生产技术准备、试生产文件：技术准备计划，开停车方案，设备试车、验收、运转、维护记录，试生产产品质量鉴定报告，安全操作规程、事故分析报告，技术培训材料，产品技术参数、性能、图纸，工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录。（11）财务、器材管理文件：财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计，工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明，主要材料消耗、器材管理，交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册。22（12）竣工验收文件：项目竣工验收报告，工程设计总结，工程施工总结，工程监理总结，项目质量评审文件，工程现场声像文件，工程审计文件、决算报告，环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件，竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件，项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。23**介绍几种主要科技文件的归档范围3、产品生产文件归档范围：（1）产品开发研制报告、可行性分析报告、计划任务书等；（2）产品设计过程中的各种零件、部件图、标准图，产品的说明书、合格证，各种明细表；（3）产品的试验报告、质量分析、标准化审查报告，产品研制总结、产品鉴定书等；（4）工艺、工装图样、工艺规程和标准、工艺卡片和技术文件等；（5）原材料检验、产品生产过程和生产调试工作中形成的各种文件等。24**介绍几种主要科技文件的归档范围4、设备仪器文件归档范围：（1）购置设备的申请、批复、协议及合同等。（2）自制设备仪器的各种装配图、零部件图和技术文件，外购设备的随机文件等。（3）设备仪器安装、调试和验收过程中形成的各种技术性、凭证性文件材料。（4）设备仪器的操作规程，设备运行、维修、保养、重大事故的记录等。（5）设备的改进、改装和技术革新的文件。（6）设备报废申请、鉴定及审批的文件材料等。25（二、科技文件整理的一般程序）2、案卷组织案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。把归档文件，按照组卷的原则和要求（《科学技术档案案卷构成的一般要求》）组合成保管单位的过程称为组卷（或称立卷）。案卷的基本形式主要有卷、册、袋、盒等.26（二、科技文件整理的一般程序）3、卷内科技文件的排列这项工作主要是保持和正确反映科技文件之间的有机联系，便于日后的管理和查找利用。4、案卷编目案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，提示案卷内科技文件内容与成分的工作编页号—填制卷内科技文件目录—填写备考表—填制案卷封面—填写脊背标签5、案卷的装订案卷可采用订装和散装两种形式27（三）、科技文件的整理方法1、普通科技文件的整理2、底图的整理3、照片与底片的整理4、盒式录音录像文件的整理5、电子文件的整理281、普通科技文件的整理主要是对文字材料、