公文写作前的基本认识

壹、前言貳、公文寫作前的基本認識參、公文的定義與要件肆、公文的類別伍、公文的行文系統陸、公文的作法柒、公文作法舉例第一單元公文概說7貳、公文寫作前的基本認識公文寫作三要求──統一化、標準化、簡單化。公文是處理公眾事務的文書，不能夠算是文章，它不像一般的抒情文、記敘文、議論文一樣，隨心所欲，想到就寫。畢竟公文只是處理公務的工具，它不求流傳千古，只求辦好公務。因此，只要把自己的意思迅速且完整的傳達給對方，讓受文者一目了然，照著去做就行了。所以，寫作公文時不可議論，不要抒情，在文字上應力求「簡、淺、明、確」，在語氣上則應注意「禮貌得體」。茲說明如下：一、行文的立場撰擬公文之前，必先了解受文對象，弄清楚收、發文之間的關係，確定自身的立場，才能夠顧全自己的身分。譬如一件對上級請示的公文，必先明瞭自己的身分是下屬。行文時一定要肯定且明確的表達自己的意思，但是不能用太武斷的語氣。如果太過武斷，就不必請示了！亦不可用模稜兩可的句子，如置身事外，只求上級指示。如果事事都要上級提出辦法，那麼何必要下級？當然對上級行文，固不可頂撞譏刺，也不必卑屈諂媚，以免自賤人格。對下級行文時，自己是上級長官，要命令或指示當然要果斷，但不能驕傲，即使下級處理不甚妥當，只可平心靜氣地指正，絕不可謾罵，以保持長官的風度。二、行文的原因寫作公文時，必定先要了解案情的起因過程，和事實的真象，然後才能決定如何寫作。8（公文）三、行文的依據寫作公文時，一定要有根據，或依法令、或依規章、或引成例、或據來文，甚至於依理論學說，或依經簽奉核定的措施辦法來作為寫作的基礎。四、行文的目的寫作公文應有具體肯定的辦法或指陳，在「主旨」欄或「辦法」欄中明白地表示出來，使受文者完全領會與認識。有了以上的認識，然後放手下筆撰寫公文。無論什麼樣的公文都必須依照政府明令公布的程式來寫，舉凡機關、團體、人民都應遵照施行。五、學習公文的用意俗話說：「工欲善其事，必先利其器」，身為政府機關之公務員，每天均須執行公務辦理公事，而所謂執行公務辦理公事，實際上就是辦理與撰寫公文。由於每天針對著不同個案，當須有不同解決方案，從而須隨其案情而製作與撰寫不同類型之公文，雖然類型不同，但卻須依照其共同之法定程序與格式，因此在撰寫過程中就必須依循著既定規範來進行，才能夠順遂圓滿達成任務。是以對公文體例之撰寫與製作，就必須特予重視，甚至學好這種看家本領。學好公文也就是在公務生涯中有效去掌控吃飯傢伙。附註原原──簡、淺、明、確簡：就是用語簡練清晰，切忌語焉不詳或是堆砌累贅。譬如：舊式公文常用的「為冷飭事」、「等因奉此」、「照得」等文言文，真不知為何意。第一單元公文概說9另初學公文者，常寫得如白話文般，不是形容詞過多，便是亂下定義。譬如：「請各單位澈底執行」，便寫成「請各單位確實地、澈底地、嚴格地執行」；又如「市區內餐廳林立」，便寫成「城市人的餐廳如雨後春筍般到處開張」；又「應嚴禁公務員利用職權收受賄賂」，便寫成「公務員乃是為人民服務之人，受國家俸祿，理應奉公守法，不可向老百姓收取紅包。」淺：就是文字曉暢，切忌用字艱深或賣弄文墨。有些人喜歡在公文裡頭講究用字脫俗，以致於無法讓人了解。譬如：在目前公文常見「臚陳於后」、「縷列如次」，何不寫成「分述於後」、「列舉如下」。另又常見「敬請照」何不寫成「請查照」，如此易為人所了解。但也不可因此過於俗套，以致於貽人笑柄，譬如「是否辦妥？」不可寫成「不知道辦好了沒有？」又「請惠予辦理」，不可寫成「請你們幫我們辦理好嗎？」「淺」固然重要，亦要符合「簡」。明：就是主題鮮明適切，切忌主旨冗長或說明、辦法不分。一般來說，主旨應該提綱挈領，因此不宜過長，其他應當交待事情，可列入「說明」或「辦法」，但初學公文者，常常「說明」、「辦法」混淆不清。譬如：為保障民眾權益，維護社會治安，各單位應嚴加查緝，以打擊不法情事。主旨：為保障民眾權益，維護社會治安，各單位應嚴加查緝，以打擊不法情事，期望目的用語。說明：政府為保障民眾權益，維護社會治安，各單位應嚴加查緝，以打擊不法情事。10（公文）辦法：為保障民眾權益，維護社會治安，各單位應嚴加查緝，以打擊不法情事。確：就是意見具體肯定，切忌模稜兩可、不知所云。譬如：「尚無不可」、「姑予照准」、「似可照辦」、「歉難同意」等用語。真不知是何用意。作作作作作正確作文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差歪曲。切忌主觀、偏見。清晰作文義清楚、肯定。簡明作用語簡練、詞句曉暢、分段確實，主題鮮明。迅速作蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。整潔作簽稿均應保持整潔，字體力求端正。一致作機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情之處理方法不可前後矛盾。完整作對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求週詳具體、適切可行；並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。第一單元公文概說11參、公文的定義與要件壹、定義一、狹義的公文刑法第十條第三項：「稱公文書者，謂公務員職務上製作之公文書。」刑法第十條第二項：「稱公務員者，謂依法令從事於公務之人員。」從這兩個條文，我們可以歸納出一個概念：凡是依據法令從事於公務之人員在職務上製作的文書，才可稱為「公文」。換句話說：公文的製作者，必須是「公務員」，公文的內容必需是公眾之事。再詳細地解釋，公文就是：「政府機關、法人團體為了處理公務，表達彼此間或其與人民間的意思，根據公文程式之規定，依照一定的格式和名稱而製作的文書都稱為公文。它只限於公務機關對本機關以外發出的文書，而不包括內部傳遞的文書。」二、廣義的公文公文程式條例第一條：「稱公文者，謂處理公務之文書，其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定。」依此條文，公文的範圍就廣泛得多了，只要是處理公務的文書，都可稱為公文，並不侷限於「公務員」在「職務上」的製作。例如：人民對機關有所申請時所用的申請函，它的本身雖非處理公務，但其對象是機關。不管人民所要求於政府機關的第二單元文書製作的相關規定75壹、文書處理貳、公文程式條例第二單元文書製作的相關規定75壹、文書處理一、總述本本本本本本本本本本本本本本本本本本本本本本本本本本本質如何之一切資料。凡機本本機本本機本本人民往來之本本本本機本內部通行之本本本以及本本以外之本本而本本本本本者本均包括在內。本本文文文文文文文文之文行文本。特特本本本如特特機本之特特本特行特機本之特特特特本特外交機本之對外本本特僑本機本本海外僑胞特僑團間往來之本本特軍事機本部隊本本文戰及情報本需之特特本本本本他適用特特業本本質之本本本均得依據需要自行規特本本本之文本本並文遵守文文文文之文行文本原則。本本本本本本本本本本本本本自本本本交本特文本本特本本本之全部流程本分為下列步驟：本本本本：收本特收收特分本特收收特收收特收收。本文收本：文本特文文特文文特文特。本文文文：文文特文文特文文特文行。本本本本：發發特發對特發發及收發特收收特收收特發本特文達。本本本本：依本歸歸及本歸本規特本本。本於本本之簡化特保密特流程管本特本本用具及本本標準等事項本均依本本本之規特為之。機本本本以機機本文行之者本本交機機機特機機機機及機本機收文原則等本依「本本及本歸管本機腦化文業規範」本本。76（公文）機本本本以機機本文本本者本本資機機全管本機機本文依「行特院及本屬各機本資機機全管本要點」及「行特院及本屬各機本資機機全管本規範」等機全規範本本。各機本如本本他特殊需求本得依需要自行訂特歸本規範。機本對人民特歸人本本他機歸人團機之本本以機機本文行之者本文依「機本本本收真文業本歸」及「機本本本機機交機文業本歸」本本。各機本之本本本本機機化文業本文本本歸管本各各本並依行特院訂特之歸本規特本本；對適各機機交機之本本本文以機機交機行之。為落實本本減量本各機本文提升本本機機本本比例本減少本本使用本並訂特評估本標本確實考評。本本文文本外本文要文得文本本質及適用範文本文分為文本特副本特抄本（文）特影發本本譯本。文本及副本本均用規特本本紙發發本發用發信本章戳；以機機本文行之者本得本發用發信本章戳本並文附加機機收章。抄本（文）及譯本本無須加發機本發信本章戳。抄本（文）特影發本及譯本本本本面文分別標示「抄本（文）」特「影發本」及「譯本」。為加為本本本本本各機本依「行特機本分為為為實機要項」之規特及上級機本之本示本將本機本各單位職掌範文內之本本本分別情本本訂特分為為為明細表（文本如附文1）本經文特後本文各為主管依授權文文。分為為為明細表未規特之事項本機本首長亦得授權單位主管本本。各機本實機分為為為本文本各各各各及業本各簡本以各分3為為原則本本得少於2為本超過4為。分為為為明細表之規特本文根據實際情況特討修文。各為特特之歸文本本對外行本本用各各本文分別規特。凡本質以用本機本為宜者本雖可授權第2為本第3為特特本仍以機本第二單元文書製作的相關規定77各各行本。歸文如根據歸令對來本照例准駁本本根據前歸照例催本特催覆本本他適各以單位各各行本者本可文第2為本第3為逕行特特本並得以該單位各各行本。依分為為為之規特本本本本本如遇特別歸文本文須為緊急之本本文本次一為主管得依本職掌本先行本本本再補文文文。第2為特第3為直接本本之歸文本文要文得敘明「來（受）本機本」特「歸文」及「本本情本」特「本本日期字收」等本特期列表文報首長文閱。下級機本被授權本本之歸文本亦得比照此項方本本本。二、處理程序：文書處理程序一般原則如下各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各合。各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各力求簡各。各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各各。惟各各各組織各各不在各各各所及各電子各件行各者各不在此限。各各各各各各各各各各各各各各各各各及各各各各各各各電報各傳真各電子交換及各各各件各並各各各專各各各。公各各各各公各公公公各公各各各公各公公公及公公公公公行區各各各各為公各各各各各各公據。各各各各各各文文文各各文各文文各不文文文。各各各文各公公公公各各各各各各各各。任任各各各任任任任各任各任各公各各各各任任任任各各任各國曆為準各惟外各或譯件各文各各西元紀任。各各各各文各各各文各各各各各各各各文各各各文文文或文名各並註各公公（例如11任8任16公各文縮任為1108/1600）各78（公文）各各各任。文名必任清晰各各能辨各為任各所文。各各各在各公公公外各各文公各各各各各公各任各各各各各任及各夜規則各規各各各。各各機機各各各公各各各傳機各各各各各公機簡及各公機各機情形各設文文各簿或各電子各各文各為憑各另公各各陳核各各並文各線上文核各各各各。組織組組所組各各組組組各組各公各各各各各設組公各交換各心各各公各各交換各各加速公各各傳機。各各公各電子交換各各各各各機則如機機各各公各電子交換各機各機各件機機機文電機及電機機機各予各傳機各各者。各各各對各各合電子交換各各各公各各各設備各各各能各合公各各各電子交換行各。各各各各公各各各各或各各各各各各各各各各公各電子交換各各。但公公各公公各行各各各及公效各文各各控管各各者各可各各專各各各。各各機各公公求各文機公各機任各電子公機機各並文機各電子郵機告知各不另行各各機任電子公機機各公各各註各機任各限各超文各限者各各公電子公機機專區移除。各各各對各各各各各電子公機機所機任各機各各各各機各公公公行機任使各並為必公各各各。各各各公各電子交換各各各各各各各各機任電子公機機各各各紀錄及各稿各文各公公予各儲存。各各公各電子交換各各各各各各各如機機公各電子交換各各各各各各機公公公行各電子公公各各各各公各各各列印各檢各各各各各各各編各各機錄各傳文各。公各電子交換各各各各各各機列印公各各公公各列公清各各公公公行各電子公公各各各傳文各各各各公各加文「已電子交換」文戳各檢各各文結果各各各失敗各息各。第二單元文書製作的相關規定79各各公各各各對機為各機各機各各或各各機機各