电邮的写作技巧

参考资料，少熬夜！电邮的写作技巧A.从语法上讲A.从语法上讲1.切忌主客不分或模糊。例子：Decidingtorescindtheearlierestimate，ourreportwasupdatedtoinclude$40，000fornewequipment.“应改为Decidingtorescindourearlierestimate，wehaveupdatedourreporttoinclude$40，000fornewequipment.（We决定呀，不是report.）2.句子不要凌碎。例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。3.结构对称，令人容易理解。例子：Theownerquestionedtheoccupant‘sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为：Theownerquestionedtheoccupant’sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.4.单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.5.动词主词要呼应。想想这两个分别：1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions，whichareunderbudgeted.6.时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。7.标点要准确。例如：Hedidnotmakerepairs，however，hecontinuedtomonitortheequipment.改为：Hedidnotmakerepairs；however，hecontinuedtomonitortheequipment.8.选词正确。好像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。9.拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。10.大小写要注意。非必要不要整个字都是大写，除非要骂人，例如：MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。B.文体1.可读性。对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师。多用短句（15-20字吧），技术性的字，就更加要简单易明。2.注意段落的开头。一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头，而句子就放在最尾。例如：1.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally，he参考资料，少熬夜！forwardedhiscongratulationsoncassettetape.2.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了。3.轻重有分。同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里。4.意思转接词要留神。例如：but（相反），therefore（结论），also（增添），forexample（阐明）。分不清furthermore和moreover就不要用啦。5.句子开头不要含糊不清的主词。例子：Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀？？？？开头少用this，that，it，they，或which.6.修饰词的'位置要小心，例如：HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.7.用语要肯定准确。切忌含糊。例如：Thefiguresshowasignificantincrease.“怎样significant呀，大哥？改为：Thefiguresshowanincreaseof19%.8.立场观点一致。少用被动语。例如：PartialdatashouldbesubmittedbyApril.改为：YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了。C.格调1.式样和句子长度不要太单调。千篇一律的subject-verb-object会闷死人的。有时短句跟着长句可以化解一下。2.弱软的词（e.g.was，were，is，are……）可以加强一点。例如：Pruntonproductsarehighlyeffectivein……改为：Pruntonproductsexcelin……就有力很多了。3.亲切，口语化是比较受欢迎！用宾词和主动的词，让人家受落。例如：1.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.“2.Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地，我们会喜欢第2句。