街道社区档案工作存在的问题及对策

12006年档案学术研讨会街道社区档案工作存在的问题及对策雷丹丹（昌岗街道办事处）摘要:随着新的形势发展的需要，坚持为党和政府落实各种方针政策、更好地开展群众性服务工作，社区档案为社区各项工作开展顺利提供服务。本文通过对街道社区档案工作的发展必要，详细分析了街道社区档案对各社区建设的重要性，阐述了社区档案发展趋势及当前存在的问题与措施。关键词：必要性存在问题措施街道社区工作，包罗万象，面面俱到。如何真实展示社区工作的成果，让更多的人们理解社区工作，支持社区工作，就必须借助社区档案这一真实的记实库。1、社区档案工作的必要性1.1加强社区建档工作是深入贯彻、落实《档案法》的需要。加强社区居委会档案工作有利于维护社会稳定。社区居委会档案中尤其是涉及下岗职工基本生活保障、失业保险、城市居民最低生活保障以及低收入群体的救济、再就业和犯罪预防等方面的档案，是社区居委会有针对性开展工作，为民排忧解难、化解2社会矛盾的重要依据。加强居委会档案是社区居委会工作的原始记录和重要依据，对于反映社区历史面貌，为社区两个文明建设服务，促进社区居委会工作规范化、制度化，具有十分重要的作用。社区建档是一项涉及面比较广的工作，需要社区全体干部、职工的共同参与和支持，因此，开展社区档案工作首要的是要通过各种途径开展档案宣传，提高社区干部的档案意识和档案法制观念，特别是要使他们充分认识到开展档案工作不仅是《档案法》的要求，《档案法》明确规定，任何部门和个人不得拒绝归档或者将档案材料据为己有，更是社区建设自身的需要，从而争取他们对档案工作的理解与支持。只要认识一致了，事情就会好办得多。1.2社区建档工作是社区建设的重要环节。社区档案工作是社区建设的一项基础性工作,做好社区档案工作，对于加强城市基层组织建设，规范社区管理，促进社区两个文明建设具有重要的意义。一方面，社区建设、发展、运行过程中形成社区档案，积累了大量的反映社区建设、管理和居民基本状况的档案信息资源，这些档案是维护社区及社区内单位、居民合法权益和历史真实面貌的凭据；另一方面，社区档案工作是社区管理的一项基础性工作，社区各项工作都离不开档案和档案工作。做好社区档案工作，提高社区档案管理水平，有利于落实社会保障，处理经济纠纷，搞好司法调解，化解邻里矛盾，繁荣3社区文化生活，促进城市精神文明建设，推动社区建设的健康、持久、稳步地发展。1.3社区档案工作是提高社会档案意识的有效途径。社区档案是国家全部档案的组成部分，它最生动、最忠实地记录了社区建设的发展进程。社区档案与人民群众息息相关，做好社区档案工作，让社会公众切身感受到档案的效益，是档案事业面向社会，提高社会档案意识的最具体、最直接的行动。2、目前街道社区档案工作存在的问题街道社区档案往往记载和反映了社区内政治、经济、文化等各个方面的基本信息，这是社区实现“自我管理”、“自我服务”，不断扩大服务领域，逐步提高服务质量的基础和必要条件。我街社区档案工作存在比较大的差距，主要问题是：1、档案工作没有受到应有的重视，档案管理必需的人、财、物条件较差。多数社区居民委员会没有明确管理档案的人员，没有保存档案的场所。2、不少社区文件材料未能及时收集、归档，档案散失较为严重。社区建设涉及组织建设、精神文明建设、文化建设、环境卫生、社会治安、社会保障、劳动就业、社区服务等方方面面，内容非常广泛，形成的文件材料也不少，但目前这些材料基本上处于谁形成、谁保管的状态，档案的集中统一管理没有实现。一些有保存价值的文件材料已经散失。而且大多社区居委会的档案资料主要是一些事物性的记录，或一些通知，或很少一部分市、4区等上级机关文件，而声像档案、科技档案等处于很多都是一片空白，更没有突出社区居委会工作自身特点，将其社会管理职能、社会服务职能，以及地域文化特色、历史特色等资料加以收集和整理。3、文件材料缺乏系统整理，档案管理不够规范。有的社区把几年来形成的文件材料或装袋，或凭经验装订后存放在木柜里面。档案管理既无章也无序，给档案的利用带来很大的不便。4、社区居委会工作人员少，工作多且杂，没有人员负责文件材料的收集、整理，一些社区居委会工作人员不理解，认为社区居委会搞建档又多了一项工作，还不如依靠脑袋这个“活档案”方便，对社区居委会建档认识不高，责任感和紧迫感还不强烈。3、加强社区建档工作的主要措施建议。3.1创造条件，同步发展社区居委会档案工作。社区居委档案工作是一个新领域，各级领导、各个单位、社会各方面都应增强开展社区居委会档案工作的责任感和紧迫感，给予高度重视和支持，使社区居委会档案工作与社区居委会整体建设的步伐同步，而不能滞后；要创造必要的条件，逐步解决社区居委会档案工作所涉及的人员、经费、库房、装具等问题，使社区居委会档案工作逐年有所进步，逐年有所提高。3.2齐抓共管，合力抓好社区居委会档案工作。区档案部门要密切配合民政、劳动与社会保障、文明办等部门开展社区档案工作。同时，这些部门在制定街道社区建设工作5发展规划和检查指导工作时，也应把社区档案工作一并考虑进去，形成合力，齐抓共管。但必须要坚持社区档案工作只能按《中华人民共和国档案法》以及有关法规来规范行为，杜绝在社区居委会档案工作中政出多门的现象。3.3健全制度，扎实规范社区居委会档案工作。区档案部门要与区相关部门一道，迅速制定《街道社区居委会档案管理办法》，就社区居委会档案工作的组织管理、文件材料的归档与整理、档案的保管和利用等方面做出了规定，全区社区居委会要根据自身的实际，加以认真贯彻落实。各社区居委会要结合自己的实际，制定适合本社区特点的档案管理规章制度，从社区建立的开始，就打下扎实的基础，为今后社区居委会档案工作的不断发展提供保证。3.4服务重点，稳妥推进社区居委会档案工作。要围绕社区党建、再就业、社保、优抚、救助、人口登记、计划生育、居民健康、社区维修等方面强化建档，开展服务，特别要抓好社区下岗职工和失业人员档案、群众健康档案、孤寡老人档案、特殊需求户档案的收集、保管和提供利用工作，这些档案涉及千家万户，关系人民群众眼前和长远利益，要不断总结经验，探索社区档案工作长效管理工作机制。3.5强化培训，全力保障社区居委会档案工作。区档案管理部门以及社区居委会要加强人员队伍建设工作，6采取以会代训、专题讲座、举办培训班多种方式，一方面增加全体社区干部档案法等有关知识，提高大家的档案意识和档案法制观念，另一方面强化档案人员的业务培训，不断提高社区居委会档案人员的业务水平，从而营造人人关心支持并参与档案工作的良好氛围。参考资料：1、社区档案要与时俱进杨君霞《兰台世界》2002第8期2、档案是社区建设的重要角色大连桂林街道办《兰台世界》2002第9期3、社区建档问题之我见刘晓东《兰台世界》2001第1期4、社区建档存在的问题赵琳《兰台世界》2002第2期5、抓好社区建档推进城市改革巩文德《兰台世界》2002第8期作者简介：雷丹丹，昌岗街道办事处，档案员。联系地址：晓港中马路147号联系电话：84081014电子邮箱：[e-mail]